Verantwortliche Personen oder Mitarbeitergruppen festlegen

In diesem Bereich können Sie festlegen, welche Personen oder Gruppen über Aktivitäten zum Dokument benachrichtigt werden sollen – aktuell betrifft dies insbesondere Kommentare. Zusätzlich können Sie definieren, ob ausschließlich ausgewählte Personen die administrativen Rechte zur Bearbeitung des Dokuments erhalten sollen.

Die Infografik zeigt den Reiter „Verantwortliche“ in der Dokumentenbearbeitung.Links ist die Mitarbeiterspalte mit Checkboxen zur Auswahl von Administratoren und Gruppen sichtbar. Auf der rechten Seite befindet sich die Liste der verfügbaren Administratoren mit jeweiliger Berechtigungsanzeige. Die Darstellung veranschaulicht, wie Verantwortliche festgelegt, Gruppen eingebunden werden können.

Auswahl von Verantwortlichen

Wählen Sie auf der linken Seite in der Mitarbeiterspalte die gewünschten Personen über die bereitgestellten Checkboxen aus:

Zur Auswahl stehen alle Administratoren mit den entsprechenden Berechtigungen.
Die ausgewählten Personen erhalten Benachrichtigungen zu neuen Kommentaren oder Hinweisen im Kontext des jeweiligen Dokuments.
Wenn Sie an dieser Stelle die Dokumentenverantwortliche festlegen, erhalten in erster Linie diese Mitarbeiter sämtliche Benachrichtigungen und Kommentare zum ausgewählten Dokument.

Zuweisung von Gruppen als Verantwortliche

Neben einzelnen Mitarbeitern können nun auch Gruppen als Verantwortliche bestimmt werden:

Die Mitglieder der dort gewählten Gruppen werden per E-Mail über neue Dokumentenkommentare benachrichtigt und erhalten auch Dokumente mit überschrittenem Prüfintervall als offene Aufgabe.
Bei Ausfall einzelner Personen geht keine wichtige Information verloren – die Gruppe wird weiterhin informiert.
Auch ohne Bearbeitungsrechte wird die Gruppe benachrichtigt und kann gegebenenfalls einen neuen zuständigen Administrator bestimmen.

Hinweis: Die Auswahl einer Verantwortlichen-Gruppe hat nichts mit der Berechtigung zur Bearbeitung zu tun. Die Mitglieder der Verantwortlichen-Gruppe dürfen das Dokument deswegen nicht automatisch auch bearbeiten, sondern nur dann, wenn sie entweder selbst persönliche Administrationsrechte haben oder wenn die gewählte Verantwortlichen-Gruppe gleichzeitig auch Adminrechte hat.

Wenn eine Gruppe zusätzlich über Administrationsrechte verfügt, kann sie eigenständig:

das Dokument bearbeiten,
Verantwortliche ändern,
administrative Einstellungen anpassen.

Diese Rechte können im Rahmen der Gruppenverwaltung separat vergeben werden.

Hinweis: Die Festlegung von Verantwortlichen – sei es individuell oder gruppenbezogen – stellt sicher, dass Dokumente betreut, aktualisiert und überwacht werden. Die Kombination mit fein abgestuften Rechteeinstellungen ermöglicht eine flexible und ausfallsichere Dokumentenadministration.

Option: Beschränkung der Bearbeitung

Optional können Sie festlegen, wer das Dokument administrieren darf. Es stehen zwei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Administration des Dokuments durch alle Administratoren (sofern berechtigt)
Administration des Dokuments NUR durch die oben markierten Verantwortlichen (sofern berechtigt)

Wenn Sie die zweite Option aktivieren, dürfen nur die zuvor ausgewählten Personen das Dokument bearbeiten. Auswirkungen:

Nur ausgewählte Administratoren dürfen das Dokument bearbeiten.
Mitarbeiter mit einem * sind Administratoren mit Teilverwaltungsrechten im Dokumentenmanagement und dürfen das Dokument abhängig von ihren Berechtigungen unter Umständen nicht bearbeiten.

Hinweis: Superadministratoren und Portaladministratoren behalten in jedem Fall ihre Bearbeitungsrechte – unabhängig von dieser Einstellung.

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