Standorte

Im Rahmen eines effizienten und rechtssicheren Gerätemanagements ist die Erfassung und Pflege von Standorten unerlässlich. Standorte helfen dabei, Einzelgeräte eindeutig zu verorten, ihre Nutzung nachzuvollziehen, Wartungszyklen zu koordinieren und die gesetzlich geforderte Dokumentation – etwa im Rahmen der Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) – sicherzustellen.

Einzelgeräte und ihre Standorte im qualido manager© erfassen

Bevor Sie Einzelgeräten ihre Standorte zuweisen können, müssen diese zunächst im System erfasst werden. Als Standort kann beispielsweise dienen:

• Raumbezeichnungen / Raumnummern (z.B. "Intensivstation 3.3")
• Stationsbezeichnungen (z.B. "Notaufnahme", "OP-Saal 2")
• Amtliche Kennzeichen von Fahrzeugen (z.B. "RO RK-123" für einen Rettungswagen)

Standorte werden in einer übersichtlichen Baumstruktur angelegt, die die Organisation hierarchisch abbildet, zum Beispiel:

• Einrichtung → Gebäude → Station → Raum
• Betreiber → Standort → Bereich → Einsatzort

Beispiel einer Standortstruktur: 

Klinik Süd
├── Gebäude A
│   ├── Intensivstation 3.3
│   └── OP 2
└── Gebäude B
    └── Radiologie

Tipp: Innerhalb dieser Struktur können Standorte mittels Drag & Drop flexibel verschoben werden, um auf organisatorische Änderungen wie Umzüge oder Umbauten zu reagieren.

Schaltflächen in der Werkzeugleiste

Standort anlegen: Über die Schaltfläche "Standort anlegen" erstellen Sie einen neuen Standort. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein, wie "Pflegestation 2.1" oder "RTW RK-458".

Umbenennen: Mit der Funktion "Umbenennen" können Sie bestehende Standortbezeichnungen anpassen, beispielsweise bei Umstrukturierungen.

Löschen: Die Schaltfläche "Löschen" entfernt nicht mehr benötigte Standorte. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass dem Standort keine Geräte mehr zugeordnet sind.

Betreiberanschrift hinterlegen:   Zusätzlich können Sie an dieser Stelle die Betreiberanschrift sowie den Namen und die Kontaktdaten des Medizinproduktverantwortlichen und des Sicherheitsbeauftragten hinterlegen. Diese Informationen werden verwendet für:

• Automatische Erstellung von Gerätebüchern
• BfArM-Formblätter bei Vorkommnismeldungen
• Behördliche und interne Dokumentation

Hinweis: Die Betreiberanschrift ist die offizielle Adresse der Einrichtung oder Organisation, die für den ordnungsgemäßen, sicheren und rechtskonformen Betrieb eines Medizinprodukts verantwortlich ist.

Tipp: Eine strukturierte Standortverwaltung ist für medizinische Einrichtungen unerlässlich. Sie schafft Transparenz, ermöglicht effiziente Verwaltungsprozesse und unterstützt die rechtssichere Betriebsführung. Mit den bereitgestellten Funktionen können Sie diese Struktur jederzeit aktuell halten.

Warum sind Standorte im Gerätemanagement wichtig?

Standorte beschreiben physische oder geografische Orte, an denen Geräte betrieben, gelagert oder eingesetzt werden – etwa ein Klinikgebäude, ein Laborstandort oder eine Pflegeeinrichtung. Sie bilden die Grundlage für die logistische Organisation und eindeutige Verortung von Geräten im System. Bereiche hingegen bezeichnen die organisatorischen Einheiten innerhalb eines Standorts und richten sich nach dem funktionalen Nutzungskontext des jeweiligen Geräts – etwa eine Intensivstation, ein OP-Saal oder eine Aufbereitungseinheit.

Beispiele aus verschiedenen Einrichtungen

Kliniken

• Standorte: Zentrale Klinik, Chirurgisches Zentrum, Reha-Klinik
• Bereiche: OP 1, Notaufnahme, Intensivstation, Radiologie

Labore

• Standorte: Labor München, Labor Hamburg
• Bereiche: Mikrobiologie, Hämatologie, Probenannahme

Leitstellen

• Standorte: Leitstelle Augsburg, Backup-Leitstelle
• Bereiche: Notrufbearbeitung, Einsatzdisposition, Technikräume

Pflegeeinrichtungen

• Standorte: Seniorenheim West, Tagespflege Ost
• Bereiche: Wohnbereich 1, Demenzstation, Therapieraum

Praxen

• Standorte: Hauptpraxis Innenstadt, Zweigpraxis Land
• Bereiche: Behandlungsraum, Wartezimmer, Diagnostik

Rettungsdienste

• Standorte: Wache Nord, Wache Süd
• Bereiche: RTW-Team A, Notarzteinsatzfahrzeug, Hygienebereich

Geräteverleih

• Standorte: Lagerstandort Berlin, Lager Nordbayern
• Bereiche: Gerätausgabe, Rücknahme, Desinfektion, Wartung

Tipp: Die klare Trennung zwischen Standort (wo befindet sich das Gerät physisch?) und Bereich (wofür wird das Gerät genutzt?) ermöglicht eine strukturierte Geräteverwaltung, unterstützt die Zuständigkeitsregelung und schafft Transparenz bei: der Wartungs- und Prüfplanung; der Rückverfolgbarkeit im Ereignisfall; der Bestandsauswertung nach Nutzungseinheiten und der zielgerichteten Zuweisung von Verantwortlichkeiten.