Bereiche und Zuständigkeiten in Vorgangsarten

Mithilfe von Bereichen können Sie beim Anlegen einer Vorgangsart gezielt Zuständigkeiten festlegen und für jeden Bereich eigene Verantwortliche definieren. Eingehende Formulare werden direkt an die richtige Stelle weitergeleitet, verantwortliche Personen werden gezielt benachrichtigt, und der Mitarbeiter gibt beim Ausfüllen selbst an, welcher Bereich zuständig ist.

Schaltflächen in der Werkzeugleiste

Bereich anlegen: Erstellt einen neuen Bereich innerhalb der Vorgangsart. Es öffnet sich ein Eingabedialog, in dem eine Bezeichnung und ein Farbschema vergeben werden können.

Bearbeiten: Öffnet den Bearbeitungsdialog für einen bereits vorhandenen, in der Liste markierten Bereich. Bezeichnung und Farbschema können geändert werden.

Löschen: Entfernt den markierten Bereich dauerhaft aus der Vorgangsart.

Zuständige Personen ändern: Öffnet eine Liste aller verfügbaren verantwortlichen Personen. Über Checkboxen werden die Zuständigen ausgewählt, die als Verantwortliche für den markierten Bereich festgelegt werden sollen.

• Wird ein Verantwortlicher keinem Bereich zugewiesen, sieht und bearbeitet er automatisch alle Vorgänge der jeweiligen Vorgangsart.
• Ist ein Verantwortlicher auf bestimmte Bereiche beschränkt, darf er nur Vorgänge aus seinen Bereichen oder ohne Bereich einsehen und bearbeiten.
• Zusätzlich berechtigt das Recht „qualido.IO-Verwalten“ einen Benutzer dazu, alle Vorgänge unabhängig von den Bereichen einzusehen und zu bearbeiten.

Aktualisieren: Lädt die Bereichsliste neu und zeigt den aktuellen Stand der Konfiguration an.

E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn für eine Vorgangsart Bereiche definiert und Verantwortliche zugeordnet wurden, erfolgt die Benachrichtigung über neue Vorgänge per E-Mail nur noch an die Personen, die dem entsprechenden Bereich angehören. So wird die Kommunikation gezielt gesteuert und Doppelbearbeitungen werden vermieden.

Tipp: Beim Anlegen eines Formulars stehen diese Bereiche dem Mitarbeiter über das Sonderfeld „Auswahlbox Bereich“ zur Verfügung. Beim Ausfüllen kann der Mitarbeiter selbst auswählen, welcher Bereich für seinen Vorgang zuständig ist  ohne Umwege und Rückfragen.

Beispiel: In der Vorgangsart wurden acht Bereiche angelegt – darunter Ausbildung, Notaufnahme und Rettungsdienst, jeweils mit einem individuellen Farbschema und zugewiesenen Verantwortlichen.  Auf der rechten Seite des Screenshots ist die Formularvorschau der konfigurierten Vorgangsart zu sehen. Der Auszubildende öffnet das Formular, trägt Datum, Name und Lehrjahr ein und wählt über das Dropdown-Feld "Zuständiger Bereich" den Bereich aus, in dem er tätig war – zum Beispiel "Notaufnahme". Anschließend beschreibt er seine Tätigkeiten, erfasst die Arbeitszeit und bewertet seinen Tag. Nach dem Absenden wird der Vorgang automatisch der verantwortlichen Person, hier Max Mustermann der Notaufnahme, zugewiesen.