Neues Dokument erstellen

Hier können Sie neue Dokumente direkt im System mit vordefinierten Word-, Excel-, HTML- oder Flowchart-Workflow-Vorlagen erstellen und auf Wunsch von Ihren Verantwortlichen prüfen und freigeben lassen.

• Um ein neues Dokument im qualido manager® zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument und wählen anschließend Neues Dokument erstellen  aus. 
• Sie haben die Möglichkeit, das Dokument ohne oder mit einem vorgegebenen Wert (z. B. Vorgabewert für "Dokument Ambulante Pflege") zu erstellen.
• Als Nächstes öffnet sich die Eingabemaske zur Dokumenterstellung-Freigabe. 
• Hier können Sie wichtige Informationen zu Ihrem Dokument hinterlegen. Gängige Fehler beim Ausfüllen der Maske werden durch Fehlerregeln abgefragt und Sie werden gegebenenfalls auf entsprechende Probleme hingewiesen. 

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie vor dem Erstellen Ihres ersten Workflowdokumentes eine entsprechende Dokumentenvorlage ( Word, Excel, HTML oder FlowChart) anlegen und editieren müssen!

Reiter Dokumentendaten

Dokumententitel: Tragen Sie hier den vollständigen Titel des Dokumentes ein (z.B. wie er im gedruckten Dokument angegeben ist, falls vorhanden). Sollte bereits ein anderes aktives Dokument einen identischen Dokumententitel tragen, so werden Sie hierauf beim Speichern hingewiesen. Sie können diese Warnung jedoch auf Wunsch ignorieren und das Dokument dennoch mit dem gewählten Titel speichern, falls das Dokument mit dem identischen Titel z. B. in einem anderem Subportal veröffentlicht wurde.

Dokumentennummer: Es steht Ihnen frei, eine interne Dokumentennummer einzutragen, oder auf Wunsch können Sie eine automatische Dokumentennummer vergeben. Zunächst muss diese Option in den Einstellungen der Portalverwaltung aktiviert und die Anwendung aktualisiert werden.

Freigabe ab: Geben Sie hier das Freigabedatum des Dokumentes an. Bitte beachten Sie folgende Besonderheit: Wenn das Freigabedatum eines Dokumentes in der Zukunft liegt, so wird dieses natürlich erst am Tag der Gültigkeit für den Mitarbeiter erscheinen. Sollten Sie ein bereits bestehendes Dokument überarbeiten, so wird jedoch auch die alte Revision nicht mehr angezeigt, bis die neue Revision Ihr Gültigkeitsdatum erreicht hat!

Warnung: Die nachträgliche Anpassung des Freigabedatums in den Dokumentendaten über die Funktion „aktuelle Revision bearbeiten“ ist nicht möglich. Dies würde zu einer Abweichung zwischen dem erzeugtem PDF-Dokument und den Informationen im Dokumenteninfofenster führen. Es ist daher nicht möglich, das Freigabedatum einer freigegebenen Dokumentenrevision nachträglich zu verändern.

Gültig bis: Hier kann ggf. ein „Verfallsdatum“ für das Dokument angegeben werden. Nach Ablauf dieses Datums wird das Dokument dem Zugriff durch die Mitarbeiter entzogen. Das Dokument erscheint bereits 30 Tage vor Ende der Gültigkeit in der Liste der „ablaufenden Dokumente“. Nach weiteren 30 Tagen wird es automatisch archiviert. Dieses Intervall lässt sich in der Systemkonfiguration anpassen. 

Revision: Geben Sie hier den aktuellen Revisionsstand des Dokumentes (als ganze Zahl) an. Lassen Sie hier besondere Sorgfalt walten, denn die Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter ist mit der Revisionszahl des Dokumentes verknüpft.

Prüfintervall: Für Dokumente lässt sich ein „Prüfintervall“ in Monaten hinterlegen. Nach Ablauf dieses Intervalls (z.B. 12 Monate) wird das Dokument im Reiter „Zu prüfende Dokumente“ gelistet und kann dort durch einen berechtigten Administrator auch ohne Überarbeitung oder Neuversionierung „als aktuell“ markiert werden.

HInweis: Wurde in der Portalverwaltung ein verpflichtendes Prüfintervall festgelegt, wird in diesem Fall das hinterlegte Prüfintervall bei allen neu erstellten Dokumenten oder neuen Revisionen zum Pflichtfeld mit einem von Ihnen festgelegten Maximalwert! 

Tipp: Administratoren die aufgrund ihrer zugewiesenen Rechte Dokumente verwalten dürfen, Dokumentenverantwortliche sowie Autoren und Prüfer eines Dokuments erhalten einen monatlichen E-Mail-Report über Dokumente mit überschrittenem Prüfintervall. Superadministratoren sind von der Benachrichtigung ausgeschlossen!

Vorlage wählen: Wählen Sie hier eine zuvor angelegte Dokumentenvorlage aus. Die Angaben die Sie in diesem Reiter machen (z.B. Dokumententitel, Dokumentenart, Autor, Prüfer, Freigeber usw.), können in die Vorlage automatisch übernommen werden. Wenn Sie ein Microsoft-Word Dokument erstellen, dann ruft der qualido manager®  automatisch MS-Word auf. Sie benötigen in diesem Fall eine Version MS-Word 2010 oder jünger. Wenn Sie ein HTML- oder FlowChart- Dokument erstellen, dazu können Sie den eingebauten Editor benutzen.

Wordversion verstecken: Wenn Sie nicht möchten, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die Vorlage haben, so können Sie diese mit dieser Checkbox verstecken. (Diese Option bietet sich insbesondere an, wenn Sie Ihre Originaldokumente im System archivieren möchten).

Dokumentenart: Wählen Sie hier eine zuvor angelegte Dokumentenart aus.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie vor dem Anlegen von neuen Dokumenten die erforderlichen Dokumentenarten angelegt haben.

Änderungskommentar: Für neue Dateien oder neue Dateirevisionen können Sie in diesem Feld eine Änderungsmitteilung eintragen, z.B. „Bitte beachten Sie die Änderungen auf Seite 2 im Abschnitt XY …“. Mitarbeiter müssen bei der Neurevision somit nicht das ganze Dokument vergleichen, sondern erhalten einen direkten Hinweis auf geänderte Textpassagen. Änderungskommentare werden zum einen mit der E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter, Prüfer und Freigeber versandt, zum anderen wird im „i“-Knopf des Dokumentes mit einem Punkt darauf hingewiesen. 

Lenkungsinfo / Bemerkung: Hier können Sie Angaben zur Papierlenkung, wie z. B. Orte des Aushanges oder andere Bemerkungen hinterlegen.

Nachdem Sie die allgemeinen gültige Dokumentendaten eingepflegt haben, wechseln Sie in den nächsten Reiter Freigabeworkflow.