Audit durchführen und dokumentieren
Audits können auf verschiedene Art und Weise in unserer Software durchgeführt werden. Sie haben die Möglichkeit, den Fragenkatalog direkt in der Software mithilfe von einem Notebook oder Tablet abzuarbeiten. Die Bewertung der Auditfragen erfolgt nach einem branchenüblichen Bewertungsschema. Werden Fragen überdurchschnittlich gut oder als Neben-/Hauptabweichung bewertet, muss das Ergebnis von dem Auditor begründet und in dem dafür vorgesehenen Eingabefeld dokumentiert werden. Somit können Sie in Ihrer Funktion als Auditor sicherstellen, dass Sie eine vollständige Auditdokumentation erstellt haben und ihrer Nachweispflicht nachkommen.
Wenn Sie nun mit dem Audit beginnen und auf die Schaltfläche
Gesamtübersicht des Auditdurchführungsfensters
Schaltflächen in der Werkzeugleiste
: Schaltflächen für Hintergrundinformationen einer Auditfrage. Die Schaltflächen werden nur aktiv, wenn die entsprechenden Hintergrundinformationen zur Frage hinterlegt wurden. Schaltflächen ohne hinterlegten Inhalt werden ausgegraut dargestellt.
: Mithilfe der Suchfunktion können Sie gezielt nach Fragen suchen, die einem Abschnitt in diesem Audit zugeordnet wurden.
Datei: Über diese Schaltfläche können Sie Nachweise. wie z. B. Fotos oder PDF ́s zur Dokumentation hochladen und dem Audit, einem Abschnitt oder einzelnen Fragen zuordnen. Dateien, die zu einer Frage oder einem Abschnitt hochgeladen wurden, werden als Anhang in den Auditbericht eingedruckt. Alle anderen Dateien können unter „Dokumente“ abgerufen werden.
Notizen: Über diese Schaltfläche können Sie Notizen zu einem Audit, einem Abschnitt oder zu einzelnen Fragen hinzufügen bzw. einsehen. Notizen, die einer Frage oder einem Abschnitt zugewiesen wurden, werden in den Auditbericht eingedruckt.
Fragen anlegen: Über diese Schaltfläche können Sie weitere Auditfragen anlegen.
Im Auditdurchführungsfenster wird das gesamte Audit abgebildet, abgearbeitet und dokumentiert. Die Darstellung und Funktionalität der Gesamtübersicht und Eingabemaske ist in der Mitarbeiter- und Administrationsansicht identisch.
Navigation des Auditdurchführungsfensters
Brotkrumen-Navigation [a]
Hier wird Ihnen angezeigt, in welchem Abschnitt und bei welcher Frage Sie sich aktuell befinden. Sie haben zudem jederzeit die Möglichkeit, in andere Abschnitte und Fragen zu wechseln.
Fragenübersicht-Navigation
Alle Abschnitte und Fragen werden Ihnen direkt angezeigt. Sie können alle Fragen Schritt für Schritt bearbeiten und auch direkt zu anderen Abschnitten oder Fragen wechseln [b]. Nach jedem Abschnitt wird eine Übersicht aller Fragen des nächsten Abschnittes angezeigt. Für einen schnellen Wechsel zwischen einzelnen Fragen steht Ihnen eine Auswahlliste [c] am unteren Fensterrand zur Verfügung. Sie sind somit nicht an die Reihenfolge der Abschnitte oder zugewiesenen Fragen gebunden und in der Auditdurchführung flexibel.
Schaltflächen "Weiter" oder "Zurück" [d]
Nun kann das Audit über die Schaltfläche
Bereits bearbeitete Fragen werden mit einem grünen Häkchen und fehlerhafte bzw. unvollständige Fragen werden mit einem roten Fragezeichen in der Übersicht dargestellt.
Durchführung von Nachaudits
In vereinzelten Fällen kann es vorkommen, dass nach einem Audit die Konformität des Managementsystems nicht bestätigt werden kann, da Anforderungen nur teilweise oder gar nicht erfüllt wurden – ein Nachaudit kann in diesen Fällen erforderlich werden. Dabei wird durch den Auditor überprüft, ob die beim Audit festgestellten Abweichungen behoben oder geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet wurden. In der übersichtlichen Maßnahmenliste kann das entsprechende Audit ausgewählt und bei Notwendigkeit mit nur einem Mausklick ein Nachaudit erzeugt werden.