Mitarbeiter aus Schnittstellen

Mitarbeiter können über verschiedene Arten von Schnittstellen wie ActiveDirectory (AD), VEWA oder eine CSV-Datei über Nacht importiert werden. Schnittstellen haben den Vorteil, dass Mitarbeiterstammdaten wie z.B. das Eintritts- und Austrittsdatum nicht in verschiedenen Systemen gepflegt und abgeglichen werden müssen. Außerdem werden Mitarbeiter automatisch über Nacht deaktiviert, wenn ein entsprechendes Austrittsdatum für den Mitarbeiter über die Schnittstelle übertragen wurde. Der Zugang zum Portal ist ab diesem Zeitpunkt für die Mitarbeitern dann nicht mehr möglich.

Verfügbare Schnittstellen

Die qualido-Plattform bietet verschiedene leistungsfähige Schnittstellen zur Integration von Benutzerdaten und Organisationsstrukturen aus bestehenden IT-Systemen. Die folgenden Schnittstellen stehen zur Verfügung:

VEWA 

Die Integration mit VEWA (Verwaltungssoftware) ermöglicht die Übertragung relevanter Personal- und Organisationsdaten direkt in qualido. Funktionen:

  • Stammdatenübertragung: Import von Basisdaten wie Name, Personalnummer, Position etc.
  • Organisationszugehörigkeit: Abbildung der Zugehörigkeit zu Bereichen, Abteilungen oder Standorten innerhalb der Organisation.

Beispiel: Diese Schnittstelle ist besonders nützlich für Einrichtungen im Bildungs-, Gesundheits- und Verwaltungsbereich, die VEWA als führendes HR-System nutzen.

CSV-Import 

Der CSV-Import bietet eine flexible, dateibasierte Möglichkeit zur Integration von Benutzerdaten aus unterschiedlichen Quellsystemen. Funktionen:

  • Flexible Datenstruktur: Anpassung der CSV-Datei an verschiedene Datenquellen und Systemlandschaften.
  • Manuelle oder automatisierte Verarbeitung: Möglichkeit zur Einbindung in geplante Importprozesse oder manuellen Upload.
  • Breite Kompatibilität: Ideal für Systeme ohne direkte Schnittstelle oder bei gelegentlicher Datenübertragung.

Active Directory (AD) 

Die AD-Schnittstelle ermöglicht eine automatisierte und zuverlässige Synchronisation von Benutzerdaten aus dem Microsoft Active Directory (AD) des Unternehmens in das qualido-System. Funktionen:

  • Synchronisation von Benutzerdaten: Übernahme relevanter Benutzerinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Abteilung und weitere Stammdaten.
  • OU- oder gruppenbasierte Synchronisation:
    • OU (Organisational Unit): Eine OU ist eine logische Struktur innerhalb des AD zur Gliederung von Benutzern, Gruppen und Computern. Sie eignet sich ideal zur gezielten Anwendung von Gruppenrichtlinien und Rechtevergabe.
    • Gruppen: Auswahl spezifischer AD-Gruppen für die Synchronisation. Diese Methode bietet hohe Flexibilität bei der Selektion synchronisierter Benutzer.
  • Automatische Deaktivierung: Benutzerkonten werden automatisch in qualido deaktiviert, sobald ein Austrittsdatum im AD eingetragen ist.

OU- oder gruppenbasierte Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Active Directory (AD) und qualido kann auf zwei unterschiedliche Weisen erfolgen: Zum einen besteht die Möglichkeit einer OU-basierten Synchronisation, bei der die Benutzer anhand ihrer Organisationseinheiten (Organizational Units) im AD abgeglichen werden. Zum anderen kann die Synchronisation auch gruppenbasiert erfolgen. In diesem Fall werden die Benutzer über ihre Mitgliedschaft in bestimmten AD-Gruppen mit qualido synchronisiert. Beide Methoden bieten unterschiedliche Vorteile und können je nach organisatorischen Anforderungen flexibel eingesetzt werden.

OU-basierte Synchronisation

Infografik zur OU-basierten Synchronisation zwischen Active Directory und qualido: Darstellung zweier Szenarien – Synchronisation ohne Sub-OUs und mit inkludierten Sub-OUs. Szenario 1 zeigt, dass nur Benutzer der Haupt-Organisationseinheit synchronisiert werden, während untergeordnete OUs wie „Ärzte“ oder „Pflege“ ausgeschlossen bleiben. Szenario 2 veranschaulicht die vollständige Benutzerübernahme inklusive aller Sub-OUs zur vollständigen Abbildung in qualido.

Die OU-basierte Synchronisation verwendet die hierarchische Struktur des Active Directory. Dabei können Haupt-OUs mit oder ohne ihre untergeordneten OUs synchronisiert werden.

Szenario 1: Synchronisation ohne Unter-Organisationseinheiten (Sub-OU's)

In diesem Szenario wird ausschließlich die Haupt-OU für die Synchronisation berücksichtigt. Unter-OUs, die sich darin befinden, bleiben bei der Übertragung unberücksichtigt.

Verhalten:

  • Nur Benutzer in der Haupt-OU werden synchronisiert
  • Sub-OUs wie "Ärzte" oder "Pflege" bleiben unberücksichtigt

Auswirkung:

  • Nur ein Teil der Benutzer wird in qualido abgebildet
  • Hierarchische Struktur geht verloren

Beispiel: Wenn in der OU „Klinik für Unfallchirurgie“ Benutzer A, B und C liegen, werden diese synchronisiert. Benutzer in Sub-OUs wie „Ärzte“ oder „Pflege“ (z. B. Dr. Müller, Schwester Anna) werden nicht übernommen.

Szenario 2: MIT "inkl. Subgruppen / OU’s"

Verhalten:

  • Alle Benutzer in der Haupt-OU und deren untergeordneten OUs werden übernommen.
  • qualido-Hauptgruppe enthält alle Mitglieder.

Auswirkung:

  • Vollständige Benutzerabbildung in qualido.
  • Untergruppen müssen manuell zugewiesen werden.

Hinweis: Für spezifische qualido-Untergruppen wie z. B. „Klinik für Unfallchirurgie Ärzte“ ist immer eine separate Zuordnung zur entsprechenden AD-OU notwendig. Eine automatische Untergliederung erfolgt nicht durch die Synchronisation.

Gruppenbasierte Synchronisation- und Zuweisung

Die gruppenbasierte Synchronisation ermöglicht es, Benutzerkonten auf Basis ihrer Mitgliedschaft in Active Directory (AD)-Gruppen mit dem qualido-System abzugleichen. Diese Methode eignet sich besonders für die Verwaltung projektbezogener oder funktionaler Teams, deren Mitglieder nicht zwingend derselben Organisationseinheit (OU) angehören.

Sie können prüfen, welchen AD-Gruppen ein Mitarbeiter angehört, und relevante Gruppen gezielt in die qualido-Synchronisation einbinden.

Vorgehensweise:

  • Ermitteln Sie den Distinguished Name (DN) der betreffenden AD-Gruppe.
  • Verknüpfen Sie diese Gruppe per Rechtsklick mit einer vorhandenen oder neu zu erstellenden qualido-Gruppe.
  • Diese Verknüpfung dient sowohl der Zuweisung von Gruppenmitgliedschaften als auch dem Abruf der Benutzerkonten aus dem AD.
  • Alle Mitglieder der verknüpften Gruppe werden aus dem AD übernommen und im qualido QMS automatisch auf den Status „aktiv“ gesetzt.

Die gruppenbasierte Synchronisation eignet sich insbesondere für:

  • Projektteams, deren Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen stammen
  • Funktionale Rollen, wie z. B. Administratoren oder Qualitätsbeauftragte
  • Temporäre Arbeitsgruppen, die flexibel zusammengestellt werden

Wichtige Hinweise zur Untergruppen-Synchronisation: Für spezifische Untergruppen im qualido-System ist stets eine explizite Verknüpfung mit der entsprechenden AD-OU oder AD-Gruppe erforderlich. Die Synchronisation nimmt keine automatische Untergliederung vor. Untergruppen müssen daher manuell zugewiesen werden, um korrekt synchronisiert zu werden.

Verwandte Themen

  1. Gruppenverwaltung