Möglichkeiten zur Dokumentenanlage

Sie können neue Dokumente außerhalb und im qualido manager® anlegen. In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit einen Dokumenten-Vorgabewert für ein neues Dokument  zu verwenden (die im Dokumenten-Vorgabewert hinterlegten Angaben z. B. zum Freigabeworkflow, den Zielgruppen, Verantwortliche oder Kategorien werden automatisch für das neue Dokument übernommen) und die Freigabe-Workflow-Prozess zu auswählen : das neue Dokument direkt veröffentlichen  oder  nach der Freigabe veröffentlichen oder das Dokument muss zu erst geprüft und dann freigegeben werden und dann veröffenlicht werden.

Nach Freigabe erfolgt eine automatische Veröffentlichung im System. Autor, Prüfer und Freigeber müssen über keine Administrationsrechte verfügen, sondern finden die Ihnen zugeordneten Dokumente im Bereich „Mein qualido“.

Der Freigabeworkflow kann nur mit aktuellem Betriebssystem, Webbrowser und Office Paket genutzt werden. Hiervon hängt auch u. a. ab ob diese Funktion für Sie überhaupt zur Verfügung steht. Minimale Systemvoraussetzungen sind: Microsoft Office 2013 | Windows 7 oder höher |aktuelle Version von Edge, Firefox oder Chrome.

Erstellung von Dokumenten außerhalb qualido manager®

Zuerst erstellen Sie das Dokument mit einem Programm Ihrer Wahl.  Anschließend veröffentlichen Sie das Dokument in dem Sie auf den Button Neues Dokument klicken und Existierendes Dokument hochladen auswählen:

Vorteile bei Erstellung von Dokumenten außerhalb des qualido manager®: 

• Das Erstellen oder Bearbeiten von Dokumenten kann ggf. auch zu Hause ohne Intranetzugriff erfolgen.
• Das Führungspersonal wird entlastet, indem es „nur“ eine Unterschrift leisten muss, oder Änderungswünsche unkompliziert auf den Ausdruck notieren kann, ohne sich zur Freigabe oder Prüfung von Dokumenten am System anmelden zu müssen.
• Zur Erhöhung der Rechtssicherheit liegt von jedem freigegebenen Dokument auch ein unterschriebenes Original vor.

Wir empfehlen, auch bei diesem Verfahren, die Dokumente vor dem Publizieren im qualido manager® in das langzeitsichere PDF/A Dateiformat bringen. Der Gesetzgeber fordert insbesondere im Gesundheitswesen zum Teil sehr lange Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren. Diese Aufbewahrungsfristen sind mit gängigen Content-Management-Systemen und auch üblichen Office-Dateiformaten derzeit nicht zu erreichen. Die ISO hat im Jahre 2008 das Dateiformat PDF/A unter der ISO-Nummer 19005 für die Langzeitarchivierung anerkannt. Als Dateiformat für den qualido manager® empfehlen wir daher dieses Dateiformat. Mit aktuellen Office Versionen (z.B. MS Office 2013 und höher) lassen sich PDF/A Dateien ohne Zusatzsoftware über die Funktion „Speichern unter“ erzeugen. Alternativ stehen zur Umwandlung in PDF auch zahlreiche andere Werkzeuge zur Verfügung. Den größten Funktionsumfang und Bedienkomfort bietet dabei Acrobat Professional von Adobe. Kostengünstige Alternativen sind beispielsweise: pdf24, Nitro-PDF, FreePDF XP oder PDFCreator.

 

Erstellung von Dokumenten im qualido manager®

Erstellen Sie das Dokument im qualido manager®:  dazu  wählen Sie zuerst   Neues Dokument erstellen  aus. Wenn Sie ein Microsoft-Word Dokument erstellen, dann ruft der qualido manager® automatisch MS-Word auf. Sie benötigen in diesem Fall eine Version MS-Word 2010 oder jünger. Wenn Sie ein HTML- oder FlowChart- Dokument erstellen, dazu können Sie den eingebauten Editor benutzen.

Bitte beachten Sie, dass Sie vor dem Erstellen Ihres ersten Workflowdokumentes eine entsprechende Dokumentenvorlage   (Word, HTML oder  Flowchart) anlegen und editieren müssen.

Im qualido manager® können nicht nur Word- und PDF-Dokumente verwaltet werden, Sie können auch HTML- und MX/Flowchart-Workflows einstellen und entsprechend der "klassischen" Dokumentarten weiterverarbeiten.