Verwaltung von einzelnen Verträgen

In der Vertragsverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Verträge zu erstellen, zu bearbeiten und zu organisieren. Die Verwaltung erfolgt über eine zentrale Datenbank, in der Verträge zusammen mit allen relevanten Informationen und Metadaten gespeichert werden. Diese Metadaten können je nach Vertragsart variieren und beinhalten spezifische Felder, die für den jeweiligen Vertragstyp erforderlich sind.

Vertrag Anlegen und Bearbeiten

Um einen neuen Vertrag zu erfassen, klicken Sie im Vertragsmanagement auf die Schaltfläche Vertrag anlegen :

• Dies öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie alle relevanten Felder ausfüllen können, um den Vertrag zu speichern.
• Nachdem Sie die Stammdaten des neuen Vertrages eingepflegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertrag neu anlegen. Dadurch werden die weiteren Reiter aktiviert. 
• Neben allgemeinen Vertragsinformationen können hier auch individuelle Felder (Metadaten) für die jeweilige Vertragsart hinterlegt werden. Diese Felder sind speziell auf die Vertragsart zugeschnitten und bieten eine detaillierte Möglichkeit zur Verwaltung der Vertragsinformationen.

Detailmaske – Stammdaten

Die Stammdaten bilden die Grundlage für die ordnungsgemäße Dokumentation und Verwaltung von Verträgen, insbesondere von Arbeitsverträgen, und stellen sicher, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die wesentlichen Informationen jederzeit einsehen können. Sie enthalten alle relevanten Vertragsinhalte, die für die Berechnung von Laufzeiten, Kündigungsfristen und Zahlungsvorgängen erforderlich sind. Die Detailmaske dient der gezielten Pflege und Bearbeitung einzelner Vertragsdatensätze. Sie wird geöffnet, sobald in der Vertragsübersicht entweder ein neuer Vertrag über Vertrag anlegen erstellt oder ein bestehender Vertrag über Bearbeiten geöffnet wird. Die Maske gliedert sich in verschiedene Registerkarten, von denen die Stammdaten die zentrale Eingabemaske für alle vertragsrelevanten Grunddaten darstellen:

• Vertragsname: Bezeichnung zur internen Erkennung.
• Interne Vertragsnummer: Eindeutige Kennung zur Identifikation im System.
• Externe Vertragsnummer: Optional, falls vom Vertragspartner vergeben.
• Vertragspartner: Auswahl aus vordefinierten Partnern.
• Abweichender Ansprechpartner: Optional bei abweichenden Kontakten.
• Vertragsart: Auswahl aus Vertragskategorien (z. B. Arbeits-, Miet-, Leasing- oder Mobilfunkvertrag).
• Vertragsbefristung: Definition der Laufzeitform, z. B. befristet mit/ohne Verlängerung.
• Vertragsbeginn: Startdatum des Vertrags.
• Kündigungsfrist: Zeitraum vor Vertragsende zur Einhaltung der Kündigung.
• Initiale Laufzeit: Erste Vertragslaufzeit in Monaten.
• Verlängerung um: Vertragsverlängerung nach Ablauf der initialen Laufzeit (optional).
• Initiales Vertragsende: Automatisch berechnet aus Beginn + Laufzeit.
• Gekündigt zum: Optionales Datum einer bereits ausgesprochenen Kündigung.
• Zahlungsintervall (Monate): Intervall der Zahlungsfälligkeit, z. B. monatlich oder jährlich.
• Zahlungstag: Fälligkeitstag im Monat.
• Zahlungsbetrag: Betrag je Zahlungsintervall.
• Währung: Auswahl aus EUR, CHF oder USD – wichtig für die währungsabhängige Kostensummierung im System.
• Kostenstelle: Optionale Zuordnung für die interne Buchhaltung.
• Bemerkung: Freitextfeld für individuelle Hinweise oder Vermerke.

Tipp: Die exakte Pflege dieser Stammdaten ist essenziell für eine fehlerfreie Vertragsverwaltung, nachvollziehbare Verlaufsdokumentation sowie für die korrekte Berechnung von Vertragskosten und Laufzeiten. Besondere Aufmerksamkeit ist den Feldern für Zahlungsbeträge, Währung, Laufzeit und Kündigungsfristen zu widmen, da diese Informationen unmittelbar in die automatisierten Berechnungsfunktionen des Systems einfließen.

Vertragsverwaltung und -organisation

In der Vertragsverwaltung haben Sie eine übersichtliche Struktur, die es Ihnen ermöglicht, Verträge schnell zu durchsuchen und zu verwalten. Im Vertragsmanagement finden Sie unter dem Menüpunkt „Verträge“ vier Listen:

Laufende Verträge: Diese Liste zeigt alle Verträge, die derzeit gültig und aktiv sind. Diese Verträge sind bis jetzt nicht abgelaufen und befinden sich innerhalb ihrer vereinbarten Laufzeit.

Abgelaufene Verträge: Diese Liste enthält alle Verträge, deren Kündigungsdatum überschritten oder deren Laufzeit abgelaufen ist. Hier können Sie alle Verträge sehen, die nicht verlängert wurden oder deren vertraglich vereinbarte Fristen beendet sind.

Ohne Laufzeit: Diese Liste zeigt alle Vereinbarungen, die keine feste zeitliche Begrenzung oder ein festgelegtes Enddatum haben. Diese Art von Verträgen wird auch als unbefristeter Vertrag bezeichnet und hat im Gegensatz zu befristeten Verträgen keine festgelegte Dauer. Sie bleiben so lange gültig, wie sie nicht von einer der Vertragsparteien gekündigt werden. Dies kann sowohl in Arbeitsverträgen als auch in anderen Bereichen wie Mietverträgen oder Dienstleistungsverträgen der Fall sein.

Tipp: Für eine bessere Verwaltung von Verträgen bieten wir eine Möglichkeit, Verträge in das Archiv mit der Schaltfläche Archivieren zu verschieben. Dies erlaubt Ihnen, Verträge nicht endgültig zu löschen, sondern sie für eine spätere Nutzung oder zur langfristigen Aufbewahrung in die "Archivierte Verträge" Liste  zu verschieben.

Archivierte Verträge: Diese Liste umfasst alle Verträge, die aus dem aktiven Bereich entfernt und archiviert wurden. Archivierte Verträge sind nicht mehr Teil der aktiven oder abgelaufenen Liste, können jedoch jederzeit wieder über die Schaltfläche Wiederherstellen aktiviert werden.

Filterfunktionen

Neben den üblichen Navigationselementen zum Blättern (Navigationsfußleiste der Listen unten) stehen noch verschiedene Filter zur Verfügung: Freitextfilter mit Dropdown-Datenauswahl, Vertragsarten-, Organisationseinheiten und Vertragspartner-Filter. Durch die Einstellung des Filters werden die Daten aus der Liste ein- oder ausgeblendet.

Diese Funktionalitäten bieten eine effiziente Möglichkeit, alle Verträge in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation zu verwalten, zu überwachen und zu kategorisieren. Sie können sicherstellen, dass keine Fristen übersehen werden und alle Verträge entsprechend ihrer aktuellen Relevanz schnell zugänglich sind.