Zusatzfunktionen der Dokumentenverwaltung

Wird für ein bestehendes Dokument eine neue Revision erstellt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit auf frühere revisionssichere Versionen zurückzugreifen: Änderungshistorie anschauen oder mit Hilfe von PDF-Compare die Änderungen in Versionen zu vergleichen. Per Handy-Kamera oder Barcodescaner können Sie  die Aktualität von ausgedruckten Dokumenten direkt überprüfen. Als PDF hochgeladene Dokumente lassen sich auch nachträglich in Workflowdokument umwandeln, oder HTML-Dokumente in ein MS Word-Dokument. Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, können im Archiv unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung, auch stapelweise, archiviert werden. Wird ein archiviertes Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut benötigt, können Sie dieses mit wenigen Klicks erneut freigeben und Ihren Mitarbeitern bereitstellen.

 

In der Dokumentenverwaltung können Sie über die Buttons der Werkzeugleiste oder über das Kontextmenü per Rechtsklick Zusatzfunktionen durchführen:

Zusatzfunktionen der Werkzeugleiste und des Kontextmenüs

In Workflowdokument umwandeln: Dokumente, die z. B. als PDF hochgeladen und veröffentlicht wurden, lassen sich auch nachträglich in Workflowdokument umwandeln.

In Word-Dokument umwandeln:  Dokumente, die Sie mit einer HTML-Workflowvorlage erstellt oder importiert haben, lassen sich in Word-Workflowdokumente umwandeln.

Löschen und archivieren: Dokumente werden mit der Archivierung dem Zugriff durch die Mitarbeiter entzogen.

Anzeigen: hier können Sie die aktuellste Revision des Dokumentes anzeigen lassen.

Revisionen anzeigen: hier  erhalten Sie Zugriff auf alle jemals für ein bestimmtes Dokument hochgeladenen Dateien (Dokumente und Vorlagen) unabhängig davon ob ein neuer Revisionsstand angegeben wurde. 

Historie anzeigen: hier erhalten Sie einen Überblick über die Bearbeitungshistorie des Dokumentes vom Erstellen bis zur letzten Bearbeitung. Außerdem können Sie sich die Freigabehistorie für die aktuelle Version anzeigen lassen.

Benachrichtigungen versenden: ail-Benachrichtigungen werden an zugewiesene Mitarbeiter erneut verschickt

Als aktuell markieren: Hierüber können Dokumente, für die ein Prüfintervall gesetzt ist, als aktuell markiert werden.

Administrierbarkeit anzeigen: wird einem Administrator ein Dokument in der Dokumentenverwaltung nicht angezeigt, hat der Portaladministrator nun die Möglichkeit, die fehlenden Gruppen einzusehen und kann diese ggf. zuweisen.

PDF Ausdruck unterbinden: Manchmal kann es gewünscht sein, dass bestimmte Dokumente zwar im Browser angezeigt werden, sich jedoch nicht ausdrucken lassen. Für PDF-Dokumente ist das (mit Einschränkungen) möglich. 

Linkadresse kopieren: hiermit können Sie den direkten Link zu einem Dokument in die Zwischenablage Ihres Browsers übernehmen und z.B. per E-Mail an Ihren Kollegen verschicken. Dann kann dieser Link  in einer neuen Browser geöffnet werden und das Dokument erscheint (Voraussetzung ist natürlich, dass der Benutzer zur Ansicht berechtigt ist).

 

Weitere Funktionen

Aktualitätsprüfung per QR-Code: zur Aktualitätsüberprüfung von ausgedruckten Dokumenten kann ein QR-Code via Textmarke in Dokumente eingebunden werden. Mithilfe eines Smartphones kann überprüft werden, ob es sich bei dem ausgedruckten Dokument um die aktuelle Fassung handelt.

Aktualitätsprüfung per Barcode: Wenn Sie die Funktion der automatischen Dokumentennummernvergabe verwenden und Ihren Dokumenten einen Barcode eindrucken (z.B. via Workflowvorlage) so können Sie nun die Gültigkeit von aushängenden Dokumenten einfach und schnell mit einem Barcodelesegerät überprüfen. 

Dokumente abonnieren: statt Dokumente selbst neu hochzuladen, können Sie auch bestehende Dokumente aus anderen Subportalen abonnieren.

Zentrale Dokumente lenken: analog der Lenkung von abonnierten Dokumenten können Sie als Subportaladministrator auch die aus übergeordneten Portalen geerbten Dokumente an Ihre Zielgruppen lenken.

Stapelbearbeitung:  besteht die Möglichkeit mehrere Dokumente auf einmal markieren und sodann bearbeiten oder archivieren.

Versionen vergleichen: mit Hilfe von PDF-Compare besteht die Möglichkeit, verschiedene Dokumentenversionen untereinander zu vergleichen. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Ihre Organisation die Funktion PDF-Compare gebucht hat.