Mitarbeiterdaten DSGVO Löschen


Dieses Kapitel beschreibt das administrative Verfahren zur rechtskonformen Bearbeitung von Löschanfragen sowie die datenschutzgerechte Entfernung von personenbezogenen Benutzerdaten innerhalb der Mitarbeiterverwaltung des qualido managers.

Screenshot der Mitarbeiterverwaltung mit der Werkzeugleiste, in der die Schaltfläche DSGVO Löschen hervorgehoben ist. Die Werkzeugleiste zeigt die Buttons Mitarbeiter anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren und DSGVO Löschen. Darunter die Mitarbeiterliste mit den Spalten Status, Nachname, Vorname, Email und Gruppen.

Berechtigung & Funktionsbeschreibung

Administratoren mit der spezifischen Berechtigung "Verantwortlicher gem. DSGVO" sind autorisiert, personenbezogene Daten rechtskonform aus dem System zu entfernen. Der Prozess wird in der Listenansicht entweder über die obere Werkzeugleiste oder per Rechtsklick auf den Datensatz über die Schaltfläche DSGVO löschen initiiert. Nach der Aktivierung öffnet sich das dedizierte Auswahlfenster mit den gesetzlich verankerten Löschmethoden.

Übersicht der Löschmethoden

Methode 1: Stammdaten löschen / Verarbeitung einschränken (Art. 18 DSGVO)

Diese Methode bewirkt, dass sämtliche Stammdaten, persönlichen Daten und Kontaktdaten des Mitarbeiters aus der Datenbank unwiderruflich gelöscht werden.

  • Erhaltene Daten: Name und Vorname sowie personenbezogene Verläufe wie z. B. Dokumentenkenntnisnahmen, Einweisungen, Teilnahmen und Qualifikationen.
  • QM- & Systemkontext: Diese Daten bleiben vorerst in der Datenbank gespeichert. Sie dienen Dokumentationszwecken und können bei Bedarf von dazu berechtigten Administratoren eingesehen werden.

Methode 2: Alle Daten unwiderruflich löschen (Art. 17 DSGVO)

Diese Methode geht über die reine Einschränkung hinaus und zielt auf die vollständige Bereinigung der Datenbank ab. Sämtliche Daten des Mitarbeiters werden komplett und unwiderruflich gelöscht.

  • Gelöschte Daten: Dies gilt auch für alle personenbezogenen Verläufe wie z. B. Dokumentenkenntnisnahmen, Einweisungen, Teilnahmen und Qualifikationen.
  • Erhaltene Daten: Lediglich Nach- und Vorname des Mitarbeiters bleiben in der Datenbank erhalten.

Wichtiger Systemhintergrund: Der Name des ehemaligen Mitarbeiters wird weiterhin benötigt, falls dieser unter anderem Dokumente geprüft oder freigegeben hat. Ohne diese Restdaten würden bestehende Dokumente im System ihre formelle Gültigkeit verlieren oder Systemfehler erzeugen (z. B. Anzeige "Freigegeben von undefined").

Wichtiger Hinweis: Diese Operation lässt sich nicht rückgängig machen! Bitte beachten Sie, dass es möglicherweise andere (höherrangige) Rechte und Gründe geben kann, dem „Antrag auf Vergessenwerden“ nicht stattzugeben. Die Verantwortung, hierüber zu entscheiden, obliegt der verantwortlichen Stelle im Unternehmen.

🌟 ISO 9001:2026 Konformitätshinweis
Das Verfahren stellt die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorgaben (DSGVO) bei gleichzeitiger Wahrung der Lenkung von dokumentierten Informationen (Kapitel 7.5) sicher. Methode 1 unterstützt den Nachweis der Kompetenz und Schulungshistorie (Kapitel 7.2) für vergangene Audit-Zeiträume, während Methode 2 Systemfehler und Integritätsverluste bei gelenkten Dokumenten aktiv verhindert.

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