Übersicht der Administrationsrechte (Das Berechtigungskonzept)

Die Steuerung von Zugriffen im qualido manager folgt festen IT‑Sicherheitsstandards. Sie stellt sicher, dass Daten geschützt sind, administrative Prozesse transparent bleiben und Anwender exakt die Zugriffe erhalten, die für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlich sind.

Übergreifende Grundprinzipien

Jede Rechtezuteilung im System basiert auf drei zentralen Säulen der IT-Sicherheit:

• Identitäts-Prinzip: Keine anonyme Rechtevergabe. Jede Zuteilung setzt voraus, dass der Anwender als Mitarbeiter im System existiert.
• Prinzip der geringsten Rechte (Least Privilege): Nutzer erhalten standardmäßig keine Pauschalrechte. Sie bekommen nur exakt die administrativen oder operativen Kompetenzen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
• Funktionstrennung (Separation of Duties): Unbefugte Rechteausweitungen werden systemseitig verhindert, indem übergeordnete und modulspezifische Rechte strikt zentral über die Mitarbeiterverwaltung gesteuert werden, während operative Rollen ausschließlich dezentral direkt in den jeweiligen Fachmodulen vergeben werden.

Zentrale Systemmechaniken der Rechtevergabe

• Zuweisungs-Logik: Rechte können grundsätzlich erst zugewiesen werden, nachdem der Mitarbeiterdatensatz vollständig im System angelegt wurde. Die Vergabe ist ausschließlich Super- oder Portaladministratoren vorbehalten.
• Aktivierung nach Speichern: Änderungen in der Rechteverwaltung greifen nicht sofort, sondern werden erst nach dem expliziten Speichern aktiv. Dies erlaubt es, den Vorgang jederzeit abzubrechen und den ursprünglichen Zustand beizubehalten.
• Sicherer Rechteentzug: Verantwortlichkeiten und Berechtigungen können im Bearbeitungsmodus sofort entzogen, im selben Schritt jedoch nicht direkt neu vergeben werden.
• Portalübergreifende Transparenz: Das System zeigt auch "fremde" Rechte aus Subportalen an, die vom aktuellen Administrator nicht direkt verwaltet werden können, damit alle relevanten Rechte im Blick bleiben.

Übersicht der Rechtevergabe

Das Berechtigungskonzept trennt strikt zwischen zwei Ebenen: Übergeordnete und administrative Berechtigungen werden zentral in der Mitarbeiterverwaltung gesteuert, während die Vergabe operativer Rollen dezentral direkt in den Fachmodulen erfolgt – immer unter der Voraussetzung, dass der Anwender als Mitarbeiter im System angelegt ist.

Übergeordnete Rechte (Zentrale Zuweisung)

Diese globalen Rollen steuern die grundlegenden administrativen Kompetenzen sowie systemweiten Zugriffsberechtigungen. Die Vergabe erfolgt zentral über die Mitarbeiterverwaltung (im Reiter: Rechte); die Rollen befinden sich im oberen Teil der Rechte-Liste:

• Superadministrator: Höchste Systemstufe. Besitzt automatisch volles Schreib- und Leserecht in allen Subportalen sowie Gruppen und kann sämtliche Beschränkungen umgehen. Die Vergabe erfolgt ausschließlich durch andere Superadministratoren.
• Portaladministrator: Verwaltet fast alle Rechte und Gruppen innerhalb der zugewiesenen Portale sowie die Rechtevererbung für untergeordnete Portale. Hat alle Rechte, außer Verantwortlicher gem. DSGVO. Vergabe durch Super- oder Portaladministratoren.
• Verantwortlicher gem. DSGVO: Sicherheitsrelevante Ausnahme-Rolle. Berechtigt zur unwiederbringlichen, dauerhaften Löschung personenbezogener Daten und zur Einsicht der "Vergessenwerden"-Anträge. Vergabe ausschließlich durch Superadministratoren.
• Auswertungsberechtigter (Globale Auswertungen): Berechtigt zur Erstellung globaler statistischer Analysen und zum Abonnement des monatlichen E-Mail-Fortschrittsreports mit Ampelsystem. Vergabe durch Super- oder Portaladministratoren.

Modulspezifische administrative Rechte (Zentrale Zuweisung)

Die Rolle des Administrators besitzt keine Pauschalrechte, sondern umfasst ein oder mehrere spezifische, individuell freigeschaltete Einzelrechte. Die Zuweisung dieser Berechtigungen erfolgt zentral über die Mitarbeiterverwaltung durch Super- oder Portaladministratoren.

Für eine präzise Steuerung sind die Rechte in fachspezifische Module unterteilt und befinden sich im mittleren bis unteren Teil der Rechte-Liste.

 Kernfunktionen 

• Mitarbeiter verwalten: Anlegen von Mitarbeitern, Bearbeiten von Stammdaten, Vornehmen von Gruppenzuweisungen und Vergabe von Rechten.
• Gruppen verwalten: Erstellen, Verwalten und Löschen von Gruppen, Anlegen von Verteilergruppen sowie Erstellen von Qualifikationen.
• Meldungen verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Meldungen.
• Links verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Verknüpfungen.
• Menübaum verwalten: Erstellen und Bearbeiten des Menübaums.
• CMS-Seiten verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Inhaltsseiten.
• Flowcharts verwalten: Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Ablaufdiagrammen.
• FAQ verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Fragen mit passenden Antworten.
• Services verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Services sowie Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Kategorien.
• Bilderservice verwalten: Anlegen, Umbenennen und Löschen von Galerien sowie Hochladen und Sortieren von Bildern.
• Schwarzes Brett verwalten: Konfigurieren der Pinnwand, Freigeben oder Löschen von Beiträgen sowie Anlegen von Kategorien.
• Adressbuch verwalten: Konfigurieren und Verwalten des Adressbuchs.
• Auswertung – Meldungskenntnisnahme: Durchführen von statistischen Analysen nach spezifischen Meldungen oder Mitarbeitern. 
• Auswertung – Zeiterfassung: Auswerten der Arbeitszeiten (auf Gruppen einschränkbar) und Exportieren von Stundenzetteln als PDF.
• Subportaleinstellungen verwalten: Vornehmen systemübergreifender Änderungen in der Portalverwaltung wie Stammdaten, Logos, Zugangsberechtigungen, Authentifizierungsstufen, Dokumentenkonfigurationen und Zusatzfeldern.

 Dokumentenmanagement

• Dokumente verwalten: Erstellen, Freigeben und Bearbeiten von Dokumenten.
• Dokumentenvorgabewerte verwalten: Anlegen und Bearbeiten von Dokumentenarten, Kategorien, Vorlagen und Vorgabewerten.
• Auswertung – Dokumentenkenntnisnahme: Durchführen von Auswertungen nach Dokumenten oder Mitarbeitern. 

 Fortbildungsmanagement

• Termine verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Terminen.
• Terminanfragen genehmigen: Genehmigen oder Ablehnen von eingegangenen Terminanfragen.
• Ressourcen verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Ressourcen, Freigeben von Buchungsanfragen und Einsehen der Buchungsübersicht.
• Auswertung – Fortbildungsmanagement: Auswerten nach Veranstaltungsart, Mitarbeiter, E-Learning, Veranstaltungs-, Bildungsabschnittematrix und Anmeldungsüberblick.

 Gerätemanagement

• Geräte verwalten: Einsehen der Gerätetypen-Liste, Erfassen und Bearbeiten von Einzelgeräten, Anlegen von Einweisungsterminen, Dokumentieren von Einweisungen, Hinterlegen von Entbindungen, Bearbeiten von Gerätetypen im Portal sowie Genehmigen/Ablehnen von Ausleihen samt Einsicht in die Buchungsübersicht.
• Gerätevorgaben verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Gerätebereichen, Kategorien, Partnern, Prüfarten, Standorten und Zusatzfeldern sowie vollständiges Verwalten und Löschen neuer Gerätetypen im Portal inklusive Vergabe von Ausleihberechtigungen.
• Auswertung – Geräteeinweisungen: Auswerten nach Gerätetyp, Mitarbeiter und Einweisungs-Matrix inklusive offener und erledigter Maßnahmen sowie Zugriff auf die Ausleih-Buchungsübersicht.

 Ereignismanagement

• qualido.IO verwalten: Einsehen der Vorgangsübersicht, Konfigurationen, Auswertungen und des zentralen Maßnahmenkatalogs.
• qualido.IO – Vorgangsartenverantwortlicher: Bearbeiten von Vorgängen und Vornehmen von Anpassungen an der jeweiligen Konfiguration.

 Audit- und Risikomanagement

• Auditmanagement: Erzeugen, Bearbeiten und Löschen von Audits, Fragenkatalogen, Zeitplänen, Berichten und Maßnahmen.
• Risikomanagement: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Risiken, Maßnahmen, Aufgaben, Kriterien, Bereichen und Textbausteinen sowie Verwenden des Risiko-Assistenten und Exportieren des Logbuchs.
• Risikoverantwortlicher: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Risiken, Maßnahmen und Aufgaben inklusive Einsehen und Exportieren des Logbuchs.

 Vertragsmanagement

• Verträge verwalten: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Verträgen, Konfigurieren von Partnern, Arten, verantwortlichen Gruppen und Organisationseinheiten sowie Einrichten von Fristerinnerungen.
• Vertragsverantwortlicher: Zuweisen, Bearbeiten und Löschen von spezifisch zugeordneten Verträgen.

Operative Rollen (Dezentrale Zuweisung)

Auf der operativen Ebene greift das Kenntnis-nur-bei-Bedarf-Prinzip (Need-to-Know-Prinzip) besonders stark, um die Administration schlank zu halten. Die Vergabe erfolgt dezentral direkt in den jeweiligen Fachmodulen (wie Fortbildungs-, Geräte- oder Ereignismanagement) über den dortigen Reiter "Verantwortliche" (oder Personal) gezielt pro Aufgabenantrag:

• Verantwortlicher: Übernimmt die Zuständigkeit für definierte Teilbereiche. Maßnahmen können anschließend direkt in der Mitarbeiteransicht dokumentiert werden – auch ohne administrative Rechte.
• Einweiser: Wird als berechtigte Person in der Auswahlliste der Einweisungsdokumentation aufgeführt.
• Genehmiger: Prüft Anträge oder Vorgänge und erteilt oder verweigert die finale Zustimmung.

Die zugewiesenen Personen (oder Beauftragten) erhalten in der Aufgabenliste ihrer Mitarbeiteransicht die Information über anstehende Fristen (z. B. fällige Geräteüberprüfungen) und können Maßnahmen auch ohne administrative Rechte direkt in der Mitarbeiteransicht dokumentieren.