Zielgruppen festlegen

Ein Terminserie kann bestimmten Portalen, aber auch Mitarbeiter- und/oder Verteilergruppen zugewiesen werden. Enthaltene Termine der Terminserie lassen sich dahingehend beschränken, dass sie nicht für alle Mitarbeiter im Kalender auf der Startseite sichtbar sind. Nur die Mitarbeiter der gewählten Gruppen sehen die Termine dann im Veranstaltungskalender oder der Terminliste im Bereich „Mein qualido“.

Tipp: In unserem Beispiel wurde eine Terminserie für einen Aktualisierungs-Pflichtnachweis gemäß Strahlenschutzverordnung erstellt. Bei Überschreitung der Auffrischungsfrist wird die Fachkunde verfallen. Deswegen haben wir als Auffrischungsintervall alle 60 Monate vorkonfiguriert. Die Kurse müssen jedoch mit einigen Monaten Vorlauf gebucht werden. Folglich beträgt die Vorwarnzeit für eine Fachkundenauffrischung 90 Tage.

Die Felderkonfiguration der Zielgruppen

Pflichtveranstaltung für Ziel-Gruppen: Pflichtveranstaltungen sind Veranstaltungen, an denen alle Mitarbeiter der gewählten Zielgruppe(n) teilnehmen müssen (z.B. gesetzlich oder intern vorgeschriebene Teilnahmeverpflichtung für bestimmte Mitarbeitergruppen). Beispiele für Pflichtveranstaltungen im Krankenhausbereich sind z. B. die "Gefahrstoffschulung", "Brandschutzunterweisung", "Strahlenschutzunterweisung". Im Rettungsdienst wären dies z. B. die „Blaulichtbelehrung“ oder die „Frühdefi-Rezertifizierung“.

Hinweis: Pflichtveranstaltungen bleiben für Mitarbeiter solange als "offene Pflichtveranstaltung" bestehen, bis eine Teilnahme dokumentiert wird.

Auffrischintervall für Teilnahmepflicht: Pflichtveranstaltungen müssen u. U. sogar in bestimmten Intervallen aufgefrischt werden. Es lässt sich daher beim Anlegen einer Pflichtveranstaltung neben der Gruppenzuweisung auch ein individuelles Auffrischungsintervall in Monaten, Kalenderjährlich oder Kalenderhalbjährlich definieren.

• Kalenderhalbjährlich: Bedeutet zwei Phasen in einem Jahr von Januar bis Juni und Juli bis Dezember. Alle zugewiesenen Mitarbeiter müssen die jeweilige Veranstaltung mindestens einmal im Halbjahr (01.01.- 30.06. und 01.07.-31.12.) besuchen. Im nächsten Halbjahr beginnt die Teilnahmepflicht erneut und die Veranstaltung ist wieder für alle zugewiesenen Mitarbeiter „offen“.
• Kalenderjährlich: Bedeutet, dass jeder zugewiesene Mitarbeiter die jeweilige Veranstaltung mindestens einmal im Jahr besuchen muss. Ab dem 01.01. eines neuen Jahres, beginnt die Teilnahmepflicht erneut und die Veranstaltung ist wieder für alle zugewiesenen Mitarbeiter „offen“.
• Tage Vorwarnzeit: Die Auffrischungskurse müssen meist mit einigen Monaten Vorlauf gebucht werden, weshalb Sie hier einen Vorwarntermin für wiederkehrende Pflichtveranstaltungen festlegen können.

Hinweis: Liegt die letzte im System dokumentierte Teilnahme eines Mitarbeiters länger zurück als das hinterlegte Auffrischungsintervall, so wird der Mitarbeiter erneut auf die dann wieder "offene Pflichtveranstaltung" hingewiesen!

E-Mailbenachrichtigung: Zielgruppen können darüber hinaus durch Aktivierung der entsprechenden Option über einen neuen Termin per E-Mail informiert werden. 

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass E-Mail Benachrichtigungen nur verschickt werden, wenn das Datum sowie die Uhrzeit des Termins in der Zukunft liegen. Wird ein Termin angelegt, der bereits stattfindet bzw. stattgefunden hat, erfolgt kein E-Mail Versand!

Vererbung: Termine können auch in Subportalen zur Verfügung gestellt werden. Standardeinstellung ist "nicht vererben".

Tipp: Nachdem Sie Zielgruppen zur neuen Terminserie hinzugefügt haben, klicken Sie auf Anlegen, um die Planung der einzelnen Termine zu bearbeiten.