Rechteverwaltung und Administrationsstufen

Je nach lizenzierten Modulen können Super- und Portaladministratoren hier Mitarbeitern Administrationsrechte für bestimmte Verwaltungsbereiche (z. B. Dokumenten- oder Terminverwaltung) zuweisen. Voraussetzung: Um Rechte vergeben zu können, muss der Mitarbeiter im System angelegt sein. Sobald Sie den Datensatz aufrufen, werden im Fenster "Mitarbeiterdaten bearbeiten“ die Reiter "Rechte", "Qualifikationen" und "Handzeichen & Dateien" aktiv.

Hinweis: Rechtezuweisungen können ausschließlich durch Super- oder Portaladministratoren durchgeführt werden.

Administrationsstufen

Superadministrator: Die höchste Stufe im System. Superadministratoren besitzen automatisch alle Rechte in allen Subportalen und Gruppen. Sie können auch Dokumente oder Menüordner mit Administrationsbeschränkung oder Leseberechtigung einsehen, bearbeiten und löschen. Diesen Status sowie das Recht zur Systemkonfiguration können nur andere Superadministratoren vergeben.

Portaladministrator: Verfügt innerhalb eines oder mehrerer Subportale über nahezu alle Rechte für alle Gruppen. Sie dürfen Rechte innerhalb ihres zugewiesenen Portals vergeben. Zudem lässt sich festlegen, ob diese Rechte auch in nachgeordneten Subportalen gelten (Rechtevererbung) oder nur im aktuellen Portal.

Administrator: Besitzt gezielte, einzeln zugewiesene Rechte in den jeweils zugeordneten Portalen.

Der Verantwortliche hat innerhalb eines Portals die Zuständigkeit für einen begrenzten Bereich (oder Bereiche).

Verantwortlicher gem. DSGVO: Eine Sonderrolle, die ausschließlich von Superadministratoren zugewiesen werden kann. Dieses Recht erlaubt es, personenbezogene Daten unwiderruflich und dauerhaft zu löschen. Für diese Rolle steht in der Mitarbeiterverwaltung des jeweiligen Portals eine Liste aller „Anträge auf Vergessenwerden“ zur Verfügung. Der Verantwortliche ist innerhalb eines Portals für einen begrenzten Bereich zuständig.

Auswertungsberechtigter (Globale Auswertungen): Berechtigt zur Erstellung statistischer Analysen über Vorgangsarten sowie zum Abonnement des monatlichen E-Mail-Reports (kompakte Übersicht zu Kenntnisnahmen, Fortbildungen und Geräteeinweisungen via Fortschrittsbalken und Ampelfarben).

Rechte zuweisen

Die gesamte Rechteverwaltung im qualido manager ist auf eine einfache und übersichtliche Bedienung ausgelegt. Eine wesentliche Funktion: Änderungen werden nicht sofort wirksam, sondern erst nach dem Speichern angewendet. Sie können den Vorgang jederzeit abbrechen, um den ursprünglichen Zustand beizubehalten. Zudem werden nun auch "fremde" Rechte aus nicht selbst verwaltbaren Portalen angezeigt. Verantwortlichkeiten können entzogen, jedoch nicht eigenständig vergeben werden.

Annotierte Infografik zur Rechteverwaltung im qualido manager: Links unten eine Vorschau der Administrationsoberfläche auf einem Laptop mit dem Label Rechte zuweisen. Rechts oben der Dialog Mitarbeiterdaten bearbeiten für Test Markus (ID 165) mit aktivem Tab Rechte. Die Werkzeugleiste zeigt die Buttons Rechte zuweisen, Rechte entziehen, Alle Rechte entziehen, Rechte anzeigen, Portale, Gruppen, sonstige Beschränkungen und Zurücksetzen. Darunter die Rechteliste mit den Spalten Recht, zugewiesen in Portal(en), Gruppenbeschränkung in Portal(en) und sonstige Beschränkung in Portal(en). Die Rechte sind nach Modulen gruppiert: Übergeordnete Rechte (Portaladministrator, Verantwortlicher gem. DSGVO), Kernfunktionen (Mitarbeiter verwalten, Gruppen verwalten, Meldungen verwalten, Links verwalten, Menübaum verwalten, Qualifikation verwalten, Flowcharts verwalten, FAQ verwalten, Services verwalten, Bilderservice verwalten, Schwarzes Brett verwalten, Adressbuch verwalten, diverse Auswertungsrechte) und Dokumentenmanagement. Zugewiesene Rechte werden grün, nicht zugewiesene rot markiert. Ein Kontextmenü zeigt die Optionen Recht zuweisen, Recht entziehen, Portalzuweisung bearbeiten und Gruppenbeschränkung bearbeiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie den Reiter "Rechte". Wenn der Mitarbeiter noch keine Administrationsrechte besitzt, erscheint ein entsprechender Hinweis.
  2. Klicken Sie im Dialogfenster auf die Schaltfläche Rechte zuweisen.
  3. Wählen Sie die gewünschten Verwaltungsrechte aus der Liste (z. B. Mitarbeiter verwalten für die Pflege von Stammdaten sowie Portal- und Gruppenzuweisungen).
    1. Mehrere Rechte am Stück markieren: Klicken Sie auf das erste Recht, halten Sie ⇧Umschalt-Taste⇧ (Shift) gedrückt und klicken Sie auf das letzte Recht.
    2. Einzelne Rechte verstreut markieren: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie die gewünschten Einträge nacheinander mit der linken Maustaste aus.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Recht/e zuweisen (entweder in der Werkzeugleiste oder via Rechtsklick im Kontextmenü).
  5. Die zuvor roten Symbole der ausgewählten Rechte wechseln zu grün und sind dem aktuellen Portal vorläufig zugewiesen.

Tipp: Ähnlich können Sie Rechte entziehen, Portalzuweisungen bearbeiten oder Beschränkungen konfigurieren.

Wichtig: Die Anpassungen werden erst final übernommen, wenn Sie die Konfiguration unten rechts über die Schaltfläche Speichern abschließen.

Schaltflächen in der Werkzeugleiste

Alle nachfolgenden Funktionen lassen sich auch direkt per Rechtsklick über das Kontextmenü aufrufen.
Rechte zuweisen: Aktiviert die Vergabe einzelner oder mehrerer ausgewählter Rechte.
Recht entziehen: Entzieht die markierten Rechte.
Alle Rechte entziehen: Entfernt sämtliche Administrationsrechte und Verantwortlichkeiten in allen verwalteten Portalen.
Rechte anzeigen: Öffnet eine Übersicht aller Administrationsrechte des Mitarbeiters (aufgeteilt nach Modul, Recht und Portalen).
Portale: Weist einem bereits gewählten Recht weitere Portale zu.
Gruppen: Beschränkt zugewiesene Rechte auf bestimmte Mitarbeiter- oder Verteilergruppen.
Sonstige Beschränkungen: Erlaubt die Eingrenzung von Rechten auf bestimmte Ordner, Gerätebereiche oder Organisationseinheiten (Details siehe unten).
Zurücksetzen: Verwirft alle Änderungen seit dem letzten Speichervorgang und stellt den vorherigen Zustand wieder her.

Hinweis zur Enterprise Edition: Die Spalte Zugewiesene Portale zeigt an, für welche Portale das jeweilige Recht aktiv ist.

Erweiterte Konfiguration: Portale und Beschränkungen

Portale

Benötigt ein Administrator Rechte in mehreren Subportalen, müssen diese für jedes Portal explizit zugewiesen werden:

Dialog Rechteverwaltung Subportalauswahl: Das Fenster Verfügbare Subportale für gewähltes Recht zeigt eine Baumstruktur mit dem Hauptportal (Handbuchportal / main) und den Unterportalen (Bezirksverband Musterbezirk 1 / sub1 und Kreisverband Benjamindorf / sub1-a) mit Checkboxen zur Mehrfachauswahl. Unten die Buttons Zuweisung beenden und Abbrechen. Im Hintergrund ist die Rechteliste mit dem markierten Recht sichtbar.

  • Dies bietet einen erhöhten Schutz beim nachträglichen Anlegen neuer Portale.
  • Es wird systemseitig sichergestellt, dass ein Administrator nicht unbeabsichtigt Rechte in einem neuen Portal erhält.

Hinweis: Nachdem Sie die Administrationsrechte vergeben haben, vergessen Sie bitte nicht die Bearbeitung über die Schaltfläche Zuweisung beenden abzuschließen!

Beschränkung auf Gruppen

Sie können Rechte gezielt auf bestimmte Mitarbeiter- oder Verteilergruppen beschränken:

Dialog Rechteverwaltung Gruppen-Beschränkung: Das Fenster Beschränkung auf gewählte Gruppen zeigt eine hierarchische Baumstruktur der Mitarbeitergruppen mit Checkboxen (z. B. Handbuchportal (main), Alle Mitarbeiter, Alle Stationsleitungen, Handbuch Tester, Hilfeleistungssystem Einsatzkräfte, diverse Klinik- und Pflegeheim-Gruppen). Ausgewählte Gruppen sind orange markiert. Unten die Buttons Zuweisung beenden und Abbrechen.

  1. Wählen Sie das gewünschte Recht aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppen.
  3. Wählen Sie im folgenden Fenster die gewünschten Mitarbeitergruppen aus.
  4. Nachdem Sie die Administrationsrechte vergeben haben, vergessen Sie bitte nicht die Bearbeitung über die Schaltfläche Zuweisung beenden abzuschließen.

Auswirkung: Inhalte können vom Administrator nur noch für diese spezifischen Gruppen veröffentlicht und bearbeitet werden.

Sonstige Beschränkungen

Rechte lassen sich zudem auf technische oder organisatorische Bereiche eingrenzen:

Dialog Rechteverwaltung Gerätebereiche-Beschränkung: Das Fenster Beschränkung auf gewählte Gerätebereiche zeigt eine Liste der verfügbaren Gerätebereiche mit Checkboxen (z. B. Rettungswache Musterstadt-Nord, Rettungswache Musterstadt-Ost, Rettungswache Musterstadt-Süd ausgewählt und orange markiert, Rettungswache Musterstadt-West, Standort 1 und Standort 2 nicht ausgewählt). Unten die Buttons Zuweisung beenden und Abbrechen.

  • Ordner: Betrifft die Rechte Menübaum verwalten und Dokumente verwalten.
  • Gerätebereiche: Betrifft die Rechte Geräte verwalten und Auswertung-Geräteeinweisung. Das Recht greift dann ausschließlich in den definierten Bereichen.
  • Organisationseinheiten: Betrifft das Recht, Verträge zu verwalten.

Auswirkung: Der Administrator kann Inhalte nur noch innerhalb der freigegebenen Menüordner, Gerätebereiche oder Organisationseinheiten bearbeiten und veröffentlichen.

Wichtig nach jeder Konfiguration: Vergessen Sie nicht, die Bearbeitung von Portalen oder Beschränkungen jeweils über die Schaltfläche Zuweisung beenden und anschließend über Speichern abzuschließen.

Nächster Schritt

Sobald Sie dem Mitarbeiter alle erforderlichen Rechte zugewiesen haben, wechseln Sie in den nächsten Bereich "Qualifikationen".

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