Existierendes Dokument hochladen

Sie können bestehende Dokumente wie Informationsbroschüren von Behörden hochladen und an verschiedene Mitarbeiter verteilen. Selbstverständlich besteht die Option, das Dokument mit einem Programm Ihrer Wahl (Word, Excel, PowerPoint etc.) zu erstellen und es dann über die Funktion "existierendes Dokument hochladen" zu veröffentlichen.

• Zuerst erstellen Sie das Dokument mit einem Programm Ihrer Wahl oder laden bestehende Dokumente hoch. 
• Anschließend veröffentlichen Sie das Dokument, indem Sie auf den Button Neues Dokument klicken und Existierendes Dokument hochladen auswählen.
• Sie haben die Möglichkeit, das Dokument ohne oder mit einem vorgegebenen Wert (z. B. Vorgabewert für "Dokument Ambulante Pflege") zu erstellen.
• Als Nächstes öffnet sich die Eingabemaske zur Dokumenterstellung-Freigabe. 
•  Im ersten Reiter Dokumentendaten können Sie wichtige Informationen zu Ihrem Dokument hinterlegen. 
• Gängige Fehler beim Ausfüllen der Maske werden durch Fehlerregeln abgefragt und Sie werden gegebenenfalls auf entsprechende Probleme hingewiesen. 

Tipp: Es ist empfehlenswert, das Original parallel mit dem PDF-Reader zu öffnen, um relevante Angaben wie z.B. den Dokumententitel direkt in die Eingabemaske zu kopieren.

Reiter Dokumentendaten

Dokumententitel: Tragen Sie hier den vollständigen Titel des Dokumentes ein, wie er im gedruckten Dokument angegeben ist. Sollte bereits ein anderes aktives Dokument einen identischen Dokumententitel tragen, so werden Sie hierauf beim Speichern hingewiesen. Sie können diese Warnung jedoch auf Wunsch ignorieren und das Dokument dennoch mit dem gewählten Titel speichern, falls das Dokument mit dem identischen Titel z.B. in einem anderem Kindportal veröffentlicht wurde.

Dokumentennummer: Es steht Ihnen frei, eine interne Dokumentennummer einzutragen, oder auf Wunsch können Sie eine automatische Dokumentennummer vergeben. Zunächst muss diese Option in den Einstellungen der Portalverwaltung aktiviert und die Anwendung aktualisiert werden.

Freigabe ab: Geben Sie hier das Freigabedatum des Dokumentes an. Bitte beachten Sie folgende Besonderheit: Wenn das Freigabedatum eines Dokumentes in der Zukunft liegt, so wird dieses natürlich erst am Tag der Gültigkeit für den Mitarbeiter erscheinen. Sollten Sie ein bereits bestehendes Dokument überarbeiten, so wird jedoch auch die alte Revision nicht mehr angezeigt, bis die neue Revision Ihr Gültigkeitsdatum erreicht hat!

Gültig bis: Hier kann ggf. ein „Verfallsdatum“ für das Dokument angegeben werden. Nach Ablauf dieses Datums wird das Dokument dem Zugriff durch die Mitarbeiter entzogen. Das Dokument erscheint bereits 30 Tage vor Ende der Gültigkeit in der Liste der „ablaufenden Dokumente“. Nach weiteren 30 Tagen wird es automatisch archiviert. Dieses Intervall lässt sich in der Systemkonfiguration anpassen. 

Revision: Geben Sie hier den aktuellen Revisionsstand des Dokumentes (als ganze Zahl) an. Lassen Sie hier besondere Sorgfalt walten, denn die Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter ist mit der Revisionszahl des Dokumentes verknüpft.

Prüfintervall: Für Dokumente lässt sich ein „Prüfintervall“ in Monaten hinterlegen. Nach Ablauf dieses Intervalls (z.B. 12 Monate) wird das Dokument im Reiter „Zu prüfende Dokumente“ gelistet und kann dort durch einen berechtigten Administrator auch ohne Überarbeitung oder Neuversionierung „als aktuell“ markiert werden.

Hinweis: Wurde in der Portalverwaltung ein verpflichtendes Prüfintervall festgelegt, wird in diesem Fall das hinterlegte Prüfintervall bei allen neu erstellten Dokumenten oder neuen Revisionen zum Pflichtfeld mit einem von Ihnen festgelegten Maximalwert! 

Tipp: Dokumentenverantwortliche oder Administratoren, die aufgrund ihrer zugewiesenen Rechte Dokumente verwalten dürfen, erhalten einen monatlichen E-Mail-Report über zu prüfende/ abgelaufene/ ablaufende Dokumente. Superadministratoren sind von der Benachrichtigung ausgeschlossen!

Datei auswählen: Hier können Sie die Datei zum Hochladen auswählen. Bitte beachten Sie außerdem, dass es sinnvoll ist für alle Revisionen eines Dokuments den identischen Dateinamen beizubehalten und Hinweise auf den Revisionsstand aus dem Dateinamen zu entfernen. Die andernfalls für jede Revision unterschiedlichen Dateinamen für das „gleiche“ Dokument, führen sonst zu Problemen, wenn Sie Dokumente untereinander mit Hyperlinks verknüpfen.

Hinweis: Wenn Sie ein eingescanntes Dokument als "PDF-Bild" hochgeladen und  veröffentlicht haben, erscheint in der Dokumentfensters-Werkzeugleiste die Schaltfläche OCR-Dokument zeigen. Durch die automatische Texterkennung werden Buchstaben, Wörter und Zahlen in eingescannten Papierdokumenten, die dann als PDF gespeichert wurden (zum Beispiel Einleitungen, Verträge, Broschüren), erfasst und in durchsuchbare Texte umgewandelt.

Quelldatei: Zusätzlich zum Dokument (was unter "Datei auswählen" hochgeladen wurde) können Sie hier optional eine Formatvorlage zum Ausfüllen am PC (z.B. docx, dot, xlsx) hochladen. Sie können hier aber auch Ihre Originaldokumente mit im System ablegen um diese zur Überarbeitung immer schnell griffbereit zu haben. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Checkbox „Quelldatei ist nur für Administratoren in der Dokumentenverwaltung sichtbar" anzuklicken.  Auf Wunsch können Sie mit Klick auf den entsprechenden Button am Ende der Zeile eine bestehende Vorlage auch separat löschen, ohne das ganze Dokument zu archivieren.

Quelldatei verstecken: Systemeinstellung ist markiert. Das bedeutet, dass die Quelldatei nur für Administratoren sichtbar ist. Diese Option bietet sich insbesondere an, wenn Sie Ihre Originaldokumente im System archivieren möchten. Sobald Sie die Checkbox deaktiviert haben, können alle Mitarbeiter auf die Quelldatei-Vorlage zugreifen, entweder direkt in der Dokument-Liste oder im Menübaum der Mitarbeiteransicht, wenn das Dokument mit der Quelldatei eingebunden wurde. 

Dokumentenart: Wählen Sie hier die Dokumentenart aus. Bitte beachten Sie, dass Sie vor dem Anlegen von neuen Dokumenten die erforderlichen Dokumentenarten angelegt haben.

Änderungskommentar: Für neue Dateien oder neue Dateirevisionen können Sie in diesem Feld eine Änderungsmitteilung eintragen, z.B. „Bitte beachten Sie die Änderungen auf Seite 2 im Abschnitt XY …“. Mitarbeiter müssen bei der Neurevision somit nicht das ganze Dokument vergleichen, sondern erhalten einen direkten Hinweis auf geänderte Textpassagen. Änderungskommentare werden zum einen mit der E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter, Prüfer und Freigeber versandt, zum anderen wird im „i“-Knopf des Dokumentes mit einem Punkt darauf hingewiesen. 

Lenkungsinfo / Bemerkung: Hier können Sie Angaben zur Papierlenkung, wie z. B. Orte des Aushanges oder andere Bemerkungen hinterlegen.

Nachdem Sie die allgemeinen gültige Dokumentendaten eingepflegt haben, wechseln Sie in den nächsten Reiter Freigabeworkflow.

Optimierte Erkennung doppelter Dokumente

Nach dem Klick auf die Schaltfläche Dokument anlegen prüft das System nun automatisch sowohl auf doppelte Dateinamen als auch auf identische Inhalte. Bisher basierte die Prüfung ausschließlich auf dem Dateinamen, wodurch identische Inhalte unter unterschiedlichen Bezeichnungen mehrfach hochgeladen werden konnten. Ab sofort wird der tatsächliche Dateiinhalt überprüft.

Hinweis: Sollte der Inhalt eines hochgeladenen Dokuments bereits im System vorhanden sein, erhalten Sie einen Hinweis, der angibt, ob die Datei im aktuellen oder in einem übergeordneten Portal schon gespeichert ist.