Dokumente abonnieren

Statt Dokumente selbst neu hochzuladen, können Sie auch bestehende Dokumente aus anderen Subportalen abonnieren. Sie können dadurch vermeiden, bestimmte Informationen doppelt vorzuhalten.

Um ein Dokument zu abonnieren, gehen Sie dazu wie folgt vor:

✔ Melden Sie sich als Administrator am System an.

✔ Wechseln Sie nun in die Mitarbeiteransicht des Subportales, aus dem Sie ein Dokument abonnieren möchten.

✔ Öffnen Sie nun die Dokumentenliste (= Reiter "Dokumente") und navigieren Sie durch Filtern oder Blättern zum gewünschten Dokument.

✔ Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument und wählen Sie die Option Dokument abonnieren. 

Sie erhalten dann eine Auswahl in welches Ihrer Subportale Sie das Dokument abonnieren möchten: 

Nach der Wahl des gewünschten Zielportals erhalten Sie eine Rückmeldung, ob das Abonnement erfolgreich war. Der Administrator des Quellportales erhält in diesem Falle eine automatische Mailbenachrichtigung.

Nun wechseln Sie zu Ihrem Subportal. Abonnierte Dokumente werden unter dem Reiter Abonnierte Dokumente aufgelistet und  durch -Icon markiert:

Bitte beachten Sie: Dokumente können nicht aus Subportalen in übergeordnete Portale abonniert werden. Diese können jedoch ggf. von einem Administrator des übergeordneten Portals gezielt zugewiesen werden.
Es lassen sich auch nicht Dokumente aus Portalen abonnieren, welche das gewünschte Dokument selbst „nur“ abonniert haben.
Ein Abonnement ist nur aus den „Ursprungsportalen“ möglich.
Je nach Einstellung im Originaldokument („Dokument bearbeiten“ im Reiter „Zielgruppen“ – Radiobox „Abonnement“) werden neu abonnierte Dokumente erst dann für Ihre Mitarbeiter sichtbar, wenn Sie dem Dokument in dem Portal, in welches Sie das Dokument abonniert haben, eine Zielgruppe zuweisen.

 

Gruppenzuweisung des abonnierten Dokumentes

Sie können mit der Schaltfläche Gruppenzuweisung Ihre abonnierten Dokumente wie „eigene“ Dokumente an gewünschte Zielgruppen lenken:

So können Dokumente in verschiedenen Portalen verschiedenen Zielgruppen zugewiesen sein und auch in verschiedenen Portalen mal kenntnisnahmepflichtig und mal nicht kenntnisnahmepflichtig sein. Dies zu entscheiden obliegt jeweils dem Subportaladministrator. Als abonnierender Administrator werden Sie über Änderungen oder Löschung von abonnierten Dokumenten automatisch per E-Mail informiert.

Bitte beachten Sie: Abonnierte Dokumente können von Ihnen nicht überarbeitet oder gelöscht werden. Sie können diese jedoch lenken, indem Sie diese wie gewohnt zur Bearbeitung öffnen und die gewünschten Gruppen auswählen.

 

Abonniertes Dokument im Menübaum einbinden

Sie können abonnierte Dokumente auch  wie „eigene“  in den Menübaum ihres Subportals platzieren:

✔ Wechseln Sie zuerst in die Menübaumverwaltung Ihres Subportals und

✔ Wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Dokumentenliste aus

✔ Ziehen Sie dieses an die entsprechende Stelle im Menübaum. 

Zur besseren Übersicht wird auch das normalerweise graue -Icon entsprechend eingefärbt: grüne für die Dokumente die bereits im Menübaum platziert wurden, rote  für die Dokumente die sich noch nicht im Menübaum befinden.