Dokument löschen und archivieren

In der Dokumentenverwaltung können Sie über die Buttons der Werkzeugleiste oder über das Kontextmenü per Rechtsklick Dokumente Löschen & archivieren: 

Nachdem "Löschen und archivieren" angeklickt wurde, muss die Archivierung anschließend noch bestätigt werden. Zusätzlich kann ein ein Grund für die Archivierung angegeben werden.

Durch Bestätigung wird das gelöschte Dokument in "archivierte Dokumente" verschoben und der Zugriff durch die Mitarbeiter für dieses Dokument entzogen.

Löschen von archivierten Dokumenten: permanent ausblenden oder definitiv löschen

Zum permanenten Löschen von Dokumenten gibt es zwei Varianten:

Permanent ausblenden: das Dokument wird für alle Mitarbeiter und Administratoren permanent ausgeblendet und lässt sich nur durch den qualido Support im Rahmen einer kostenpflichtigen Dienstleistung wiederherstellen.

Definitv löschen: das Dokument wird zunächst zur Löschung markiert und es werden alle Portaladministratoren hierüber unterrichtet. Sobald ein Portaladministrator die Löschung bestätigt (4-Augen-Prinzip), wird das Dokument definitiv und unwiderbringlich gelöscht. Das betrifft neben dem Dokument selbst auch alle Dokumentenrevisionen, Gruppenzuweisungen, Kommentare, Kenntnisnahmen, usw.

Dokument permanent ausblenden: Tippen des Wortes "ausblenden" und Klick auf die Schaltfläche "Permanent ausblenden".

Dokument definitiv löschen: Tippen des Wortes "löschen" und Klick auf die Schaltfläche "Definitiv löschen". Hierdurch wird das Dokument zunächst zur Löschung markiert und es werden alle Portaladministratoren hierüber unterrichtet.

Sobald ein Portaladministrator die Löschung erneut bestätigt (4-Augen-Prinzip), wird das Dokument, sowie alle dazugehörigen Dokumentenrevisionen, Gruppenzuweisungen, Kommentare, Kenntnisnahmen, usw., definitiv und unwiderbringlich gelöscht!