Einen Vorgang bearbeiten

Für jedes Formular lassen sich die Verantwortlichen und die zu benachrichtigenden Personen festlegen. Diese werden bei neuen Meldungen in ihrem persönlichen Infobereich und auf Wunsch zusätzlich per E-Mail über den Sachverhalt informiert. Anschließend können die Verantwortlichen den Vorgang bearbeiten und ggf. Stellungnahmen von weiteren Mitarbeitern oder Funktionsstellen anfordern, Antwortschreiben an Mitarbeiter und externe Personen verfassen und versenden, sowie Aufgaben planen und überwachen. Alle Bearbeitungsschritte werden im Logbuch dokumentiert, sodass sich auch andere verantwortliche Personen über den aktuellen Bearbeitungsstand informieren und einen Vorgang weiterbearbeiten können. Ganz nebenbei erfüllen Sie damit die in vielen Fällen geforderte Nachweispflicht!

Nachdem ein Vorgang aus der Vorgangsübersicht ausgewählt wurde, öffnet sich die Maske zur Vorgangsbearbeitung.  Hier können die Verantwortlichen den Vorgang bearbeiten.

Im Reiter Vorgang können Sie:

• Den aktuellen Status des Vorgangs aktualisieren [1], kategorisieren [2] und priorisieren [3]
• Ein Termin [4] für die geplante Erledigung festlegen
• Die Kontaktdaten des Einreichers [5] anzeigen lassen, entweder durch Ausfüllen des Kontaktdatenfeldes oder durch die Schaltfläche „Mitarbeiter suchen“.  In den meisten Fällen wird die Funktion „Mitarbeiter suchen“ verwendet, um einen anonymen Vorgang mit einer Mitarbeiter-ID zu verknüpfen. Die Adresse des Mitarbeiters wird hauptsächlich für Antwortschreiben (z. B. bei einer Beschwerde) genutzt, wobei die privaten Kontaktdaten automatisch übernommen werden. Diese können jedoch jederzeit geändert werden.
• Den Einreicher als Verfasser des Vorgangs festlegen oder die Bearbeitung des Vorgangs einem Mitarbeiter als „offene Aufgabe“ zuweisen
• Den Sachverhalt [6] einsehen und beschreiben
• Schnellzugriff auf das ausgefüllte Formular [7] erhalten

Nach den Eingaben speichern Sie die Änderungen.

Vorgänge einem Bereich zuordnen

Falls für eine Vorgangsart Bereiche definiert wurden, kann die Zuordnung zu einem Bereich entweder direkt über das Formular durch den Melder erfolgen oder durch den Vorgangsarten- bzw. Bereichsverantwortlichen:

• Ist einem Verantwortlichen kein Bereich innerhalb der jeweiligen Vorgangsart zugewiesen, sieht und bearbeitet dieser alle Vorgänge ohne Einschränkungen. Ein Verantwortlicher ohne Bereich ist somit nicht auf bestimmte Bereiche beschränkt.
• Wenn der Benutzer jedoch auf bestimmte Bereiche innerhalb der Vorgangsart beschränkt wird, kann er nur Vorgänge aus diesen Bereichen oder Vorgänge ohne Bereich sehen und bearbeiten.
• Hat der Verantwortliche zudem das „große“ Recht für die Verwaltung von Modul Ereignismanagement, kann dieser alle Vorgänge sehen und bearbeiten.

Tipp: Wenn Sie mit der Maus über einen Bereich aus der Auswahlliste fahren, wird Ihnen der/die Bereichsverantwortliche Person per Tooltip angezeigt.

Hinweis: Wird ein Vorgang einem Bereich zugeordnet bzw. der Bereich geändert, erhalten alle verantwortlichen Personen des neuen Bereichs eine entsprechende E-Mail Benachrichtigung über den neuen Vorgang. Verantwortliche Personen aus dem bisherigen Bereich werden ebenfalls per E-Mail über den Bereichswechsel informiert.