Rechte & Funktionen übernehmen

Mit der Funktion „Rechte & Funktionen übernehmen“ bietet das qualido manager eine durchdachte Lösung zur strukturierten Übertragung von Rechten und Verantwortlichkeiten zwischen Mitarbeitenden. Ob bei internen Umstrukturierungen, Elternzeitvertretungen oder im Rahmen des Offboardings - mit wenigen Mausklicks sorgen Sie für Klarheit im System und eine lückenlose Nachfolgeregelung.

Um einem Mitarbeiter die Rechte und Funktionen eines anderen Mitarbeiters zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Mitarbeiter, der die Rechte und Funktionen eines anderen Mitarbeiters übernehmen soll.
• Im sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie die Option Rechte & Funktionen übernehmen.

Im daraufhin erscheinenden Fenster „Rechte & Funktionen übernehmen“ können Sie gezielt Benutzerrechte und Verantwortlichkeiten eines bestehenden Mitarbeiters (Quell-Mitarbeiter) auf einen anderen Mitarbeiter übertragen. Die Maske gliedert sich in folgende Abschnitte:

• Zu übernehmende Rechte und Funktionen [1]: In diesem Abschnitt wählt der Administrator aus, welche konkreten Rechte und Funktionen vom Quell-Mitarbeiter übernommen werden sollen.
  • Administrationsrechte: Überträgt systemweite administrative Rechte.
  • Gruppen- und Leserechte: Überträgt Zugriffsrechte auf definierte Benutzergruppen oder Inhalte.
  • Dokumente (Workflowaufgaben): Überträgt offene Aufgaben im Dokumentenworkflow wie Prüfungen, Freigaben oder Lesebestätigungen. Die Aufgaben werden verschoben, nicht dupliziert.
  • Dokumente (Verantwortlichkeiten): Überträgt fachliche Rollen an Dokumenten, etwa Autor, Prüfer oder Freigeber.
  • Geräte (Beauftragter): Überträgt Zuständigkeiten für Geräte (sofern das Modul aktiv ist).
  • IO Vorgangsarten (Verantwortlichkeiten): Überträgt Verantwortlichkeiten in Vorgangsarten. Geschützte Vorgangsarten sind davon ausgeschlossen.
  • Verträge (Verantwortlichkeiten und Leserechte): Überträgt Vertragsrollen und Leserechte.
  • Mitarbeiter in CMS-Shortcodes austauschen: Optionaler Austausch von Mitarbeitenden, die auf CMS-Seiten eingebunden sind.
• Zusätzliche Optionen [2]: Die Checkbox "Dem Quell-Mitarbeiter die übertragenen Rechte und Verantwortlichkeiten entziehen" bewirkt, dass dem ursprünglichen Benutzer im aktuellen Portal die übertragenen Rechte sofort entzogen werden. Dies verhindert Doppelzuständigkeiten und schafft klare Verhältnisse.
• Quell-Mitarbeiter auswählen [3]: In diesem Bereich wird der Mitarbeiter ausgewählt, von dem die Rechte übernommen werden sollen. In der gezeigten Maske ist der Benutzer "Xaver, Franz" ausgewählt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, auch gelöschte oder deaktivierte Benutzer anzuzeigen, um beispielsweise nach einem Offboarding weiterhin Zugriff auf deren Zuständigkeiten zu ermöglichen.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl, um die Rechte- und Funktionsübernahme durchzuführen. Die Änderungen werden umgehend übernommen.

Hinweis zur Rechteänderung bei Administratoren:  Werden einem Administrator einzelne oder sämtliche Rechte entzogen, tritt die Änderung sofort in Kraft – auch dann, wenn der Administrator aktuell im Portal angemeldet ist. Dies kann dazu führen, dass bestimmte Funktionen unmittelbar nicht mehr zur Verfügung stehen. Es wird empfohlen, Administratoren vor dem Entzug ihrer Rechte entsprechend zu informieren.