Auditfrage bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit die Fragen direkt in der Software mithilfe von einem Notebook oder Tablet abzuarbeiten. Zu jeder Auditfrage besteht die Möglichkeit auch Hintergrundinformationen einzublenden. Nachweise, wie z. B. Fotos oder PDF ́s, können zur Dokumentation hochgeladen und dem Audit, einem Abschnitt oder einzelnen Fragen zugeordnet werden. 
Ein Audit stellt auch für die Auditoren eine große Herausforderung dar. Kaum woanders strömen in kürzester Zeit so viele Informationen und Eindrücke auf den Auditor ein, wie bei einem Audit vor Ort. Damit keine gesammelten Informationen aufgrund der enormen Informationsflut verloren gehen, können diese direkt bei der Abarbeitung des Fragenkatalogs dokumentiert und jederzeit wieder eingesehen werden.

Eingabefelder im Auditdurchführungsfenster

Bewertung: Bewertung der jeweiligen Frage nach dem hinterlegten Bewertungsschema

Dokumentation: Textfeld zur Dokumentation und Begründung der Bewertung

Empfehlungen: Textfeld zur Eingabe von Empfehlungen für die auditierte Einrichtung im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Objektive Nachweise: Textfeld zur Dokumentation der eingesehenen objektiven Nachweise. Die Erfassung von objektiven Nachweisen bei einzelnen Fragen kann ggf. verpflichtend sein.

Beobachtungspunkt im nächsten Audit: Wenn „Ja“ ausgewählt wurde, wird die Frage im Auditbericht als Hilfestellung zusätzlich gekennzeichnet!

Wird eine Frage mit „i. O.“ bewertet, muss nicht zwingend eine Dokumentation im Dokumentationsfeld erfolgen. Wird eine Frage stattdessen mit +,++ oder -, -- bewertet, wird das Dokumentationsfeld ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden!

Schaltflächen in der Werkzeugleiste

Schaltflächen zur Hintergrundinformationen

Schaltflächen:   werden erst aktiv, wenn die entsprechenden Hintergrundinformationen  (in unserem Beispiel: "Normweise" und "Bewertungschema")  zur Frage hinterlegt wurden. Schaltflächen ohne hinterlegten Inhalt werden ausgegraut dargestellt.

Suche

Mithilfe der Suchfunktion können Sie gezielt nach Fragen suchen, die einem Abschnitt in diesem Audit zugeordnet wurden. Klicken Sie dazu auf die entsprechende -Schaltfläche. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem alle Abschnitte und zugeordneten Fragen aufgelistet werden:✔  Der Freitextfilter unterstützt Sie bei der Suche nach Ihre Frage oder einem Thema. Geben Sie hier den Suchbegriff ( z.B. Datenschutz) ein. Anschließend werden alle Fragen, die den Begriff Datenschutz beinhalten, angezeigt.

✔  Nachdem Sie die Frage aus der Ergebnisliste ausgewählt haben, können Sie Mithilfe der Schaltfläche zur gewählten Frage direkt zur Frage wechseln.

Dateien zur Dokumentation hochladen und speichern 

Nachweise, wie z. B. Fotos oder PDF ́s, können zur Dokumentation hochgeladen und dem Audit, einem Abschnitt oder einzelnen Fragen zugeordnet werden. Dateien, die zu einer Frage oder einem Abschnitt hochgeladen wurden, werden als Anhang in den Auditbericht eingedruckt. Alle anderen Dateien können unter „Dokumente“ abgerufen werden.

Nachweise, die als Anhang in den Auditbericht eingedruckt werden sollen, müssen einer Frage oder einem Abschnitt zugeordnet sowie in einem der Formate PDF, PNG, JPG oder TXT hochgeladen werden! Nachweise, die dem Audit allgemein zugeordnet wurden, erscheinen nicht im Auditbericht!

Notizen

Über diese Schaltfläche können Sie Notizen zu einem Audit, einem Abschnitt oder zu einzelnen Fragen hinzufügen bzw. einsehen. Notizen, die einer Frage oder einem Abschnitt zugewiesen wurden, werden in den Auditbericht eingedruckt.

Standardmäßig wird die Notiz dem aktuellen Abschnitt und der Frage zugeordnet. Über die Auswahlliste können Sie die Zuordnung manuell ändern.

Notizen Einsehen/ Bearbeiten: Übersicht der vorhandenen Notizen zum Audit. Zudem haben Sie in der Übersicht die Möglichkeit Notizen hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen. Wählen Sie dazu die gewünschte Notiz aus und klicken anschließend auf eine der Schaltflächen Bearbeiten oder Löschen.

Fragen anlegen: Über diese Schaltfläche können Sie weitere  Auditfragen  anlegen.

Fenster "Frage gesperrt"

Wird ein Audit von mehreren Auditoren durchgeführt, kann es in seltenen Fällen dazu kommen, dass mehrere Auditoren zeitgleich einzelne Fragen bearbeiten möchten. Um Datenverlust zu verhindern werden Fragen, die sich gerade in Verwendung befinden, daher gesperrt.

Auditoren, die eine gesperrte Frage öffnen und bearbeiten wollen, erhalten eine entsprechende Warnung. Es kann ausgewählt werden, ob die Frage übersprungen oder entsperrt werden soll. Wird eine gesperrte Frage entsperrt, gehen mögliche Texteingaben des anderen Auditors verloren!

Ende des Abschnitts und Zusammenfassung der Bewertungen

Am Ende eines jeden Abschnittes erscheint eine  Abschnittsübersicht mit Bewertungen [a]:

✔ Diese beinhaltet eine Auflistung der zugewiesenen Fragen sowie eine grafische Bewertung in Form eines Kuchendiagrammes.

✔ Zudem steht Ihnen ein Textfeld für eine individuelle Bemerkung/ Zusammenfassung für den Abschnitt zur Verfügung. Diese wird ebenfalls in den Auditbericht eingebunden.
✔ Nach der Bearbeitung der Abschnitte und Fragen wird eine Zusammenfassung des gesamten Audits angezeigt. Dort haben Sie als Auditor die Möglichkeit, verschiedene Abschlussempfehlungen abzugeben.

✔ Diese werden ebenfalls im Auditbericht dargestellt.

✔ Nachdem alle Abschnitte bearbeitet wurden, wird eine Zusammenfassung der Bewertungen [b] aus dem Audit erzeugt. 

Audit Empfehlungen [c]

Nachaudit empfohlen: Konnten die Anforderungen im Audit nicht oder nur teilweise nachgewiesen werden, können Sie in Ihrer Funktion als Auditor ein Nachaudit empfehlen um z. B. die Maßnahmen zum Umgang mit Feststellungen und Abweichungen und deren Umsetzung zu überprüfen!

Zertifikatserteilung empfohlen: Auditoren können hier die Zertifikatserteilung bei Neu- oder Rezertifizierungen empfehlen (i. d. R. nur für Auditoren von Zertifizierungs-gesellschaften relevant).

Fortbestand der Gültigkeit: Auditoren können hier den Fortbestand des Zertifikats empfehlen (i. d. R. nur für Auditoren von Zertifizierungsgesellschaften relevant).

Zertifikatsänderung: Auditoren können hier eine Zertifikatsänderung dokumentieren. Dies ist z. B. der Fall wenn sich der Geltungsbereich einer Einrichtung erweitert oder reduziert. (i. d. R. nur für Auditoren von Zertifizierungsgesellschaften relevant).

Entzug des Zertifikats: Können Anforderungen nur ungenügend nachgewiesen werden, kann der Auditor hier den Entzug des Zertifikates dokumentieren! (i. d. R. nur für Auditoren von Zertifizierungsgesellschaften relevant).

Nachdem Sie das Audit überprüft und ggf. die Auditdokumentation ergänzt oder korrigiert haben, können Sie das Audit abschließen und den Auditbericht erzeugen.

Durchführung von Nachaudits

In vereinzelten Fällen kann es vorkommen, dass nach einem Audit die Konformität des Managementsystems nicht bestätigt werden kann, da Anforderungen nur teilweise oder gar nicht erfüllt wurden – ein Nachaudit kann in diesen Fällen erforderlich werden. Dabei wird durch den Auditor überprüft, ob die beim Audit festgestellten Abweichungen behoben oder geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet wurden. In der übersichtlichen Maßnahmenliste kann das entsprechende Audit ausgewählt und bei Notwendigkeit mit nur einem Mausklick ein Nachaudit erzeugt werden.