Vorgangsart kopieren

In der Vorgangsartenverwaltung können Sie bereits angelegte Vorgangsarten kopieren. So nutzen Sie bestehende Konfigurationen ganz einfach als Vorlage und sparen sich das manuelle Einrichten einer neuen Vorgangsart von Grund auf.

So kopieren Sie eine Vorgangsart

Wählen Sie zuerst die gewünschte Vorgangsart aus der Übersicht aus und markieren Sie diese durch einen Klick auf die entsprechende Zeile. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Kopieren in der oberen Werkzeugleiste. Alternativ können Sie auch per Rechtsklick auf den Eintrag das Kontextmenü öffnen und dort den Befehl „Kopieren“ auswählen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Vorgangsart kopieren (Optionen)“.

Auswahl der Kopieroptionen

In diesem Dialogfenster legen Sie durch das Aktivieren der jeweiligen Checkboxen fest, welche spezifischen Inhalte in die neue Vorgangsart übernommen werden sollen. Zur Auswahl stehen hierbei:

• Formular-Zuweisung kopieren
• Zugewiesene Verantwortliche kopieren,
• Bereiche kopieren,
• Zuständige Personen für Bereiche kopieren,
• Kategorien kopieren,
• Personen und Zuordnungen kopieren,
• Vorgabewerte  wie Priorität, Abgabetermine und Einreicher kopieren
• Signatur-Zuweisung kopieren
• Vorgangs-bedingungen kopieren*.

Hinweis 1: Bitte beachten Sie, dass sich die Option „Zuständige Personen für Bereiche kopieren“ nur dann aktivieren lässt, wenn gleichzeitig auch die Optionen für Verantwortliche und Bereiche ausgewählt sind. Wenn eine oder beide dieser Voraussetzungen fehlen, bleibt die entsprechende Checkbox ausgegraut und kann nicht angewählt werden. Sobald Sie alle gewünschten Optionen festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopie erstellen“.

Hinweis 2: Wenn Sie beim Kopieren einer Vorgangsart im Dialogfenster die Option „Vorgangsbedingungen kopieren“ aktivieren, übernimmt das System automatisch alle hinterlegten Wenn-Dann-Regeln. Verweise auf Kategorien oder Bereiche werden dabei fehlerfrei an die neu erstellten Elemente angepasst. Damit dieser Automatismus zuverlässig funktioniert, ist diese Option allerdings nur dann wählbar, wenn das Formular, die Verantwortlichen, die Bereiche, die zuständigen Personen und die Kategorien ebenfalls mitkopiert werden.

Speicherort und Weiterbearbeitung

Die neue Vorgangsart wird direkt im System angelegt und in der Vorgangsartenverwaltung im Bereich der inaktiven Vorgangsarten am Ende der Liste einsortiert. Die Bezeichnung der Kopie wird automatisch um den Zusatz „_Kopie“ ergänzt, sodass sie sich eindeutig vom Original unterscheidet. Anschließend können Sie die neue Vorgangsart über die Funktion "Bearbeiten“ öffnen und bei Bedarf weiter anpassen.