Dokumente / Kenntnisnahme

Auf der Startseite in der Aufgabenliste sowie auf der Übersichtsseite von "Mein qualido" erhalten Sie einen schnellen Überblick über die für Ihre Tätigkeit relevanten Dokumente. Hier werden sowohl die Anzahl der noch zu bestätigenden kenntnisnahmepflichtigen Dokumente als auch die Anzahl der Workflowdokumente angezeigt, die zur Bearbeitung, Prüfung oder Freigabe anstehen. Durch einen Klick auf den Link in der To-do-Liste oder die Schaltfläche „Zur Kenntnisnahme“ gelangen Sie direkt zu Ihrer persönlichen Dokumentenlisten.

Die Infografik zeigt, dass unter dem Reiter „Kenntnisnahme“ alle Dokumente in einer Liste aufgeführt werden, die Sie aufgrund Ihrer Gruppenzugehörigkeit betreffen und die Sie zur Kenntnis nehmen müssen

Hier können Sie unter anderem neue Dokumente einsehen, die für Ihre Berufsgruppe veröffentlicht wurden, Einarbeitungsdokumente für Ihre Gruppe aufrufen oder Ihre persönlichen Favoriten abrufen. Wenn es Dokumente gibt, die Sie im Rahmen eines Workflows prüfen oder freigeben müssen, erscheint eine zusätzliche Schaltfläche „Workflowdokumente“, die Sie zum entsprechenden Reiter führen, um diese Dokumente zu bearbeiten.

Reiter "Kenntnisnahme"

Unter dem Reiter "Kenntnisnahme" werden in einer Liste alle Dokumente aufgeführt, die Sie persönlich aufgrund Ihrer Gruppenzugehörigkeit betreffen und Sie zum Kenntnis nehmen müssen (und zwar unabhängig davon in welchem Portal Sie sich gerade angemeldet haben).

Wenn Sie ein Dokument aus dieser Liste öffnen, so erscheint im Dokumentenfenster der Button Kenntnisnahme bestätigen.
Mit einem Klick auf diesen Button werden in der Datenbank der Zeitpunkt der Kenntnisnahme sowie Ihre Mitarbeiter-ID und die Dokumenten-ID samt Revisionsstand gespeichert.
Hierdurch können Sie den Erhalt von Informationen nachvollziehbar quittieren.
Nach erfolgter Bestätigung verschwindet das bestätigte Dokument aus der Liste.

Tipp: Alternativ können Sie die Kenntnisnahme von Dokumenten auch gesammelt bestätigen, indem Sie ein oder mehrere Dokumente mit der Checkbox in der ersten Spalte markieren und dann den Button in der Werkzeugleiste klicken. Des Weiteren steht die Bestätigungsfunktion auch via Rechtsklick im Kontextmenü zur Verfügung.

Hinweis: Die Dokumente, die nach einem bestimmten Zeitraum erneut zur Kenntnis genommen werden sollen (auch wenn sich deren Inhalt nicht verändert hat), werden in dieser Liste wieder angezeigt und sollen neu zur Kenntnis genommen werden. (Dies war bisher z.B. über die Erhöhung der Revisionsnummer möglich).

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