Einen Vorgang bearbeiten

Für jedes Formular lassen sich die Verantwortlichen und die zu benachrichtigenden Personen festlegen. Diese werden bei neuen Meldungen in ihrem persönlichen Infobereich und auf Wunsch zusätzlich per E-Mail über den Sachverhalt informiert.
Anschließend können die Verantwortlichen den Vorgang bearbeiten und ggf. Stellungnahmen von weiteren Mitarbeitern oder Funktionsstellen anfordern, Antwortschreiben an Mitarbeiter und externe Personen verfassen und versenden, sowie Aufgaben planen und überwachen. Alle Bearbeitungsschritte werden im Logbuch dokumentiert, sodass sich auch andere verantwortliche Personen über den aktuellen Bearbeitungsstand informieren und einen Vorgang weiterbearbeiten können. Ganz nebenbei erfüllen Sie damit die in vielen Fällen geforderte Nachweispflicht!

 

Nachdem ein Vorgang aus der Vorgangsübersicht ausgewählt wurde, öffnet sich die Maske zur Vorgangsbearbeitung.  Hier können die Verantwortlichen den Vorgang bearbeiten.

In dem Reiter "Vorgang" können Sie:

✔ Den aktuellen Vorgangs Status aktualisieren [1], kategorisieren [2] und priorisieren [3] 

✔ Einen Termin [4] bis zur geplanten Erledigung setzen

✔ Kontaktdaten des Einreichers  [5] anzeigen lassen: entweder durch Ausfüllen des Kontaktdatenfeldes oder durch die Schaltfläche Mitarbeiter suchen

In den allermeisten Fällen dient die Funktion "Mitarbeiter suchen" dazu, einen bisher anonymen Vorgang, mit einer Mitarbeiter ID zu verknüpfen.
Die Anschrift aus den Kontaktdaten des Mitarbeiters wird hauptsächlich für Antwortschreiben (z.B. bei einer Beschwerde) verwendet. Daher werden an dieser Stelle die privaten Kontaktdaten automatisch übernommen.  Sie können dies jedoch jederzeit ändern.

✔  Den Einreicher als Verfasser des Vorgangs festlegen oder

✔ die Bearbeitung des Vorgangs einem Mitarbeiter als "offene Aufgabe" delegieren 

✔ Sowie den Sachverhalt [6] einsehen und beschreiben

✔ Außerdem erhalten Sie hier einen Schnellzugriff auf das ausgefüllte Formular [7]

✔ Anschließend speichern Sie die Eingaben

 

Vorgänge einem Bereich zuordnen

Wurden für eine Vorgangsart Bereiche angelegt, kann die Zuweisung zu einem Bereich entweder direkt über das Formular durch den Melder erfolgen oder durch den Vorgangsartenverantwortlichen bzw. Bereichsverantwortlichen vorgenommen werden:

✔ Wenn Sie mit der Maus über einen beliebigen Bereich aus der Auswahlliste fahren, werden Ihnen die bereichsverantwortlichen Personen via Tooltip angezeigt.

✔ Ist ein Verantwortlicher keinem Bereich der jeweiligen Vorgangsart zugewiesen, werden diesem Benutzer alle Vorgänge angezeigt und er kann diese Vorgänge auch bearbeiten.

✔ Ein Verantwortlicher ohne Bereich ist somit nicht auf bestimmte Bereiche eingeschränkt.

✔ Sobald der Benutzer eine Einschränkung auf bestimmte Bereiche innerhalb der Vorgangsart hat, darf er nur Vorgänge aus seinen Bereichen, oder ohne Bereich, sehen/bearbeiten.

✔ Hat der Verantwortliche noch zusätzlich das "große" Recht qualido.IO-Verwalten, darf dieser Benutzer ebenfalls alle Vorgänge sehen/bearbeiten.

 

Benachrichtigungen an Bereichsverantwortliche

Wird ein Vorgang einem Bereich zugeordnet bzw. der Bereich geändert, erhalten alle verantwortlichen Personen des neuen Bereichs eine entsprechende E-Mail Benachrichtigung über den neuen Vorgang:

Verantwortliche Personen aus dem bisherigen Bereich werden ebenfalls per E-Mail über den Bereichswechsel informiert.