Dokumentenkenntnisnahme | Auswertung nach Dokument

In den Auswertungen können sich berechtigte Administratoren einen Überblick über den Kenntnisnahmestand der kenntnisnahmepflichtigen Dokumente verschaffen.

Wählen Sie dazu die Auswertung „nach Dokument“ im Hauptmenü aus. In dieser Liste wird für jedes kenntnisnahmepflichtige Dokument angezeigt, wie viele Mitarbeiter dieses Dokument bereits bestätigt haben und wie viele es bestätigen müssen. Es stehen die üblichen Navigationselemente und Filter zur Verfügung.

Bitte beachten Sie unbedingt: Die angezeigten Daten hängen von Ihren Rechten ab! Daten für die Sie keine Berechtigung haben, werden auch nicht angezeigt!

Durch Klick auf den Button Details oder „Doppelklick“ auf eine Zeile öffnet sich ein Zusatzfenster, in dem sich die genauen Daten zum Kenntnisnahmestand eines Dokumentes ersehen lassen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter die das Dokument zum Zeitpunkt der Auswertung noch nicht bestätigt haben, per E-Mail oder qualido-Nachricht an die noch offene Kenntnisnahme zu erinnern. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Erinnerung versenden. Auf Wunsch können Sie den Standardtext der Benachrichtigung anpassen und anschließend die Nachricht über die Schaltfläche Absenden verschicken.

Standardmäßig ist die Checkbox „Mitarbeiter mit Mailadresse per E-Mail informieren“ aktiviert. Wenn Sie diese Option beibehalten, werden die Erinnerungen an alle betroffenen Mitarbeiter mit einer verifizierten E-Mail-Adresse per E-Mail verschickt. Alle Anderen Mitarbeiter werden per qualido-Nachricht im Bereich „Mein qualido“ informiert. Entfernen Sie die Checkbox, werden alle betroffenen Mitarbeiter per qualido-Nachricht informiert.

Dokumente mit begrenzter Kenntnisnahmepflicht können mit aktivieren der Checkbox eingeblendet und ausgewertet werden:

Die Kenntnisnahmepflicht eines Dokuments kann auf Wunsch in der Dokumentendaten-Bearbeitung unter dem Reiter "Zielgruppen" zeitlich befristet werden. Standardmäßig werden Dokumente, die zur Kenntnisnahme eingestellt werden, mit unbegrenzter Kenntnisnahmepflicht veröffentlicht. Nach Ablauf dieser Frist erlischt die Kenntnisnahmepflicht, auch wenn das Dokument von einem Mitarbeiter noch nicht zur Kenntnis genommen wurde!

Dokumente deren Kenntnisnahmepflicht bereits abgelaufen ist, werden unter den Auswertungen standardmäßig nicht aufgeführt.