Freigabeworkflow festlegen

Im Reiter „Freigabeworkflow“ können Sie den Freigabemodus auswählen, sowie ggf. Autor, Prüfer, Freigeber und Geltungsbereich festlegen. In der Version 6.0 wurde der Reiter "Freigabeworkflow" überarbeitet: Der Freigabemodus lässt sich nun über ein Dropdown-Menü steuern. Zusätzlich wurden neue Hinweisetexte für die jeweiligen Funktionen und Optionen direkt im Fenster hinterlegt.

Sie haben hier die Wahl zwischen drei verschiedenen Freigabeoptionen:

• Dokument direkt veröffentlichen: Dokumente können direkt vom Autor ohne weitere Prüfung/Freigabe aktiviert und freigegeben werden.
• Dokument muss erst freigegeben werden: Das Dokument muss von mindestens einer ausgewählten Person und/oder wenigstens einer Person aus einer gewählten Mitarbeitergruppe freigegeben werden.
• Dokument muss geprüft und freigegeben werden: Das Dokument muss vor der Freigabe von mindestens einer ausgewählten (Prüfer-) Person und/oder wenigstens einer Person aus einer gewählten (Prüfer-) Mitarbeitergruppe geprüft werden. Durch die Prüfung wird das Dokument automatisch den Freigebern bereitgestellt. Das Dokument muss nun von mindestens einer ausgewählten (Freigeber-)Person und/oder wenigstens einer Person aus einer gewählten (Freigeber-)Mitarbeitergruppe freigegeben werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie: Wenn Sie als Prüfer oder Freigeber mehrere Mitarbeiter auswählen, so müssen ALLE gewählten Mitarbeiter die Prüfung oder Freigabe vornehmen. Wenn Sie als Prüfer oder Freigeber eine Gruppe auswählen, so muss nur EIN Mitglied der gewählten Gruppe die Prüfung oder Freigabe vornehmen. Wenn Sie mehrere Gruppen auswählen, so muss für jede gewählte Gruppe jeweils ein Mitglied die Prüfung oder Freigabe vornehmen. Sie können auch Mitarbeiter und Gruppen kombinieren.
Bei einer Prüfung oder Freigabe als Administrator in der Dokumentenverwaltung, werden immer alle offenen Prüfungen und Freigaben "in Vertretung" als erledigt markiert.

Autor, Herausgeber und Geltungsbereich

Autor: Durch die Auswahl eines Mitarbeiters wird der Autor des Dokuments bestimmt. Auch eine Auswahl mehrerer Mitarbeiter ist möglich!

Autoren-Gruppe: Durch die Auswahl einer Mitarbeitergruppe wird die Autoren-Gruppe des Dokuments bestimmt. Auch eine Auswahl mehrerer Mitarbeiter-Gruppen ist möglich!

Geltungsbereich: Freitextfeld zur Eingabe eines Geltungsbereichs, z.B. "Zentraler OP". Der Geltungsbereich (auch Anwendungsbereich genannt) ist ein gängiger Begriff im QM und kann die ganze Organisation, bestimmte Bereiche oder Funktionen der Organisation oder eine oder mehrere Funktionen über eine Gruppe von Organisationen hinweg umfassen. Dieser lässt sich nur bedingt über unsere Mitarbeitergruppen abbilden, da dort häufig übergreifendere Strukturen benannt werden (z.B. "Zentraler OP", mit allen Mitarbeitern aus diversen Gruppen-Zweigen).

Herausgeber: Institutionen, wie z.B. Bayerische Landesärztekammer, Robert-Koch-Institut, Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte usw. werden über Dokumentenvorgabewerte -> Herausgeber vordefiniert und können hier für ein Dokument ausgewählt werden.