Einweisungen planen und dokumentieren

Die Einweisungsübersicht ist eine Liste aller geplanten und bereits durchgeführten Einweisungen. Über die Werkzeugleiste können Sie hier neue (Sammel-)Einweisungen oder Spontaneinweisungen hinzufügen und bereits durchgeführte bearbeiten oder löschen, sowie Teilnahmen dokumentieren und Einweisungsprotokolle zur Nachweisdokumentation hochladen.

Schaltflächen in der Werkzeugleiste

Termin anlegen: Mit dieser Schaltfläche können Sie  ein neuen Termin erfassen. 

Termin bearbeiten: Mit dieser Schaltfläche (oder per Doppelklick auf Termin) können Sie einen bestehenden Termin bearbeiten.

Termin löschen: Mit dieser Schaltfläche können Sie einen Termin aus der Liste löschen.

Anwesenheitsliste: Mit dieser Schaltfläche können Sie die Anwesenheitsliste als PDF-Datei anzeigen, herunterladen oder ausdrucken.

Einweisung dokumentieren: Nachdem die Einweisung stattgefunden hat, müssen die Teilnahmen dokumentiert werden. Nachdem Anklicken wird die Mitarbeiterliste geöffnet, wo mit einem Klick die Teilnahme dokumentiert wird.

Spontaneinweisung: Öffnet das Dialogfenster, wo Einweisungen für ein oder mehrere Geräte auf einmal angelegt werden.

Einweisungsentbindung: Mit dieser Schaltfläche können Sie die Einweisungspflicht für ausgewählte Mitarbeiter entbinden.

Filterung in der Einweisungen

Oberhalb der Einweisung-Übersichtsliste stehen verschiedene Auswahlfilter: Dropdown Filter [1] , Freitext- [2]  und die Mitarbeiterliste für "Einweisungsübersicht erstellen"  [3] zur Verfügung, mit denen Sie eine Eingrenzung der Einweisungen vornehmen können. 

Einweisungsübersicht für einzelnen Benutzer erstellen

Um Einweisungsübersicht für einen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf die Mitarbeiterliste für "Einweisungsübersich erstellen"   (in der  Filterungszeile) und wählen Sie den Mitarbeiter aus:

Im sich dann öffnenden Fenster werden alle Einweisungen für den gewählten Mitarbeiter in einer PDF-Datei aufgelistet:

Termin anlegen

Zum Anlegen eines Einweisungstermins klicken Sie auf die Schaltfläche Termin anlegen. Anschließend legen Sie das Datum und die Uhrzeit, Veranstaltungsort und Gerätetyp/en aus, in die eingewiesen werden soll:Sie können hierbei auch angeben, ob es sich bei der Einweisung um eine Herstellereinweisung handelt sowie den Namen des einweisenden Mitarbeiters oder externen Referenten hinterlegen. Diese Angabe ist insbesondere für die Erstellung von Einweisungsübersichten für die Mitarbeiter wichtig.

Einweisungen dokumentieren

Nachdem die Einweisung stattgefunden hat, müssen die Teilnahmen dokumentiert werden. Wählen Sie dazu den entsprechenden Termin aus der Übersicht aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Einweisungen dokumentieren. Anschließend öffnet sich die Mitarbeiterliste. Mit einem Klick auf die Checkbox in der linken Spalte wird die Teilnahme dokumentiert. 

Wird die Teilnahme eines Mitarbeiters bei einer Sammeleinweisung erfasst, so wird die Geräteeinweisung für alle Geräte dokumentiert und muss nicht einzeln erfolgen.

Schaltflächen in der Werkzeugleiste

Bestätigungen drucken: Mit dieser Schaltfläche können Sie Einweisungsbestätigungen als PDF erzeugen.

Protokoll hochladen: Möglichkeit eine Teilnehmerliste zur Nachweisdokumentation hochzuladen.

Export: Exportfunktion der Mitarbeiterliste in Microsoft Excel.

Barcodeerfassung: Teilnahmedokumentation über einen Barcode-Scan oder Chip.

Bitte beachten Sie, dass die Barcodeerfassung erst zur Verfügung steht, wenn in der Subportalverwaltung → Einstellungen für Userkey/ID für Einweisungen und Schulungen eine Zuordnung (z.B. Personalnummer) erfolgt ist:

✔ Falls diese Auswahlliste leer ist, müssen Sie die Zusatzfelder zunächst in der Subportalverwaltung → Reiter Zusatzfelder für die Mitarbeiteridentifikation definieren.
✔ Dieser Userkey zur Mitarbeiteridentifikation kann als Barcode auf Namensschilder gedruckt oder auf Chipkarten hinterlegt werden und ermöglicht so die schnelle Erfassung von Teilnahmen bei Einweisungen per Barcodescan oder Chipkarte.

Spontaneiweisung

An dieser Stelle können Sie Einweisungstermine auch für mehrere Geräte auf einmal anlegen. Wählen Sie dazu mehrere Gerätetypen aus:

Einweisungsentbindung

In Einzelfällen kann es vorkommen, dass Mitarbeiter, z.B. Führungskräfte, aufgrund ihrer Gruppenzugehörigkeit einer Einweisungspflicht für einen Gerätetypen unterliegen, diese jedoch gar nicht als Anwender tätig werden. In diesem Fall kann für betroffene Personen eine Einweisungsentbindung hinterlegt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Einweisungsentbindung:

Anschließend öffnet sich ein Übersichtsfenster, indem alle einweisungspflichtigen Geräte aufgelistet werden. Dort kann nun der entsprechende Gerätetyp ausgewählt werden:

✔ Über die Schaltfläche Entbindungen verwalten können anschließend die Personen hinzugefügt werden, die von der Einweisungspflicht entbunden werden sollen.

✔ Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Entbindung für Mitarbeiter hinzufügen und wählen die betroffenen Mitarbeiter nacheinander aus der Auswahlliste aus.

✔ In der Übersicht werden nun alle Mitarbeiter aufgelistet, die von der Einweisungspflicht entbunden wurden.

Entbinden Sie Mitarbeiter von der Einweisungspflicht, wenn diese nicht mehr als Anwender in Frage kommen. Ansonsten würde die Einweisung in den Auswertungen sowie in der Aufgabenliste des Mitarbeiters als „offen“ dargestellt werden.