Maßnahmen aus Audits

In vereinzelten Fällen kann es vorkommen, dass nach einem Audit die Konformität des Managementsystems nicht bestätigt werden kann, da Anforderungen nur teilweise oder gar nicht erfüllt wurden – ein Nachaudit kann in diesen Fällen erforderlich werden. Dabei wird durch den Auditor überprüft, ob die beim Audit festgestellten Abweichungen behoben oder geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet wurden. In der übersichtlichen Maßnahmenliste kann das entsprechende Audit ausgewählt und bei Notwendigkeit mit nur einem Mausklick ein Nachaudit erzeugt werden. 
Sofern Sie in den Auditstammdaten die Übernahme von Abweichungen, Feststellungen und Empfehlungen in den Maßnahmenplan ausgewählt haben, erscheinen diese nun unter „Maßnahmen aus Audits“.  Alle Empfehlungen, Feststellungen und Abweichungen werden hier zur besseren Übersichtlichkeit dargestellt.

Schaltflächen in der Werkzeugleiste

Öffnen:  MIt dieser Schaltfläche können Sie eine bearbeitende Frage aus der Liste der Maßnahmen zur Bearbeitung öffnen .

Auswahlliste: In der Auswahlliste werden alle Audits eingeblendet, bei denen die Übernahme von Empfehlungen und Abweichungen in den Stammdaten aktiviert wurde. Sie können hier ein Audit auswählen und die dazugehörigen Maßnahmen in der Übersicht anzeigen lassen.

Maßnahmenplan für gewähltes Audit: Über diese Schaltfläche können Sie den Maßnahmenplan entweder als PDF für den direkten Ausdruck generieren, als PDF beim Audit speichern oder die aktuelle Maßnahmenliste ausdrucken.
Nachaudit für gewähltes Audit erzeugen:  Zur Wirksamkeitsüberprüfung der umgesetzten Maßnahmen kann ein Nachaudit generiert werden. In diesem Fall wird automatisch ein neues Audit mit allen Fragen, die mit - oder -- bewertet wurden, erzeugt und steht anschließend zur Bearbeitung unter den „kommenden Audits“ oder „geplanten Audits“ zur Verfügung.

Filterung:  Es steht ein Dropdown mit Freitextfilter zur Verfügung,  mithilfe dessen Sie nach Inhalten im Maßnahmenplan suchen können. 

Trichter-Symbol: Alle Filter zurücksetzen.

Wenn Sie die Übernahme von Empfehlungen, Feststellungen und Abweichungen in den Auditstammdaten aktivieren, können Sie sich für jedes Audit einen gesonderten Maßnahmenplan anzeigen lassen. Dieser dient Ihnen u. a. in darauffolgenden Audits als Nachweis zum Umgang mit Ergebnissen aus vorherigen Audits!

Bearbeitung der Maßnahmen und Überwachung

Wählen Sie die zu bearbeitende Frage aus der Auswahlliste aus und öffnen Sie diese mit einem Doppelklick. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Maßnahme einem oder auch mehreren Verantwortlichen zuweisen sowie die Umsetzung dokumentieren und nachweisen können:

Eingabefelder im Frage-/Maßnahmefenster

Frist zur Umsetzung: Optional können Sie ein Datum und eine Uhrzeit festsetzen, bis wann die Maßnahme umgesetzt sein sollte. Wird die Frist überschritten, erfolgt täglich eine automatische E-Mail Benachrichtigung an alle Auditoren des Audits sowie den Verantwortlichen der Maßnahme.

Frist zurücksetzen: Schaltfläche zum Entfernen/ Anpassen von hinterlegten Fristen.

Umsetzung erfolgt: Checkbox zur Kennzeichnung erledigter Maßnahmen. Die Maßnahme wird anschließend in der Übersicht als erledigt markiert und gesondert gekennzeichnet. Wird die Umsetzung einer Maßnahme über die Checkbox bestätigt, kann bei unzureichender Bearbeitung der Maßnahme die Checkbox wieder entfernt werden. In diesem Fall wird ggf. eine erneute E-Mail Benachrichtigung an die Verantwortlichen entsandt. Die Maßnahme erhält in diesem Fall wieder den Status „Umsetzung nicht erfolgt“.

Dokumentation der Umsetzung: Textfeld zur Dokumentation umgesetzter Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen.

Verantwortliche: Über die Auswahlliste können Sie die Maßnahme einen oder auch mehreren Mitarbeitern zuweisen. Alle Verantwortlichen werden über die „offenen Aufgaben“ auf der Startseite und zusätzlich per E-Mail Benachrichtigung über die zugewiesene Maßnahme informiert. Falls Sie mit mehreren Subportalen arbeiten haben Sie die Möglichkeit, Maßnahmen auch Mitarbeitern aus anderen Portalen zuzuweisen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox „Verantwortliche Portalübergreifend suchen“. Anschließend können auch Mitarbeiter aus anderen Portalen ausgewählt werden. Werden Verantwortliche entfernt bzw. neu hinzugefügt, besteht unter anderem die Möglichkeit eine erneute E-Mail Benachrichtigung an alle Verantwortlichen zu entsenden.

Nachaudit erzeugen

In vereinzelten Fällen kann es vorkommen, dass nach einem Audit die Konformität des Managementsystems nicht bestätigt werden kann, da Anforderungen nur teilweise oder gar nicht erfüllt wurden – ein Nachaudit kann in diesen Fällen erforderlich werden. Dabei wird durch den Auditor überprüft, ob die beim Audit festgestellten Abweichungen behoben oder geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet wurden. In der übersichtlichen Maßnahmenliste kann das entsprechende Audit ausgewählt und bei Notwendigkeit mit nur einem Mausklick ein Nachaudit erzeugt werden.
Wurden bei einem Audit oder einer Begehung jeglicher Art Abweichungen festgestellt, ist es sinnvoll ein Nachaudit durchzuführen, um die Wirksamkeit der eingeleiteten Korrekturmaßnahmen zu prüfen und zu bewerten.

Mithilfe der Schaltfläche Nachaudit für gewähltes Audit erzeugen kann ein Nachaudit angelegt werden. In diesem Fall wird automatisch ein neues Audit mit allen Fragen, die mit - oder -- bewertet wurden, erzeugt und steht anschließend zur Bearbeitung unter den „kommenden Audits“ zur Verfügung:

Bitte beachten Sie, dass ein Nachaudit automatisch vier Wochen nach dem durchgeführten Audit terminiert wird. Sollte die Frist nicht ausreichen bzw. ein anderes Auditdatum erforderlich sein, können Sie die Anpassungen in den Auditstammdaten vornehmen.