Monatlicher Auswertungsreport per E-Mail

Führungskräfte und Auswertungsberechtigte können sich ab sofort einmal im Monat automatisch einen kompakten E-Mail-Report über den Erfüllungsstand in ihrem Verantwortungsbereich zusenden lassen – ganz ohne Login in die Auswertungen.

Was beinhaltet der E-Mail-Report?

Der Report bereitet die wichtigsten Kennzahlen visuell und kompakt direkt für Ihr Postfach auf:

• Mitarbeitergruppen im Fokus: Sie sehen auf einen Blick das Verhältnis von offenen zu erledigten Aufgaben ("offen / gesamt") für jede Ihrer Gruppen.
• Vier Kernbereiche: Der Report bündelt Statusberichte zu Meldungskenntnisnahmen, Dokumentenkenntnisnahmen, Pflicht-Fortbildungen (inklusive E-Learnings) und Geräteeinweisungen.
• Intuitive Statussymbole: Übersichtliche Fortschrittsbalken und klare Ampelfarben zeigen sofort, wo alles im grünen Bereich ist und wo Handlungsbedarf besteht.
• Optionale Detail-Listen: Direkt unter der Zusammenfassung werden Ihnen die Top 10 der offenen Punkte je Bereich aufgelistet.
• Direkter Sprung ins System: Über integrierte Direktlinks gelangen Sie mit nur einem Klick zur umfassenden Detail-Auswertung im qualido manager.

Berechtigungen und Datenschutz

Wer den Report erhält und welche Daten sichtbar sind, wird über ein klares Rechtesystem gesteuert:

• Das neue Recht "Globale Auswertungen": Diese Berechtigung deckt alle vier Kernbereiche ab und lässt sich gezielt auf bestimmte Organisationsgruppen beschränken.
• Automatische Teil-Reports: Wer nur die Rechte für einzelne Module besitzt (z. B. nur für das Fortbildungsmanagement), erhält automatisch auch nur den jeweils passenden Report-Abschnitt.
• Flexible Zuweisung: Die Berechtigung greift sowohl, wenn sie einer Person direkt zugewiesen wird, als auch über geerbte Gruppenrechte.
• Sicherer Datenschutz: Die Auswertung filtert die Daten automatisch. Jede Führungskraft sieht ausschließlich die Zahlen der ihr zugewiesenen Gruppen.

So aktivieren Sie den Report (Opt-in)

Der Versand erfolgt nicht automatisch. Jede berechtigte Person abonniert den Report selbstständig über die eigenen Profileinstellungen. Die folgenden Schritte führen Sie durch die Einrichtung:

Schritt 1: Berechtigung im Mitarbeiterstamm prüfen (Bild links)

1. Öffnen Sie die Akte der Führungskraft und wechseln Sie in den Reiter "Rechte".
2. Aktivieren Sie das Recht "Globale Auswertungen".
3. Über die Spalte Gruppenbeschränkung in Portalen legen Sie fest, für welche Abteilungen oder Teams die Person die Daten sehen darf.

Schritt 2: Benachrichtigungseinstellungen öffnen (Bild oben Mitte)

1. Wechseln Sie beim entsprechenden Benutzer in den Reiter "Kontaktdaten".
2. Klicken Sie im Bereich E-Mail für Benachrichtigungen ganz rechts auf die blaue Schaltfläche Benachrichtigungseinstellungen.

Schritt 3: Report abonnieren und sichern (Bild unten Mitte)

1. Im neuen Fenster Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen scrollen Sie zum Abschnitt "Dokumente".
2. Setzen Sie das Häkchen bei "Monatlicher Auswertungsreport".
3. Klicken Sie unten rechts auf Speichern. Das Abonnement ist damit aktiv.

Vorschau des fertigen Reports (Bild rechts)

• Das Gesamtfazit: Im oberen Teil der E-Mail sehen Sie die farbigen Fortschrittsbalken für alle vier Bereiche sowie die Schaltflächen Zur Auswertung für den schnellen Einstieg.
• Die Detailauswertung: Darunter listet der Report die konkreten offenen Punkte auf, sodass Sie sofort sehen, welche Schulungen oder Einweisungen in Ihren Teams noch fehlen.