Geräteausleihe

Die Geräteausleihe-Funktion ermöglicht es Mitarbeitern, benötigte Geräte unkompliziert und schnell zu reservieren, während Verleiher ohne zusätzliche Administrationsrechte den kompletten Überblick behalten und bei Bedarf Genehmigungsprozesse steuern können. Dieses ausgewogene System fördert die effiziente Nutzung der Unternehmensressourcen bei gleichzeitiger Minimierung des Verwaltungsaufwands.

Infografik zur Geräteausleihe-Funktion: Visualisierung des Reservierungsprozesses, bei dem Mitarbeiter Geräte einfach buchen können, während Verleiher den vollen Überblick behalten und Genehmigungsprozesse steuern.

Hinweis: Wenn Ihr Administrator die Geräteausleihe-Funktion aktiviert hat, können Sie auf die entsprechenden Reiter zugreifen oder diese über die Menübaum-Navigation einblenden lassen. In dem betreffenden Reiter finden Sie eine Liste aller verfügbaren Gerätetypen.

Anfrage für ein Gerät erstellen

So leihen Sie ein Gerät aus:

  • Wählen Sie zunächst den gewünschten Gerätetyp aus der Liste aus [1].
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Gerät ausleihen in der oberen Werkzeugleiste oder doppelklicken Sie auf den Gerätetyp.

Nach dem Anklicken öffnet sich die bekannte Kalenderansicht [2] aus den Ressourcenbuchungen, in der alle ausleihbaren Geräte angezeigt werden:

  • Neben jedem Einzelgerät steht ein Info-Icon links.
  • Beim Anklicken öffnet sich ein Infofenster mit allen relevanten Daten zum Einzelgerät:
    • Gerät: Eindeutige Herstellerkennung (Seriennummer / ID) mit Standort
    • Genehmingungspflicht: ja oder nein
    • Der Name des Verantwortlichen / Genehmigungsverleihers
    • Kommentar: Weitere Details zum Gerät

Wählen Sie das gewünschte Einzelgerät aus der angezeigten Liste und beantragen Sie die Reservierung:

  • Klicken Sie auf den gewünschten Zeitpunkt oder ziehen Sie mit gedrückter Maustaste einen Zeitraum auf.
  • Im sich öffnenden Reservierungsdialogfenster fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu:
    • Anfragende Person: Ihr Benutzername wird automatisch übernommen. Sie können jedoch auch die Reservierung für eine andere Person beantragen.
    • Zweck der Ausleihe: Geben Sie eine kurze Beschreibung des Verwendungszwecks ein.
    • Verleihintervall: Wählen Sie Start- und Enddatum sowie die Uhrzeit.
    • Gerät: Der Gerätetyp ist bereits vorausgewählt, Sie können jedoch auch ein anderes Gerät auswählen.
    • Kommentar: Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzu.

Automatische Verfügbarkeitsprüfung

Nach dem Speichern prüft das System automatisch die Verfügbarkeit des Geräts im angegebenen Zeitraum: 

Nicht genehmigungspflichtige Geräte: Die Reservierung wird sofort bestätigt und erscheint in der Kalenderansicht.

Genehmigungspflichtige Geräte: Sie erhalten zunächst einen Hinweis auf die Genehmigungspflicht. Nach der Antragsbestätigung wird die Anfrage an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet.

Abholung und Rückgabe des Geräts

Nach einer erfolgreichen Reservierung können Sie das Gerät zum vereinbarten Zeitpunkt abholen. Bei der Abholung kann der Verleihverantwortliche eine Übergabebestätigung im System dokumentieren. Nach Ablauf des Verleihzeitraums geben Sie das Gerät zurück. Der Verantwortliche hat die Möglichkeit, eine Geräterückgabeprüfung durchzuführen. Diese umfasst:

  • Überprüfung auf Beschädigungen
  • Kontrolle der Vollständigkeit einschließlich aller Zubehörteile
  • Funktionsprüfung des Geräts
  • Dokumentation eventueller Auffälligkeiten

Hinweis: Für Gerätebeauftragte oder -verantwortliche wird dieser Vorgang unter dem Reiter „Maßnahmen / Prüfungen“ erfasst, und die gesamte Geräteverleih-Historie wird automatisch im Gerätebuch (unter dem Kapitel „Logbuch“) gespeichert.

Geräteanfragen: Genehmigungsprozess und Buchungsübersicht

Nachdem eine Anfrage für ein genehmigungspflichtiges Gerät eingegangen ist, durchläuft sie den Genehmigungsprozess. Die Anfrage wird in der To-do-Liste des Genehmigers angezeigt, der über einen Klick zur Ansicht "Geräteanfragen“ gelangt.

Der Screenshot zeigt die Anwendungsoberfläche des Qualido Managers. Auf der linken Seite ist die "Anfragen-Freigabe"-Übersicht zu sehen, die einen Überblick über alle eingehenden Geräteanfragen bietet. Auf der rechten Seite sind zwei Elemente dargestellt: oben der Ablehnungsdialog, in dem Gründe für die Ablehnung einer Anfrage eingegeben werden können, und darunter ein Screenshot aus dem Logbuch eines Geräts, das die Ausleihhistorie mit vergangenen Nutzern, Zeiträumen und Status dokumentiert.

Der Genehmiger hat folgende Optionen:

  • Genehmigen: Die Anfrage wird bestätigt und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung zur Abholung des Geräts.
  • Ablehnen: Die Anfrage wird abgelehnt, inklusive einer Begründung (z. B. Gerät nicht verfügbar, Zeitraum ungünstig, etc.).
  • Im Kalender anzeigen: Mit dieser Schaltfläche können die Gerätebuchungsanfragen im Kalender angezeigt werden.

Hinweis: Die Schaltflächen in der Werkzeugleiste oben werden erst aktiv, nachdem ein Eintrag aus der Liste ausgewählt wurde.

Tipp: Genehmiger ohne Administratorrechte können die Geräteanfragen auch über die Schaltfläche Geräteanfragen freigeben in der „Geräteausleihe“-Ansicht erreichen.

Die Buchungsübersicht der Geräteanfragen bietet den Verleihgenehmigern einen umfassenden Überblick über alle Geräteausleihen. In dieser Übersicht sind sämtliche zugewiesenen Buchungen mit den relevanten Informationen aufgelistet. Die Übersicht umfasst die folgenden Elemente:

  • Gerät: Gerätename und Seriennummer-ID zur schnellen Identifikation
  • Anfragender: Name des Ausleihenden
  • Aktueller Status: Status der Buchung (angefragt, freigegeben, abgelehnt)
  • Ausleihzeitraum: Start- und Enddatum

Tipp: Wie gewohnt können Sie weitere Spalten in der Liste wie z.B. Zweck oder Kommentar ein- und ausblenden.

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