Kontaktdaten des Mitarbeiters

In diesem Reiter pflegen Sie die Kontaktdaten des Mitarbeiters ein. Eine vollständige und sorgfältige Erfassung ermöglicht die fehlerfreie Nutzung von Zusatzfunktionen wie automatisch erstellten Telefonlisten.

Adress- und Kontaktdaten

Berufliche Kontaktdaten

Die hier hinterlegten Daten werden standardmäßig in der allgemein verfügbaren Mitarbeiterliste des Systems angezeigt.

Private Kontaktdaten & Datenschutz

Diese Daten dienen zur automatischen Erzeugung interner Telefonlisten. Der Administrator kann die Datenschutzeinstellungen an dieser Stelle nicht verändern. Jeder Mitarbeiter steuert in seinem eigenen Profil selbst, wer diese Daten einsehen darf:

• Stufe 1: Nur Administratoren dürfen meine privaten Daten sehen.
• Stufe 2: Mitarbeiter meiner Berufsgruppen dürfen meine privaten Daten sehen.
• Stufe 3: Alle registrierten Mitarbeiter dürfen meine privaten Daten sehen.

E‑Mail-Verifizierung

Um Systembenachrichtigungen per E-Mail zu erhalten, muss die hinterlegte E-Mail-Adresse verifiziert werden:

1. Nach dem Eintragen der Adresse wird automatisch eine E-Mail mit einem Verifizierungscode an den Mitarbeiter gesendet.
2. Der Mitarbeiter muss diesen Code im System eingeben, um die Adresse freizuschalten.

Sicherheitshinweis: Alle Benutzer mit Administrationsrechten sollten zwingend eine verifizierte E-Mail-Adresse hinterlegen.

Keine E-Mail-Benachrichtigung gewählt?

Bleibt die Option "Keine E-Mail-Benachrichtigungen" aktiv, sendet das System keine E‑Mails. Benachrichtigungen erfolgen in diesem Fall ausschließlich intern über das Dashboard unter "Mein qualido" oder direkt über die "offenen Aufgaben" auf der Startseite.

Detaillierte Benachrichtigungsoptionen

Über die Schaltfläche Benachrichtigungseinstellungen öffnet sich das Dialogfenster "Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen". Dort lässt sich der E-Mail-Empfang für die verschiedenen Funktionsbereiche gezielt über Checkboxen konfigurieren:

Dokumente (Dokumentenmanagement & Workflows)

• Dokumenten-Status: Benachrichtigungen bei erfolgreicher Dokumentenfreigabe, Weiterleitungen zur Prüfung/Freigabe sowie bei Ablehnungen.
• Abonnements & Kommentare: Updates zu abonnierten Dokumenten, deren Änderungen und neuen Kommentaren.
• Workflows & Reports: Benachrichtigungen für eigene Workflowaufgaben sowie automatische Monats- und Dokumentenreports.

Termine (Schulungen & Seminare)

• Terminänderungen: Benachrichtigung über neue, geänderte oder abgesagte Termine.
• Genehmigungsprozesse: Infomails für Genehmiger und Teilnehmer bei Blockterminen, Seminaranfragen oder Platzreservierungen.
• Wartelisten & Prüfungen: Updates beim Nachrücken aus Wartelisten und nach der Überprüfung von Teilnahmebescheinigungen.

Allgemein (Systemaktivitäten & Interaktionen)

• Kontoaktivierung: Einladungs-Mails für neue Benutzer und Bestätigungen zur Freischaltung des Mitarbeiterkontos.
• Nachrichten & Board: Benachrichtigungen über neue interne qualido-Nachricht, Veröffentlichungen oder abgelehnte Beiträge auf dem „Schwarzen Brett“.
• Schnittstellen: Statusberichte zu den Ergebnissen der Active-Directory-Synchronisierung.

Audit (Qualitätsmanagement & Maßnahmen)

• Berichte & Pläne: Benachrichtigungen beim Versand von Auditplänen und Auditreports.
• Maßnahmen-Management: Statusänderungen, Fristüberschreitungen oder neue Maßnahmenzuweisungen an Verantwortliche.
• Risiko- & Review-Management: Updates zu neuen, geänderten oder erledigten Risiko-Aufgaben sowie anstehenden Risiko-Reviews.

Admin (Administrative Prozesse)

• Konten & Datenschutz: Anträge auf Gruppen- oder AD-Datenänderungen, Portalmitgliedschaften sowie Anträge auf Löschung („Vergessenwerden“ gemäß DSGVO).
• Schnittstellen-Fehler: Warnungen bei AD-Synchronisierungsfehlern oder Hinweise, wenn Mitarbeiter in der Schnittstelle fehlen, aber noch Portalzugriff besitzen.
• Systemmeldungen: Benachrichtigungen über vergessene Passwörter oder BfArM-Meldungen zu Vorkommnissen.

qualido.IO / Vertrag / Gerätemanagement

• qualido.IO: Einladungen zur Teilnahme an Umfragen.
• Vertrag: Frist- und Vertragserinnerungen für zugewiesene Vertragsverantwortliche.
• Gerätemanagement: Benachrichtigung an Benutzer bei anstehenden Gerätereservierungen.

Wichtiger Funktionshinweis: Das Aktivieren einer Benachrichtigungsart garantiert nicht den automatischen Erhalt der E‑Mail. Der tatsächliche Versand hängt immer von Ihren hinterlegten Gruppen, Ihren zugewiesenen Rechten sowie den spezifischen Benachrichtigungseinstellungen des jeweiligen Objekts (z. B. des konkreten Dokuments oder Termins) ab.

Nächster Schritt

Nachdem Sie die Bearbeitung der Kontaktdaten abgeschlossen haben, wechseln Sie in den nächsten Reiter "Passwort & Optionen".