Vorgangs-Bedingungen & Aktionen

Unter dem Reiter „Vorgangs-Bedingungen und Aktionen“ haben Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe innerhalb einer Vorgangsart zu automatisieren. Dabei folgt die Einrichtung einem einfachen Prinzip: „Wenn etwas Bestimmtes passiert, wird automatisch eine festgelegte Aktion ausgeführt.“  Ein typisches Beispiel: Wird ein neuer Vorgang angelegt, kann das System automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Antragsteller versenden – ganz ohne manuelles Eingreifen. So lassen sich manuelle Eingriffe minimieren und wiederkehrende Prozessschritte zuverlässig und nachvollziehbar automatisieren.

Um eine Vorgangsbedingung zu erstellen, öffnen Sie eine vorhandene oder eigens zu Testzwecken angelegte Vorgangsart zur Bearbeitung. Gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die gewünschte Vorgangsart.
• Wechseln Sie in den Reiter „Vorgangs-Bedingungen & Aktionen“.

• Hier können Sie neue Bedingungen anlegen oder bestehende bearbeiten, deaktivieren oder löschen.

Es besteht die Option, Bedingungen durch Drag-and-drop neu zu ordnen. Diese Sortierung hat einen direkten Einfluss auf das Verhalten der Bedingungen: 

• Eine Bedingung kann eine andere nachfolgende Bedingung auslösen.
• Möchte man, dass eine Bedingung nur durch eine Änderung von außen ausgelöst wird, lässt sich das in den meisten Fällen über die Sortierung realisieren.
• Möchte man etwa die vierte Bedingung nur ausführen, wenn ein Administrator ein Antwortschreiben erstellt, muss man diese vor die erste Bedingung stellen → wenn Vorgang angelegt, dann Antwortschreiben verschickt.

🕮 Anwendungsfälle: 

Weiterleitung und Archivierung bei Eingang: Ein Vorgang wird unmittelbar nach dem Eingang – inklusive PDF-Formular – automatisch an eine externe Stelle (z. B. Stelle X) weitergeleitet. Anschließend wird der Vorgang entweder auf „erledigt“ gesetzt oder archiviert.

Automatisches Antwortschreiben bei Genehmigung: Wird bei einem Urlaubsantrag die Kategorie (oder ein bestimmtes Formularfeld) auf „genehmigt“ gesetzt, wird automatisch ein Antwortschreiben an den Antragsteller erstellt. Der Vorgang kann danach geschlossen oder optional an die Personalabteilung weitergeleitet werden.

Bedingte Logik

Eine Bedingung besteht grundsätzlich aus mindestens einem Auslöser „Wenn“ [1] und einer dazugehörigen Aktion „Dann“ [ 2]. Der Auslöser definiert, unter welchen Umständen die Bedingung greifen soll, während die Aktion bestimmt, was im Erfolgsfall automatisch ausgeführt wird.Durch die Kombination geeigneter Auslöser und passender Aktionen lassen sich vielfältige Automatismen konfigurieren, die gezielt auf bestimmte Ereignisse im System reagieren und Folgeprozesse zuverlässig anstoßen.

Mögliche Auslöser: WENN-Bedingung (ggf. in Kombination mit gewählten Werten)

Mögliche Aktionen: DANN-Bedingung (ggf. in Kombination mit gewählten Werten und/oder zusätzlichen Angaben)

Vorgang angelegt Vorgang geändert*  Vorgang archiviert Vorgang gelöscht Kategorie geändert Kategorie geändert auf Priorität geändert Priorität geändert auf Status geändert Status geändert auf Bereich geändert Bereich geändert auf Sachverhalt geändert Sachverhalt geändert auf Formularfeld geändert Formularfeld geändert auf Stellungnahme angefordert Stellungnahme geht ein Aufgabe angelegt Antwortschreiben (E-Mail) verschickt

Priorität setzen Kategorie setzen Kategorie ergänzen Status setzen Sachverhalt setzen Sachverhalt ergänzen Formularfeld setzen Vorgang verschieben Vorgang archivieren Vorgang endgültig löschen Stellungnahme anfordern Aufgabe anlegen Bearbeitungsvermerk im Logbuch hinterlegen Antwortschreiben (E-Mail) verschicken E-Mail-Benachrichtigung verschicken

* Betrifft Änderungen im Reiter „Stammdaten“ eines Vorgangs; kann auch indirekt durch Änderungen im Formular ausgelöst werden, etwa bei Sonderfeldern wie Bereiche oder Kategorien

Hinweis1: Bei allen Auslösern mit der Form „… geändert auf“ ist zusätzlich die Angabe des konkreten Werts erforderlich, auf den z. B. ein Bereich oder eine Kategorie geändert wurde.
Bei Auslösern, die sich auf Formularfelder beziehen, muss zudem das entsprechende Feld ausgewählt werden, da sonst keine eindeutige Prüfung möglich ist.

Hinweis 2: Bei allen Aktionen der Art „… setzen“ ist zusätzlich der Zielwert anzugeben – etwa die Kategorie, der Status oder die Priorität, auf den bzw. die gesetzt werden soll.

Erweiterte Eingaben bei bestimmten Aktionen

Bei Antwortschreiben, E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben und Stellungnahmen müssen weiterführende Angaben gemacht werden. Für diese Eingaben lässt sich über eine Schaltfläche ein zusätzliches Fenster öffnen. Die dort eingegebenen Informationen werden anschließend automatisch in die Bedingung übernommen.

Hinweis: Wie bei Auslösern mit Formularfeldern muss auch bei diesen Aktionen das relevante Feld sowie der gewünschte Wert definiert werden.

Flexible Kombination von Bedingungen

Es können beliebig viele Auslöser und Aktionen definiert und kombiniert werden:

• Dabei ist eine Verknüpfung mit UND oder ODER möglich.
• Die Regeln können so eingestellt werden, dass entweder alle Bedingungen erfüllt sein müssen oder mindestens eine Bedingung zutreffen muss.

Zeitpunkt der Ausführung

Die Bedingungen werden immer serverseitig nach dem Speichern eines Vorgangs geprüft. Änderungen, die nur im Benutzerinterface (z. B. Auswahl eines Bereichs) erfolgen, ohne dass der Vorgang gespeichert wird, lösen keine Aktionen aus. Folgende Ereignisse lösen die Prüfung der Bedingungen aus:

• Ein Vorgang wird neu erstellt
• Ein Vorgang wird geändert, gespeichert, archiviert oder gelöscht
• Eine Stellungnahme wurde angefordert
• Eine Antwort auf eine Stellungnahme geht ein
• Eine Aufgabe wird angelegt
• Ein Antwortschreiben wird verschickt
• Das Formular wird nachträglich geändert

Ablauf und Ausführung im Backend

• Der jeweilige Auslöser, zum Beispiel "Vorgang geändert", wird vollständig abgeschlossen. Die Daten werden gespeichert und historisiert. Erst danach werden die zugehörigen Bedingungen geprüft und ausgeführt.

• Die Bedingungen sind als Kaskade aufgebaut:

  • Das bedeutet, dass eine Änderung durch eine Bedingung weitere Bedingungen auslösen kann.

  • Die Bedingungen sind jedoch nicht rekursiv. Es findet keine erneute Ausführung aller Bedingungen von Beginn an statt.

  • Dadurch wird verhindert, dass Endlosschleifen entstehen.

• Über das Vorgangs-Logbuch lassen sich alle Änderungen nachvollziehen.

Hinweis: Die Bedingungen erzeugen im Logbuch des Vorgangs eigene Einträge “Bedingungen wurden automatisch ausgeführt”.

🕮 Beispielhafte Wirkung der Reihenfolge

1. Wenn Vorgang angelegt - Dann verschicke ein Antwortschreiben
2. Wenn Antwortschreiben verschickt - Dann ändere den Bereich des Vorgangs auf X
3. Wenn Bereich geändert auf X - Dann ergänze den Sachverhalt mit “Bereich geändert”
4. Wenn Antwortschreiben verschickt - Dann setze das Feld “Antwortschreiben verschickt” auf “erledigt”
5. Wenn Vorgang angelegt - Dann setze die Kategorie auf Y

Alle fünf Bedingungen würden nun durch eine Aktion des Benutzers/Administrators, beim Anlegen des Vorgangs, Administratoransicht, Mitarbeiteransicht ausgelöst. Der Vorgang hat dann direkt nach dem Anlegen:

• Ein Antwortschreiben
• Den Bereich X
• Den Sachverhalt mit “Bereich geändert” ergänzt
• Das Feld “Antwortschreiben verschickt” auf “erledigt” gesetzt.
• Die Kategorie ist auf Y gesetzt.

Bei geänderter Reihenfolge ergibt sich ein ganz anderes Ergebnis:

1. Wenn Antwortschreiben verschickt - Dann ändere den Bereich des Vorgangs auf X
2. Wenn Antwortschreiben verschickt - Dann setze das Feld “Antwortschreiben verschickt” auf “erledigt”
3. Wenn Vorgang angelegt - Dann verschicke ein Antwortschreiben
4. Wenn Vorgang angelegt - Dann setze die Kategorie auf Y
5. Wenn Bereich geändert auf X - Dann ergänze den Sachverhalt mit “Bereich geändert”

Der Vorgang hat dann hier direkt nach dem Anlegen:

• Ein Antwortschreiben
• Die Kategorie ist auf Y gesetzt.

Protokollierung automatischer Bedingungen im Vorgangslog

Bei der Bearbeitung des Vorgangs kann der Admin bzw. Verantwortliche die aktuell gültigen Bedingungen im Reiter "Logbuch" einsehen oder über die Schaltfläche Beindgungen & Aktionen in der Vorgangsübersicht darauf zugreifen.