Bereichsbasierte Bearbeitung von CMS-Seiten und Flowcharts 

Aus dem praktischen Einsatz ergab sich wiederholt der Bedarf, Administratorrechte für das Content-Management-System (CMS) und Flowcharts gezielt auf bestimmte Bereiche zu beschränken. Dies wurde nun durch die Einführung einer bereichsbezogenen Rechtevergabe ermöglicht. Die neue Funktion erlaubt es, Administratorrechte ausschließlich für definierte "Bereiche" zu vergeben. So können Mitarbeitende nur ausgewählte Inhalte verwalten – ohne Zugriff auf das gesamte System zu erhalten. 

Anwendungsbeispiele

Die folgende Übersicht zeigt typische Einsatzszenarien für die bereichsbezogene Rechtevergabe bei der Bearbeitung von CMS-Seiten und Flowcharts:

• Fachbereichs bezogene Redaktion: Mit dieser Funktion ist es möglich, dass bestimmte Mitarbeitende ausschließlich CMS-Seiten  oder Flowcharts bearbeiten können, die dem Bereich „Küche / Verpflegung“ zugeordnet sind. So können die Verantwortlichen aus der Küche ihre Inhalte eigenständig pflegen – ohne Einsicht oder Zugriff auf andere CMS-Bereiche.
• Abteilungsspezifische Inhalte: Die Personalabteilung kann CMS-Seiten oder Flowcharts im Bereich „Personal“ erstellen und verwalten, etwa für interne Formulare, Schulungsunterlagen oder Bewerbungsprozesse. Gleichzeitig hat die IT-Abteilung ausschließlich Zugriff auf den Bereich „IT-Support“, um dort Inhalte zu Themen wie Systemzugängen, Software-Anleitungen oder Störmeldungen zu pflegen.
• Projektspezifische Zugriffsrechte: Für zeitlich begrenzte Projekte lassen sich eigene CMS-Bereiche definieren, zum Beispiel „Projekt Digitalisierung 2025“. Nur Projektbeteiligte erhalten Zugriff auf diesen Bereich, sodass Informationen, Statusberichte und Dokumentationen zentral verwaltet werden können – ohne andere Inhalte zu berühren.
• Standortbezogene Bearbeitung: Bei Organisationen mit mehreren Standorten kann jedem Standort ein eigener CMS-Bereich zugewiesen werden, z. B. „Standort München“, „Standort Hamburg“ usw. Mitarbeitende pflegen dann ausschließlich die für ihren Standort relevanten Inhalte.
• Rollenbasierte Verantwortlichkeiten: Bestimmte Rollen wie Hygienebeauftragte, Datenschutzkoordinatoren oder Qualitätsmanager erhalten Zugriff auf spezielle Themenbereiche wie „Hygienevorgaben“, „Datenschutzrichtlinien“ oder „QM-Dokumentation“, ohne Zugriff auf allgemeine Inhalte zu haben.

Einrichtung von Bereichen (nur für Portaladministratoren)

Im Modul Contentmanagement steht jetzt die neue Verwaltungsoberfläche "Bereiche" zur Verfügung. Die Erstellung und Verwaltung dieser Bereiche ist ausschließlich Portaladministratoren vorbehalten. So legen Sie einen neuen Bereich an:

• Melden Sie sich als Portaladministrator an.
• Navigieren Sie zum Modul Contentmanagement.
• Wählen Sie den Menüpunkt „Bereiche“.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Bereich anlegen.
• Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für den Bereich.
• Speichern Sie den neuen Bereich.

Tipp: Für eine übersichtliche Struktur empfiehlt es sich, nur so viele Bereiche anzulegen, wie tatsächlich benötigt werden.

Zuordnung von CMS- und Flowcharts-Seiten zu "Bereichen"

Die Liste der CMS- und Flowchart-Seiten wurde mit einer neuen Spalte „Bereich“ ergänzt. Darüber lassen sich Seiten einem bestimmten Bereich zuordnen:

• Öffnen Sie die Liste der CMS- oder Flowchart-Seiten.
• Wählen Sie den gewünschten Seitentitel aus der Liste.
• Klicken Sie auf Daten bearbeiten.
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste den gewünschten Bereich aus.
• Speichern Sie Ihre Änderungen.

Hinweis: Seiten ohne zugewiesenen Bereich können nur von Portaladministratoren oder von Benutzern mit uneingeschränkten „CMS- und/oder Flowcharts verwalten“-Rechten bearbeitet werden.

Vergabe bereichsbezogener Rechten (nur für Portaladministratoren)

In der Mitarbeiterverwaltung kann das Bearbeitungsrecht für „CMS verwalten“ und „Flowcharts verwalten“ nun gezielt auf bestimmte Bereiche eingeschränkt werden – über die Schaltfläche Sonstige Beschränkungen:

• Navigieren Sie zur Mitarbeiterverwaltung.

• Wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus.

• Wechseln Sie zum Reiter „Rechte“.

• Weisen Sie dem Benutzer das Recht „CMS-Seiten verwalten“ und/oder „Flowcharts verwalten“ zu.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Sonstige Beschränkungen (in der Werzeugleiste oben).

• Markieren Sie im angezeigten Bereich-Menübaum die relevanten Bereiche.

• Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Hinweis: Die bereichsbezogene Rechtevergabe wurde als Erweiterung der bestehenden Rechteverwaltung implementiert. Sie ermöglicht eine fein granulare Steuerung der Zugriffsrechte, ohne Änderungen an der grundlegenden Systemarchitektur vorzunehmen.

Zugriffssteuerung nach Bereichen – Umsetzung im Alltag

Max Mustermann verfügt über folgende Rechte:

• CMS-Seiten darf er im Bereich „Küche / Verpflegung“ erstellen und bearbeiten.
• Flowcharts darf er im Bereich „Mitarbeiterinformationen“ verwalten.

Max Mustermann loggt sich in den qualido manager© ein und öffnet im Modul Contentmanagement entweder die CMS-Seiten oder die Flowcharts. Beim Erstellen einer neuen CMS-Seite oder eines Flowcharts kann Max Mustermann nur aus den ihm zugewiesenen Bereichen wählen:

• Im CMS wird in der Bereichsauswahlliste ausschließlich „Küche / Verpflegung“ angezeigt.
• In der Flowchart-Verwaltung steht nur der Bereich „Mitarbeiterinformationen“ zur Verfügung.

Innerhalb dieser Bereiche kann Max Inhalte wie gewohnt erstellen, bearbeiten und speichern. Alle Funktionen stehen ihm in vollem Umfang zur Verfügung.

Hinweis: Die bereichsbezogene Rechtevergabe stellt sicher, dass Mitarbeitende Inhalte nur innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs verwalten können. Dies erhöht die Datensicherheit, reduziert versehentliche Änderungen und vereinfacht die redaktionelle Verantwortung.