Zielgruppen festlegen

Bei der Terminverwaltung können Sie verschiedene Zielgruppen festlegen, um die Sichtbarkeit und Relevanz von Veranstaltungen gezielt zu steuern. Termine lassen sich dabei spezifischen Subportalen sowie Mitarbeiter- oder Verteilergruppen zuweisen, sodass nicht alle Veranstaltungen automatisch für sämtliche Mitarbeiter sichtbar sind. Nur die Mitarbeiter der jeweils ausgewählten Gruppen sehen den entsprechenden Termin in ihrem Veranstaltungskalender oder in der Terminliste im Bereich „Mein qualido".

Hinweis: Sollten Sie eine neue Mitarbeitergruppe anlegen und diese unmittelbar bei Terminen verwenden wollen, beachten Sie bitte, dass die Zuweisung in der Auswertung nicht sofort erscheint, da neue Gruppenrelationen zwischen Mitarbeitern und Gruppen bis zu 15 Minuten benötigen, bis sie systemweit verfügbar sind.

Pflichtveranstaltungen für Zilegruppen

Besonders relevant ist die Möglichkeit, Termine als Pflichtveranstaltungen zu kennzeichnen. Dabei handelt es sich um Veranstaltungen, an denen alle Mitarbeiter der festgelegten Zielgruppen aufgrund gesetzlicher oder interner Vorgaben teilnehmen müssen. Zwar können auch einmalige Termine als Pflichtveranstaltung deklariert werden, jedoch erweisen sich in der Praxis häufig wiederkehrende Terminserien als sinnvoller. Durch die regelmäßige Wiederholung haben auch neue Mitarbeiter oder solche, die bei einem bestimmten Termin verhindert waren, die Möglichkeit, ihrer Teilnahmeverpflichtung nachzukommen.

Bei einmaligen Pflichtterminen besteht hingegen das Risiko, dass nicht alle betroffenen Mitarbeiter aufgrund von Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten teilnehmen können. Solche Termine eignen sich daher eher für Besprechungen oder Qualitätszirkel. Typische Beispiele für Pflichtveranstaltungen im Krankenhausbereich sind die Gefahrstoffschulung, Brandschutzunterweisung oder Strahlenschutzunterweisung, während im Rettungsdienst etwa die Blaulichtbelehrung oder Frühdefi-Rezertifizierung zu nennen sind.

Hinweis: Da viele Pflichtveranstaltungen in bestimmten Intervallen aufgefrischt werden müssen, lässt sich beim Anlegen einer entsprechenden Terminserie neben der Gruppenzuweisung auch ein individuelles Auffrischungsintervall definieren. Liegt die letzte dokumentierte Teilnahme eines Mitarbeiters länger zurück als das hinterlegte Intervall, wird er automatisch erneut auf die offene Pflichtveranstaltung hingewiesen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Um die Kommunikation zu verbessern, können Sie die betroffenen Zielgruppen durch Aktivierung der entsprechenden Option per E-Mail über neue Termine informieren. Dabei werden E-Mail-Benachrichtigungen nur versendet, wenn Datum und Uhrzeit des Termins in der Zukunft liegen. Wird ein Termin angelegt, der bereits stattfindet oder bereits stattgefunden hat, erfolgt kein E-Mail-Versand.

Hinweis: Zusätzlich wurde die automatische E-Mail-Benachrichtigung an Referenten und Organisatoren über An- und Abmeldungen zu Fortbildungen erweitert und enthält nun einen Hinweis auf etwaige Wartelistenkandidaten. Dies ermöglicht es, bei einer Abmeldung zeitnah einen anderen Teilnehmer nachrücken zu lassen und die verfügbaren Plätze optimal auszulasten.

Vererbung

Termine können bei Bedarf auch in Subportalen zur Verfügung gestellt werden, wobei die Standardeinstellung vorsieht, dass Termine nicht vererbt werden.

Tipp: Im Reiter Zusatzinformationen haben Sie schließlich die Möglichkeit, weitere wichtige Angaben wie Details zur Terminanmeldung, zur maximalen Teilnehmerzahl oder zum Fortbildungsinhalt zu hinterlegen, um den Mitarbeitern alle relevanten Informationen bereitzustellen.