Benachrichtigungszentrale

Die Benachrichtigungszentrale im Bereich Ereignismanagement ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Benachrichtigungen für jede Vorgangsart gezielt zu steuern. Neben Administratoren können auch reguläre Mitarbeiter (die als Vorgangsverantwortlicher zugewiesen wurden) als Empfänger hinterlegt werden, sodass beispielsweise zuständige Personen automatisch über neue oder überfällige Vorgänge informiert werden. Auf diese Weise lässt sich ein flexibles Eskalationsmanagement abbilden, das sich vollständig an interne Anforderungen anpassen lässt.

Screenshot der qualido-Administrationsoberfläche, Bereich „Ereignismanagement | Benachrichtigungszentrale". Links: Übersichtstabelle mit 21 Vorgangsarten (18 aktiv, 3 inaktiv), darunter z. B. „Ausbildungsverwaltung", „Krankmeldung" und „Schülerpraktikumsbericht", mit zugeordneten Benachrichtigungsempfängern. Rechts: Geöffnetes Dialogfenster „Ausbildungsverwaltung | Zuordnung der Mailbenachrichtigungen" mit einer Tabelle von 7 Empfängern (u. a. Admin Test 1, Benutzer Test 2, Mustermann Erika). Für Zeile 7 (Mustermann M.) sind Dropdown-Felder zur Auswahl von Benachrichtigungstypen aktiv (Neue Vorgänge, Überfällige Vorgänge etc.). Unten links ein Tooltip mit Hinweisen zu Benachrichtigungseinstellungen und weiteren Informationen zum Verantwortlichen. Schaltflächen „Speichern" und „Abbrechen" sind sichtbar.

Navigieren Sie im linken Menü zu Ereignismanagement → Konfiguration → Benachrichtigungszentrale. In der zentralen Übersicht werden alle aktiven und inaktiven Vorgangsarten aufgelistet, jeweils mit den bereits zugeordneten Benachrichtigungsempfängern. Klicken Sie auf die gewünschte Vorgangsart, um deren Benachrichtigungseinstellungen zu öffnen.

Nach der Auswahl öffnet sich das Fenster "Zuordnung der Mailbenachrichtigungen" für die betreffende Vorgangsart. Es werden alle aktuell zugeordneten Vorgangsartenverantwortlichen in einer Tabelle angezeigt. Markieren Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Liste und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten, um dessen Benachrichtigungseinstellungen anzupassen:

  • Für jeden Empfänger lässt sich individuell festlegen, bei welchen Ereignissen eine E-Mail versendet werden soll. Zur Auswahl stehen unter anderem: neue Vorgänge, überfällige Vorgänge, erledigte Vorgänge, Antwort auf Stellungnahmen/ überfällige Stellungnahmen, neue, erledigte oder überfällige Aufgaben sowie neue anonyme Nachrichten.
  • Wählen Sie die gewünschten Optionen über die Dropdown-Felder in der entsprechenden Zeile aus.
  • Sobald alle gewünschten Benachrichtigungstypen ausgewählt wurden, klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu übernehmen. Mit Abbrechen verwerfen Sie alle vorgenommenen Änderungen.

Hinweis: Die E-Mail-Benachrichtigungen werden an die in den Kontaktdaten des Mitarbeiters hinterlegte berufliche E-Mail-Adresse gesendet, sofern diese verifiziert wurde.

Hinweis zu Bereichsverantwortlichen: Wurden für eine Vorgangsart verschiedene Bereiche angelegt, erhalten ausschließlich die jeweiligen Bereichsverantwortlichen E-Mail-Benachrichtigungen zu überfälligen Vorgängen, Stellungnahmen und Aufgaben. Die allgemeinen Vorgangsartenverantwortlichen werden in diesem Fall nicht separat informiert.

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