Übersicht der Administrationsrechte

In Version 6.0 wurde die gesamte Rechteverwaltung grundlegend überarbeitet, um eine noch effizientere und benutzerfreundlichere Handhabung zu ermöglichen. Die Zuweisung von Rechten und Portalen sowie die Verwaltung von Beschränkungen wurden erheblich vereinfacht und übersichtlicher gestaltet. Eine bedeutende Neuerung ist, dass Änderungen in der Rechteverwaltung nun nicht mehr sofort übernommen werden, sondern erst nach dem Speichern aktiv werden. Diese Anpassung erlaubt es, den Vorgang jederzeit abzubrechen und den ursprünglichen Zustand beizubehalten. Ebenso können Verantwortlichkeiten soeben entzogen, jedoch nicht neu vergeben werden, was eine verbesserte Kontrolle und Sicherheit bietet. Auch „fremde“ Rechte aus nicht verwaltbaren Portalen werden jetzt angezeigt, sodass alle relevanten Rechte im Blick bleiben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass der Verantwortliche gemäß DSGVO nur von Superadministratoren vergeben werden kann, was für zusätzliche Sicherheit sorgt.

Übergeordnete Rechte

Das Recht Superadministrator stellt die höchste Administrationsstufe im System dar. Superadministratoren haben automatisch ALLE Administrationsrechte in ALLEN Subportalen und Gruppen und können auch Dokumente oder Menüordner mit Administrationsbeschränkung oder Leseberechtigung einsehen, bearbeiten und löschen. Das Recht zur Systemkonfiguration und der Status „Superadministrator“ können nur von anderen Superadministratoren vergeben werden.

Das Recht Portaladministrator hingegen umfasst innerhalb eines (oder mehrerer) Subportale nahezu alle Rechte für alle Gruppen. Nur Superadministratoren und Portaladministratoren dürfen Rechte (ggf. innerhalb ihres Portals) vergeben. Sie können auch festlegen, ob ein Administrator die zugewiesenen Rechte auch in nachgeordneten Subportalen ausüben darf (Rechtevererbung) oder nur im jeweils zugewiesenen Portal. Portaladministratoren haben alle Rechte, außer „Verantwortlicher gem. DSGVO“.

Das Recht Verantwortlicher gem. DSGVO ist eine Ausnahme und kann nur durch Superadministratoren verliehen werden, da dieses Recht den jeweiligen Administrator in die Lage versetzt, personenbezogene Daten unwiederbringlich und dauerhaft zu löschen! Für Administratoren mit dem Recht „Verantwortlicher gem. DSGVO“ steht eine Liste mit allen „Anträgen auf Vergessenwerden“ in der Mitarbeiterverwaltung des jeweiligen Portals zur Verfügung und kann Mitarbeiter DSGVO-konform löschen.

Das Recht Administrator umfasst einzelne Rechte in den zugewiesenen Portalen.

Der Verantwortliche hat innerhalb eines Portals die Zuständigkeit für einen begrenzten Bereich (oder Bereiche). Verantwortliche Personen (oder Beauftragte) erhalten in der Aufgabenliste der Mitarbeiteransicht die Information, dass z.B. ein Gerät demnächst überprüft werden muss und können auch ohne Administratorrechte Maßnahmen direkt in der Mitarbeiteransicht dokumentieren.

Der Einweiser: Personen, die als „Einweiser“ festgelegt worden sind, können in der Auswahlliste bei der Einweisungsdokumentation ausgewählt werden.

Ein Genehmiger ist eine Person, die die Befugnis hat, bestimmte Entscheidungen, Anträge oder Vorgänge zu prüfen und ihre Zustimmung oder Ablehnung zu erteilen.

Hinweis: Rechte können grundsätzlich erst nach der Anlage des Mitarbeiters zugewiesen werden und sind ausschließlich Super- oder Portaladministratoren vorbehalten. Je nach den lizenzierten Modulen haben diese Administratoren die Möglichkeit, einem Mitarbeiter Administrationsrechte für spezifische Verwaltungsbereiche zu gewähren.

 Kernfunktionen 

Mitarbeiter verwalten: Die berechtigte Person darf  Mitarbeiter anlegen, Stammdaten bearbeiten, Gruppenzuweisungen vornehmen und Rechte vergeben.

Gruppen verwalten: Die berechtigte Person darf Gruppen erstellen, verwalten und löschen, Verteilergruppen anlegen sowie Qualifikationen erstellen.

Meldungen verwalten: Meldungen anlegen, bearbeiten und löschen.

Links verwalten: Links anlegen, bearbeiten und löschen.

Menübaum verwalten: Menübaum erstellen und bearbeiten.

CMS-Seiten verwalten: CMS-Seiten anlegen, bearbeiten und löschen.

Flowcharts verwalten: Flowcharts erstellen, bearbeiten und löschen.

FAQ verwalten: Fragen mit passenden Antworten anlegen, bearbeiten und löschen.

Services verwalten:

• Services anlegen, bearbeiten und löschen;
• Kategorien erstellen, bearbeiten und löschen.

Bilderservice verwalten:

• Galerien anlegen, umbenennen, löschen;
• Bilder hochladen und sortieren.

Schwarzes Brett verwalten:

• Schwarzes Brett konfigurieren;
• Beiträge freigeben oder löschen;
• Kategorien anlegen.

Adressbuch verwalten: Adressbuch konfigurieren und verwalten.

Auswertung -Meldungskenntnisnahme: Auswertung nach Meldung oder Mitarbeiter.

Auswertung -Zeiterfassung:

• Arbeitszeiten der Mitarbeiter auswerten (Auswertungsrecht auf Gruppen einschränkbar);
• Stundenzettel pro Mitarbeiter als PDF ausdrucken. 

Subportaleinstellungen verwalten: Die berechtigte Person kann systemübergreifende Änderungen in der Portalverwaltung für die gesamte Anwendung vornehmen. Hier können Stammdaten wie Name, Begrüßungstext und Logo festgelegt oder bearbeitet sowie globale Einstellungen wie Zugangsberechtigungen, Authentifizierungsstufen und Dokumentenkonfigurationen angepasst werden. Zusatzfelder für Mitarbeiterdaten können ebenfalls hinzugefügt werden.

 Dokumentenmanagement

Dokumente verwalten: Dokumente erstellen, freigeben und bearbeiten.

Dokumentenvorgabewerte verwalten: Dokumentenarten, Kategorien, Vorlagen und Vorgabewerte anlegen und bearbeiten.

Auswertung -Dokumentenkenntnisnahme: Auswertung nach Dokument oder Mitarbeiter.

 Fortbildungsmanagement

Termine verwalten: Termine anlegen, bearbeiten und löschen.

Terminanfragen genehmigen: Terminanfragen genehmigen oder ablehnen.

Ressourcen verwalten:

• Ressourcen anlegen, bearbeiten und löschen;
• Anfragen freigeben;
• Buchungsübersicht einsehen.

Auswertung–Veranstaltungsteilnahme: Auswertung nach Veranstaltungsart, Mitarbeiter, E-Learning und Veranstaltungsmatrix.

 Gerätemanagement

Geräte verwalten: 

• Gerätetypen-Liste einsehen; 
• Einzelgeräte erfassen und bearbeiten;
• Einweisungstermine anlegen; 
• Einweisungen und Spontaneinweisungen dokumentieren; 
• Einweisungsentbindungen hinterlegen; 
• Gerätetypen im Portal bearbeiten. 
• Die Berechtigung zur Gerätausleihe beinhaltet das Genehmigen oder Ablehnen von Anfragen sowie den Zugriff auf die Buchungsübersicht in der Administration

Gerätevorgabewerte verwalten: 

• Gerätebereiche, Kategorien, Hersteller/Servicepartner, Maßnahmen/Prüfarten und Standorte anlegen, bearbeiten und löschen;  
• Zusatzfelder anlegen, bearbeiten und löschen; 
• Geräte- und Gerätevorgabewerte verwalten; 
• Neue Gerätetypen anlegen, 
• Gerätetypen im Portal vollständig bearbeiten und löschen. 
• Die Berechtigung zur Gerätausleihe beinhaltet das Genehmigen oder Ablehnen von Anfragen sowie den Zugriff auf die Buchungsübersicht in der Administration

Auswertung-Geräteeinweisungen:  

• Auswertung nach Gerätetyp;  
• Mitarbeiter und der Einweisungs-Matrix, einschließlich durchgeführter und offener Maßnahmen. 
• Die Berechtigung zur Gerätausleihe beinhaltet das Genehmigen oder Ablehnen von Anfragen sowie den Zugriff auf die Buchungsübersicht in der Administration.

Hinweis: Portal- und Superadministratoren sind hiervon ausgenommen und haben automatisch alle Rechte.

 Ereignismanagement

qualido.IO verwalten: Vorgangsübersicht, Konfiguration und Auswertungen, zentraler Maßnahmenkatalog einsehen.

qualido.IO Vorgangsartenverantwortliche: Vorgänge bearbeiten und Anpassungen an der Konfiguration vornehmen.

 Audit- und Risikomanagement

Auditmanagement:

• Audits erzeugen, bearbeiten und löschen;
• Fragenkataloge anlegen, bearbeiten, löschen;
• Auditzeitpläne, Auditberichte und Maßnahmen erstellen, bearbeiten und löschen.

Risikomanagement:

• Risiken anlegen, bearbeiten und löschen;
• Maßnahmen und Aufgaben anlegen, bearbeiten und löschen;
• Logbuch einsehen und exportieren;
• Risikokriterien, Risikobereiche und Textbausteine anlegen, bearbeiten und löschen;
• Risiko-Assistent verwenden.

Risikoverantwortlicher:

• Risiken anlegen, bearbeiten und löschen;
• Maßnahmen und Aufgaben anlegen, bearbeiten und löschen;
• Logbuch einsehen und exportieren.

 Vertragsmanagement

Verträge verwalten:

• Verträge anlegen, bearbeiten und löschen;
• Vertragspartner, Vertragsart, Vertragsverantwortliche Gruppen, Organisationseinheiten anlegen;
• Fristerinnerungen einstellen.

Vertragsverantwortlicher: Zuweisung und Bearbeitung von Verträgen sowie deren Löschung.