Vorgabewerte & Link-/QR-Code-Varianten im Ereignismanagement

Formulare im Ereignismanagement können mit Vorgabewerten vorbefüllt werden, um die Datenerfassung zu beschleunigen und Fehleingaben zu minimieren; manuelle Anpassungen bleiben jederzeit möglich. Neben statischen Werten stehen feldbezogene Bedingungen und anpassbare Link- sowie QR-Code-Varianten für verschiedene Einsatzorte zur Verfügung.

Screenshot der Formularbearbeitung "Formular 00 – Erweiterte Formularbedingungen bearbeiten". Links zeigt das Kontextmenü eines Textfelds mit den Optionen "Feld bearbeiten" und darunter "Vorgabewert festlegen". Rechts ist die Feldübersicht mit Spalten wie Pflichtfeld, Sichtbar für Mitarbeiter, Bearbeitbar durch Mitarbeiter und Vorgabewert zu sehen, wobei ein Pfeil auf den Eintrag "Wert festlegen" in der Zeile "Textfeld" zeigt. Im Vordergrund ist der Dialog "Vorgabewert" geöffnet: Er enthält ein Feld für den Standard-Vorgabewert ("wenn keine Bedingung zutrifft") sowie zwei Bedingungsblöcke nach dem Schema "Wenn Tageszeit ist gleich/ist eine von Morgens → Wert: Guten Morgen" und "Wenn Tageszeit ist gleich/ist eine von Mittags → Wert: Mahlzeit!". Unten links ergänzt ein Hilfefenster "Vorgabewerte für Formularfelder" die Erklärung zu Aufbau und Auswertung der Bedingungen.

Arten der Vorgabewerte

Neben statischen Standardwerten bietet das System zwei dynamische Erweiterungen zur automatischen Anpassung von Inhalten.

  • Vorgabewert-Feld-Bedingungen: Zum einen können Vorgabewerte bedingt basierend auf Parametern wie Abteilung, Uhrzeit oder Wochentag variieren.
  • Link- & QR-Code-Varianten: Zum anderen lassen sich durch Link- und QR-Code-Varianten spezifische Felder für verschiedene Standorte, Geräte oder Abteilungen vorausfüllen.

Tipp: Ab sofort können Vorgabewerte für das Feld "Betreuer" hinterlegt werden, um Zuständigkeiten bei der Formularerstellung automatisch vorzubelegen. 

Systemverhalten & Einrichtung

Für die Auswertung von Vorgabewerten gilt eine feste Rangordnung:

  • Priorität 1 (höchste): Im Formular fest hinterlegte Vorgabewerte (oder deren Bedingungen) haben immer Vorrang.
  • Priorität 2: Vorgabewerte, die dynamisch über eine spezifische Link- oder QR-Code-Variante übergeben werden.

Sicherheitshinweis: Vorgabewerte, die über einen Link übergeben werden, dienen ausschließlich der Arbeitserleichterung und stellen keinen Zugriffsschutz dar. Da die Werte als Parameter in der URL sichtbar sind, könnten sie von technisch versierten Nutzern manipuliert werden.

Workflow (Schritt-für-Schritt-Anleitungen)

Die Formularfelder können in IO-Formularen (Ereignismanagement) mit Vorgabewerten (Standardwerten) vorbelegt werden. Wenn ein Mitarbeiter ein Formular öffnet, sind definierte Felder bereits mit einem passenden Wert vorausgefüllt. Das spart Zeit bei der Datenerfassung und reduziert Fehleingaben. Der Mitarbeiter kann den vorgeschlagenen Wert bei Bedarf jederzeit manuell anpassen oder überschreiben.

Workflow A: Vorgabewerte direkt im Formular hinterlegen

Nutzen Sie diesen Workflow, wenn ein Feld grundsätzlich immer mit einem bestimmten Wert oder unter festen Bedingungen im System vorausgefüllt sein soll.

  1. Öffnen Sie den Formular-Editor des gewünschten IO-Formulars.
  2. Wählen Sie das entsprechende Formularfeld aus. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
    1. Möglichkeit 1: Machen Sie einen Rechtsklick auf das Feld und wählen Sie "Vorgabewert festlegen".
    2. Möglichkeit 2: Navigieren Sie auf der rechten Seite in den Reiter "Eigenschaften" und suchen Sie die Spalte "Vorgabewert".
  3. Tragen Sie den gewünschten Standardwert ein.
  4. (Optional) Bedingungen definieren: Falls der Wert variieren soll (z. B. nach Mitarbeitergruppe, aufgerufenem Portal, Tageszeit, Wochentag oder Admin-Status), können Sie Bedingungen hinzufügen.

Hinweis zur Logik: Mehrere Bedingungen werden strikt von oben nach unten geprüft. Die erste zutreffende Bedingung liefert den Wert.

Tipp: Nutzen Sie bei Fragen die integrierte Hilfe-Funktion (Fragezeichen-Symbol) direkt im Vorgabewert-Fenster, um Details zur Auswertungsreihenfolge einzusehen.
Speichern Sie das Formular.

Workflow B: Link- und QR-Code-Varianten mit Vorgabewerten erzeugen

Nutzen Sie diesen Workflow, um für dasselbe Formular verschiedene Zugänge (z. B. unterschiedliche Aufkleber an Geräten oder separate Intranet-Links für Standorte) zu erstellen, die Felder wie "Bereich" oder "Gerätetyp" automatisch vorbefüllen.

creenshot mit dem Titel "Link/QR-Code mit Vorgabewerten & Link-Varianten bearbeiten". Links ist die Ansicht "Ereignismanagement | Vorgangsartenverwaltung" zu sehen: In der Symbolleiste ist das Dropdown-Menü der Schaltfläche "Link/QR-Code zur Vorgangsart" geöffnet, wobei ein Pfeil auf den Menüpunkt "Link/QR-Code mit Vorgabewerten erzeugen" zeigt. Darunter öffnet sich das Fenster "Link/QR-Code-Varianten mit Vorgabewerten: AA Defekte Geräte melden" mit den Aktionsschaltflächen "Neuer Link", "Bearbeiten", "Löschen", "Link anzeigen" und "QR-Code anzeigen" sowie einer Liste bereits angelegter Varianten (z. B. "Defekt an Gerät 123-450-666" mit 3 Feldern, "Verlust einer Steckdosenleiste" mit 2 Feldern). Rechts ist der Dialog "Link-Variante bearbeiten: AA Defekte Geräte melden" geöffnet. Er zeigt das Namensfeld der Variante ("Defekt an Gerät 123-450-666"), einen Hinweistext zur URL-Übertragung von Link-Vorgabewerten sowie die Schaltflächen "Vorgabewert für Link zuweisen" und "Link-Vorgabewert entfernen". Darunter listet eine Tabelle die Formularfelder mit den Spalten Pflichtfeld, Sichtbar für Mitarbeiter, Bearbeitbar für Mitarbeiter, Feld-Vorgabewert, Link-Vorgabewert und Feldtyp auf, u. a. "Begrüßungstext", "Vorname", "Nachname", "Was möchten Sie melden?" und "Anmerkungen".

  1. Navigieren Sie in die "Vorgangsartenverwaltung".
  2. Wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus, für die Sie Varianten erstellen möchten.
  3. Klicken Sie auf den neuen Menüpunkt "Link/QR-Code zur Vorgangsart "→ "Link/QR-Code mit Vorgabewerten erzeugen".
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Link um die Link-Variante anzulegen oder zu bearbeiten (Sie können beliebig viele benannte Varianten erstellen).
  5. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Variante (z. B. "QR-Code Standort München" oder "Link Medizintechnik Gerät X").
  6. Definieren Sie, welche Formularfelder beim Aufruf dieses spezifischen Links mit welchen Werten vorbefüllt werden sollen.
  7. Speichern Sie die Variante ab.

Sie können nun über die Verwaltung die erzeugten Links kopieren oder die QR-Codes anzeigen lassen und herunterladen, um sie vor Ort (z. B. als Ausdruck) bereitzustellen.

Hinweis: Der bisherige Standard-Link bzw. Standard-QR-Code ohne Vorgabewerte bleibt weiterhin unverändert aktiv.

Hinweis: Vorgabewerte über einen Link dienen ausschließlich der Vorbefüllung und sind kein Zugriffsschutz – die entsprechenden Werte sind Teil der URL und könnten von technisch versierten Nutzern verändert werden.

Verwaltung & Pflege

Über das Menü "Link/QR-Code mit Vorgabewerten erzeugen" in der Vorgangsartenverwaltung können Sie bestehende Varianten jederzeit:

  • Bearbeiten: Vorausgefüllte Werte oder Namen der Variante anpassen.
  • Anzeigen: Den Link oder QR-Code erneut abrufen und exportieren.
  • Löschen: Nicht mehr benötigte Link-Varianten dauerhaft entfernen.

https://ideas.qualido.com/changelog/58555

https://ideas.qualido.com/changelog/59381

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