Einzeltermin anlegen
Einzeltermine dienen der zeitgemäßen Planung und Verwaltung von Veranstaltungen wie Kongressen, Treffen, Besprechungen oder Grundlagenschulungen für definierte Mitarbeitergruppen. Sie bündeln alle relevanten Informationen und unterstützen Sie dabei, Veranstaltungen effizient, transparent und übersichtlich zu organisieren.
Über die Schaltfläche
Tab: Stammdaten
Titel der Veranstaltung: Angabe des aussagekräftigen Titels der Veranstaltung, der für Teilnehmer sichtbar ist
Beginn: Datum und Uhrzeit des Beginns der Veranstaltung
Ende: Datum und Uhrzeit des Endes der Veranstaltung
Veranstaltungsort: Ort [und Format] der Veranstaltung (z.B. Konferenzraum 1.OG für Präsenzveranstaltungen, MS Teams-Link für Online-Formate oder beides für Hybrid-Veranstaltungen mit vollständiger Adresse bei externen Locations)
Referent: Name(n) des/der Referenten oder Dozenten, die die Veranstaltung leiten
Organisator/Ansprechpartner: Name(n) des/der Organisatoren und/oder Ansprechpartner für Rückfragen zur Veranstaltung
Programm/Anhang: Möglichkeit zum Hochladen von Programm, Agenda oder anderen Dateianlagen (z. B. PDF-Dokumenten). Die hochgeladene Datei wird den Teilnehmern zur Verfügung gestellt.
Öffentlicher Link: URL zur Homepage oder Webseite mit weiterführenden Informationen über die Veranstaltung (z. B. Intranet-Link)
Meeting-Link: URL zur Online-Veranstaltung
Hinweis: Der Meeting-Link ist in der Benachrichtigungsmail nur für angemeldete Teilnehmer sichtbar!
Beschreibung: Freitextfeld für zusätzliche Angaben und Details zum Termin.
Änderungskommentar: Falls sich an einem bereits angelegten Termin etwas ändert, lässt sich hier ein Änderungskommentar hinterlegen (z.B. bei geänderter Zeit, Räumlichkeit oder Referentenwechsel). Termine mit Änderungskommentar werden in der Terminliste mit einem roten Kennzeichen am Info-Icon markiert.
Ausblenden in Fortbildungskatalog: Checkbox-Option, um die Veranstaltung vom öffentlichen Fortbildungskatalog auszuschließen. Wenn aktiviert, ist der Termin nicht in der allgemeinen Übersicht sichtbar und nur für ausgewählte Benutzergruppen zugänglich.
Terminkategorie: Falls Sie Terminkategorien definiert haben, können Sie diese hier auswählen und dem Einzeltermin zuweisen. Dies erleichtert die Filterung und Auswertung von Veranstaltungen nach Themengebieten oder Typen (z.B. Besprechung, Pflichtschulung, Einweisung usw).
E-Learning: Hier können Sie einen E-Learning-Kurs aus der Auswahlliste auswählen und alternativ oder ergänzend zur Präsenzveranstaltung anbieten. Teilnehmer haben dann die Möglichkeit, die Inhalte digital zu bearbeiten.
"Self-Service" Teilnahmebestätigungsvorlage: Optional haben Sie die Möglichkeit, den Teilnehmern Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate als PDF zum Download bereitzustellen. Wählen Sie dazu eine geeignete Vorlage aus der Auswahlliste aus. Wird keine Vorlage ausgewählt, bleibt die Schaltfläche zum Download der Teilnahmebestätigung in der Mitarbeiteransicht inaktiv. Verfügbare Vorlagen im Dropdown, die individuell für Ihre Organisation unter Einstellungen & Vorgaben vorkonfiguriert wurden: Teilnahmebestätigung Allgemein, Teilnahmebestätigung PDF usw.
Unterschrift für Teilnahmebestätigungen: Hier können Sie eine Unterschrift (z.B. des Dozenten, Abteilungsleiters oder Geschäftsführers) aus den hinterlegten Unterschriften auswählen und direkt in die Teilnahmebestätigungen eindrucken lassen.
Weitere Tabs
Im Tab "Zielgruppen" legen Sie fest, welche Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder Organisationseinheiten die Veranstaltung sehen können. Nur Mitarbeiter der ausgewählten Gruppen sehen den Termin in ihrem Kalender oder in der Terminliste.
Im Tab "Zusatzinformationen" hinterlegen Sie organisatorische und inhaltliche Details zur Veranstaltung. Hier können Sie die Anmeldeverwaltung konfigurieren, das Teilnehmermanagement steuern, Ressourcen wie Räume aus der Ressourcenverwaltung buchen, Veranstaltungskosten in EUR angeben und Details zur Fortbildung definieren.
Im Tab "Bild" können Sie für Ihren unternehmensinternen Fortbildungskatalog ein veranstaltungsspezifisches Bild hochladen, das Ihre Veranstaltung visuell hervorhebt.
Tipp: Speichern Sie Ihre Eingaben, bevor Sie zu den weiteren Tabs wechseln, um alle Stammdaten zu sichern.
Verwandte Themen