Maßnahmen aus qualido.IO (früher Zentraler Maßnahmenkatalog)

Zur systematischen Steuerung und Nachverfolgung von Maßnahmen im Rahmen qualitätsrelevanter Vorgänge stellt qualido.IO die zentrale Übersicht „Maßnahmen aus qualido.IO“ zur Verfügung. Diese Funktion dient der transparenten Dokumentation, effizienten Abarbeitung und revisionssicheren Nachverfolgung aller Maßnahmen, die im Zuge der Vorgangsbearbeitung als relevant gekennzeichnet wurden. Die Maßnahmenübersicht bündelt alle Aufgaben aus verschiedenen Vorgangsarten, sofern diese explizit zur Anzeige im Maßnahmenplan freigegeben wurden. Dadurch erhalten berechtigte Nutzer eine übergeordnete Sicht auf den aktuellen Bearbeitungsstand, offene Maßnahmen, Fristen und Verantwortlichkeiten. Dies unterstützt die Erfüllung normativer Anforderungen an dokumentierte Informationen gemäß einschlägiger Managementsystemnormen (z. B. ISO 9001, ISO 27001, ISO 45001) und bildet eine zentrale Grundlage für interne wie externe Audits.

Die Grafik stellt die Benutzeroberfläche des qualido.IO-Moduls „Maßnahmen aus qualido.IO“ dar. Sie zeigt eine tabellarische Übersicht offener und erledigter Maßnahmen im Ereignismanagement, inklusive Werkzeugleiste, Filterfunktionen, Spaltenkonfiguration und einer PDF-Vorschau des zentralen Maßnahmenkatalogs. Sichtbar sind typische Elemente wie Vorgangsnummer, Priorität, Beschreibung, Zeitaufwand sowie Bearbeitungs- und Druckfunktionen. Die Ansicht dient der strukturierten Aufgabenverfolgung gemäß ISO-Anforderungen in einem digitalen Qualitätsmanagementsystem.

Die Bearbeitung von Vorgängen kann je nach Komplexität sehr umfangreich werden. Um den Überblick über offene sowie bereits abgeschlossene Maßnahmen in qualido.IO zu behalten, steht Ihnen die Übersicht „Maßnahmen aus qualido.IO“ (vormals „Zentraler Maßnahmenkatalog“) zur Verfügung:

  • In dieser Übersicht werden alle Aufgaben aus den verfügbaren Vorgangsarten angezeigt, bei denen in der Vorgangsbearbeitung die Checkbox „Aufgabe im Maßnahmenplan anzeigen“ aktiviert wurde. Ohne diese Einstellung bleibt die Aufgabe im Maßnahmenplan ausgeblendet.

  • Zur besseren Übersicht und gezielten Recherche können die Aufgaben nach folgenden Kriterien gefiltert werden: Vorgangsnummer, Vorgangsart, Beschreibung, Sachverhalt sowie Verantwortliche (Gruppen). Darüber hinaus stehen ein Freitextfilter und ein Statusfilter für Aufgaben zur Verfügung.

  • In der Spalte ganz links stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung (z. B. „Notiz vorhanden“ oder „Datei vorhanden“).

  • Zusätzlich können Sie weitere Spalten (beispielsweise Kategorien, Bereiche oder andere optionale Informationen) in die Maßnahmenübersicht einblenden: 

    • Zu den Kernfeldern zählen: Vorgangsnummer zur eindeutigen Identifikation, Priorität zur Festlegung der Abarbeitungsreihenfolge, Status zur Fortschrittsverfolgung, Beschreibung zur inhaltlichen Darstellung der Maßnahme, Start zur Erfassung des Bearbeitungsbeginns, erledigt am für die Nachverfolgung und Abschlussbewertung sowie Zeitaufwand zur Aufwandserfassung.

    • Erweiterte wichtige Spalten sind: Verantwortliche für die eindeutige Zuständigkeit, Sachverhalt zur Einordnung des Maßnahmenkontextes, Vorgangsart zur Filterung nach Maßnahmentypen, zu erledigen bis für Fristenmanagement sowie geprüft am und geprüft von zur Nachvollziehbarkeit von Prüfprozessen, insbesondere in qualitätsrelevanten Umgebungen.

    • Weniger wichtige, aber teilweise sinnvolle Spalten sind: Kosten, falls Maßnahmen budgetiert werden, Kategorien und Bereiche für Auswertungen, Geprüft-Kommentar und Erledigt-Kommentar für ergänzende Dokumentation, Verantwortliche (Gruppen) bei Teamverantwortung sowie erledigt von, wenn Einzelpersonen dokumentiert werden sollen.

Tipp: Nicht alle Spalten sind für die Maßnahmenverfolgung im Ereignismanagement gleich wichtig. Die Auswahl sollte sich am jeweiligen Zweck orientieren, zum Beispiel Nachverfolgung, Priorisierung, Zuständigkeiten und Dokumentation.  Fahren Sie dazu mit der Maus über den Spaltenkopf und klicken Sie auf das kleine Dreieck am rechten Rand, um die Spaltenkonfiguration anzupassen.

Schaltflächen in der Werkzeugleiste

Folgende Funktionen stehen in der Werkzeugleiste zur Verfügung:

Bearbeiten: Öffnet die ausgewählte Aufgabe zur Bearbeitung.

Löschen: Entfernt die Aufgabe eines Vorgangs aus dem Maßnahmenplan.

Gelöschte: Zeigt gelöschte Aufgaben an und ermöglicht deren Wiederherstellung.

Als PDF anzeigen: Öffnet die aktuell ausgewählte Aufgabe als PDF-Dokument.

Notiz: Ermöglicht das Hinzufügen von Notizen zur Aufgabe sowie das Einsehen vorhandener Notizen.

Maßnahmenkatalog anzeigen: Öffnet den vollständigen Maßnahmenkatalog im PDF-Format.

Ansicht drucken: Öffnet die aktuelle Listenansicht zur Druckausgabe.

Hinweis: Die Schaltflächen in der oberen Navigationsleiste werden erst aktiviert, wenn eine Aufgabe im Maßnahmenplan ausgewählt wurde. Erst dann stehen die oben genannten Funktionen zur Verfügung.

Verwandte Themen

  1. Vorgangsübersicht
  2. Vorgang bearbeiten
  3. Aufgabenübersicht
  4. Zentraler Maßnahmenkatalog