Meine Dokumente

Im Reiter "Meine Dokumente" finden Sie alle Dokumente, die Ihren/r Gruppe/n zugewiesen wurden – gleichgültig ob diese kenntnisnahmepflichtig sind, oder ob Sie diese bereits zur Kenntnis genommen haben oder nicht:

Aufbau der Liste sowie Filter- und Sortiermöglichkeiten entsprechen denen der allgemeinen Dokumente. Jedem Dokument ist in der ersten Spalte ein graues Info-Icon vorangestellt. Ein Klick hierauf zeigt sämtliche hinterlegten Informationen zum Dokument an (z. B. Dokumententitel, Dateiname, Freigabedatum, Zielgruppen, Zahl der Aufrufe, usw.). Ist das graue Info-Icon farblich markiert, so deutet dies bei einer roten Markierung auf das Vorliegen eines Kommentares hin. Steht für ein Dokument auch eine zusätzliche Formularvorlage (z.B. Worddatei zum Ausfüllen am PC, PDF) zur Verfügung, so wird dies durch ein entsprechendes Dateisymbol  (neben dem Info-Icon) angezeigt.

 

Autoren ohne Adminrechte in der Dokumentenverwaltung dürfen eine neue Revision anlegen 

Wenn ein Dokument inhaltlich geändert werde soll, dann kann ein Autor (ohne Adminrechte) eine neue Revision anlegen (= inhaltlich überarbeiten). 

• Wählen Sie zunächst das Dokument aus der Liste aus.
• Öffnen Sie mit einem Klick das allgemeine Dokumentenfenster für das Dokument.

Wenn Sie der Autor des Dokumentes sind, dann erscheint oben Rechts die Schaltfläche Neue Revision anlegen, durch die Sie die Überarbeitung des Dokument in MS-Word starten:

Bei der Erstellung einer neuen Revision wird die Revisionsnummer automatisch hochgezählt.

• Bei der Bearbeitung einer aktuellen Dokumentenrevision können Änderungen, z. B. für die spätere Weiterbearbeitung, jederzeit zwischengespeichert werden.
• Zum Zwischenspeichern des Dokuments in Microsoft-Word gehen Sie wie gewohnt vor: klicken Sie auf das Speichersymbol oder wählen Sie Datei - Speichern.
• Nachdem das Dokument gespeichert wurde, kann dieses geschlossen werden.

Das Dokument befindet sich nun bei Ihrem Administrator unter "Dokumente im Freigabeworkflow" im Reiter "In Bearbeitung" und kann dort ggf. zur Freigabe oder Prüfung (und anschließender Freigabe) weitergeleitet werden.