Ein neues Dokument in qualido manager ® anlegen

Das Modul "Dokumentenlenkung und Informationsmanagement" bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Dokumente für Ihre Mitarbeiter bereitzustellen und zu steuern. Sie können neue Dokumente sowohl außerhalb als auch im qualido manager ® anlegen. Es besteht die Möglichkeit, nicht nur Word- und PDF-Dokumente zu verwalten, sondern auch Excel, HTML und MX/Flowchart-Workflows zu konfigurieren und entsprechend den klassischen Dokumenten zu verarbeiten.
Es ist zu beachten, dass der Freigabeworkflow ausschließlich mit dem aktuellen Betriebssystem, Webbrowser und Office-Paket genutzt werden kann. Dies hängt unter anderem davon ab, ob diese Funktion für Sie verfügbar ist. Die minimalen Systemvoraussetzungen sind Microsoft Office 2013, Windows 7 oder höher sowie eine aktuelle Version von Edge, Firefox oder Chrome.

Sie haben die Möglichkeit, bestehende Dokumente wie z.B. Informationsschreiben von Behörden hochzuladen und an verschiedene Mitarbeitergruppen zu leiten. Außerdem steht Ihnen ein mit Microsoft Word integrierter Freigabe-Workflow zur Dokumentenerstellung zur Verfügung. Damit können Sie neue Dokumente direkt im System erstellen und auf Wunsch von Ihren Verantwortlichen prüfen und freigeben lassen.

• Das fertige Dokument wird automatisch in ein PDF umgewandelt und steht für Ihre Mitarbeitern sofort bereit, sobald die Freigabe erfolgt ist. Sie stellen somit sicher, dass interne Freigabe-Regelungen eingehalten werden. 
• Autor, Prüfer und Freigeber müssen über keine Administrationsrechte verfügen, sondern finden die Ihnen zugeordneten Dokumente im Infobereich "Mein qualido". 
• Bei Datei-Anpassungen oder neuen Revisionen können Änderungskommentare eingetragen werden. Dadurch ist es für Mitarbeiter (Prüfer, Freigeber) nicht notwendig, das gesamte Dokument zu vergleichen, sondern erhalten direkt einen direkten Hinweis auf geänderte Textpassagen per E-Mail.
• Genauso Administratoren ist es möglich, Informationen zu veröffentlichen, die von bestimmten Mitarbeitergruppen, z.B. dem ärztlichen Dienst, bestätigt werden müssen.
• Alle Dokumenten-Kenntnisnahmen der einzelnen Mitarbeiter werden dokumentiert und können von berechtigten Vorgesetzten ausgewertet werden.
• Somit können die jeweiligen Bereichsleiter jederzeit nachvollziehen, ob ihre Mitarbeiter alle relevanten Dokumente gelesen und bestätigt haben.

Neues Dokument anlegen

Im ersten Schritt wählen Sie die Schaltfläche Neues Dokument.  Es stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl: Option 1, ein existierendes Dokument hochzuladen oder Option 2, ein neues mit qualido-Workflow zu erstellen. Sie haben die Wahl, ob Sie das Dokument ohne Vorgabewerte oder mit einem Vorgabewert (z.B. Dokument Rettungsdienst) hochladen oder erstellen möchten.

Option 1: Erstellung von Dokumenten außerhalb des qualido manager®

In diesem Fall können Sie das Dokument hochladen und entweder sofort freigegeben – sofern Sie im Reiter Freigabeworkflow die direkte Freigabe ausgewählt haben - oder das Dokument  an den oder die Prüfer/Freigeber weiterleiten. Die Prüfer oder Freigeber finden dann das Dokument entweder auf der Startseite unter ihren „offenen Aufgaben“, unter „Mein qualido“ oder in der Administration unter den „Dokumenten im Freigabeworkflow“.

Vorteile bei Erstellung von Dokumenten außerhalb des qualido manager®: 

• Das Erstellen oder Bearbeiten von Dokumenten kann ggf. auch zu Hause ohne Intranetzugriff erfolgen.
• Das Führungspersonal wird entlastet, indem es „nur“ eine Unterschrift leisten muss, oder Änderungswünsche unkompliziert auf den Ausdruck notieren kann, ohne sich zur Freigabe oder Prüfung von Dokumenten am System anmelden zu müssen.
• Zur Erhöhung der Rechtssicherheit liegt von jedem freigegebenen Dokument auch ein unterschriebenes Original vor.

Tipp: Der Gesetzgeber fordert insbesondere im Gesundheitswesen zum Teil sehr lange Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren. Diese Aufbewahrungsfristen sind mit gängigen Content-Management-Systemen und auch üblichen Office-Dateiformaten derzeit nicht zu erreichen.
Demzufolge empfehlen wir, die Dokumente vor dem Publizieren im qualido manager® in das langzeitsichere PDF-/A-Format zu konvertieren.
Die ISO hat im Jahre 2008 das Dateiformat PDF/A unter der ISO-Nummer 19005 für die Langzeitarchivierung anerkannt. Mit aktuellen Office Versionen (z.B. MS Office 2013 und höher) lassen sich PDF/A Dateien ohne Zusatzsoftware über die Funktion „Speichern unter“ erzeugen. Alternativ stehen zur Umwandlung in PDF auch zahlreiche andere Werkzeuge zur Verfügung. Den größten Funktionsumfang und Bedienkomfort bietet dabei Acrobat Professional von Adobe. Kostengünstige Alternativen sind beispielsweise: pdf24, Nitro-PDF, FreePDF XP oder PDFCreator.

Hinweis: Nach dem Klick auf die Schaltfläche „Dokument anlegen“ prüft das System nun automatisch sowohl auf doppelte Dateinamen als auch auf identische Inhalte. Während die Prüfung bisher ausschließlich auf dem Dateinamen basierte und identische Inhalte unter verschiedenen Bezeichnungen mehrfach hochgeladen werden konnten, vergleicht das System jetzt den tatsächlichen Dateiinhalt. Sollte ein identischer Inhalt bereits im System vorhanden sein, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung, die angibt, ob die Datei im aktuellen oder in einem übergeordneten Portal schon gespeichert ist.

Option 2: Erstellung von Dokumenten mit dem integrierten Workflow im qualido manager®

In diesem Fall können Sie das Dokument mit dem integrierten Workflow im System erstellen und entweder sofort freigegeben – sofern Sie im Reiter Freigabeworkflow die direkte Freigabe ausgewählt haben - oder das Dokument  an den oder die Prüfer/Freigeber weiterleiten. Wenn Sie ein Microsoft-Word Dokument erstellen, dann ruft der qualido manager®  automatisch MS-Word auf. Sie benötigen in diesem Fall eine Version MS-Word 2010 oder jünger. 

Hinweis: Für die Erstellung eines ersten Dokumentes mit integriertem Workflow ist eine Vorlage in Word (Excel oder mit dem HTML- , Flowchart-Editor) erforderlich.