Dokumentenliste

In der Dokumentenliste erhalten Sie eine systematische, tabellarische Übersicht über alle gelenkten Dokumente, die in Ihrem Portal oder einem übergeordneten Portal veröffentlicht wurden. Je nach Voreinstellung des Subportalfilters werden ggf. die übergeordneten Dokumente in Ihrer Liste zunächst ausgeblendet.

Nicht enthalten sind in dieser Liste Dokumente der sogenannten „Services“, wie z. B. dem Literaturservice oder dem Fortbildungsservice.

Jedem Dokument ist in der ersten Spalte ein graues Info-Icon:  vorangestellt. Ein Klick hierauf zeigt sämtliche hinterlegten Informationen zum Dokument an (z. B. Dokumententitel, Dateiname, Freigabedatum, Zielgruppen, Zahl der Aufrufe, usw.). Ist das graue Info-Icon farblich markiert: , so deutet dies bei einer roten Markierung auf das Vorliegen eines Mitarbeiterkommentares hin. Eine grüne Markierung  zeigt das Vorliegen eines Änderungskommentares seitens des Administrators an.

Steht für ein Dokument auch eine zusätzliche Formularvorlage (z.B. Worddatei zum Ausfüllen am PC) zur Verfügung, so wird dies durch ein entsprechendes Dateisymbol neben dem Info-Icon angezeigt.

 

Listenstruktur

In den folgenden Spalten werden der Dokumententitel, der aktuelle Revisionsstand, die Dokumentenart sowie das Freigabedatum der aktuellen Revision angezeigt. Ein Klick auf den Dokumententitel öffnet ein Dokument zur Ansicht. Mit der rechten Maustaste können Sie für die Dokumente ein Kontextmenü aufrufen.

Sortierung / Spaltenauswahl

Die Spalte die derzeit zur Sortierung herangezogen wird, hat neben der Spaltenüberschrift einen kleinen grauen Pfeil, der die Sortierrichtung angibt (auf-oder absteigend). Durch Klick auf den Spaltenkopf lässt sich festlegen, an Hand welcher Spalte sortiert wird. Durch erneuten Klick lässt sich die Sortierreihenfolge umkehren.

Es sind ggf. nicht alle Spalten sortierbar. Die Spalten lassen sich per Drag & Drop in der Reihenfolge verändern. Zusätzliche Spalten sind einblendbar, indem man mit der Maus über dem Spaltenkopf verweilt und hier dann das Dropdown-Menü am rechten Rand durch Klick auf das kleine Dreieck öffnet.

Filterung / Blättern durch Ergebnisseiten

Oberhalb der Dokumentenliste stehen verschiedene Auswahlfilter 3 sowie ein Freitextfilter 4 zur Verfügung, mit denen Sie eine Eingrenzung der Dokumentenauswahl vornehmen können. Mit den Navigationselementen 5 am unteren Ende der Liste können Sie durch die Ergebnisse blättern, sowie die Anzahl der auf einer Seite anzuzeigenden Dokumente definieren. Mithilfe der Auswahlfilter oberhalb der Dokumentenliste können Sie die Dokumente nach Dokumentenart, Kategorie oder Mitarbeitergruppe filtern. Es lassen sich mehrere Filter miteinander kombinieren.

Die Gruppenfilter in der Dokumentenliste führen gelegentlich zu Unklarheiten. Für die Gruppenfilter gibt es nämlich 2 unterschiedliche, jeweils für sich korrekte Sichtweisen und damit verbundene Fragestellungen. 

 

Sichtweise bzw. Fragestellung A:

Welche Dokumente sind für einen Mitarbeiter der gewählten Gruppe sichtbar/relevant? In der Dokumentenliste müssten nach Filterung alle Dokumente der gewählten Gruppe, sowie Dokumente aller Elterngruppen erscheinen. Dies hätte aber zur Folge, dass die gefilterte Ergebnisliste umso mehr Dokumente enthielte, je weiter man im Baum nach unten filtert. Das verwirrt Benutzer erfahrungsgemäß, da beim Filtern mit einer „Einschränkung“ der Ergebnisliste gerechnet wird. Außerdem könnte man so nicht ermitteln, welche Dokumente wirklich einer Gruppe zugewiesen sind, da ja dann auch alle Dokumente für alle Elterngruppen mit erscheinen würden.

Sichtweise bzw. Fragestellung B:

Welche Dokumente sind der gewählten Gruppe (oder einer der Untergruppen) zugewiesen? Man kann so ermitteln, welche Dokumente wirklich einer bestimmten Gruppe zugewiesen sind. Je weiter man im Baum nach unten klickt, desto weniger Dokumente tauchen auf. Wählt der Mitarbeiter eine Gruppe, der er selbst nicht angehört, so bleibt die Liste natürlich leer (es sei denn, der Mitarbeiter ist über eine Verteilergruppe dem Dokument zugewiesen).

Nach langjähriger Praxiserfahrung mit beiden Alternativen, haben wir uns seit etwa 2010 für die Sichtweise B entschieden. Die Sichtweise A wird ohnehin durch den Reiter „Meine Dokumente“ oder die Kenntnisnahmeliste abgebildet, in der der Mitarbeiter alle Dokumente sieht, die seinen Gruppen oder den Elterngruppen zugewiesen wurden.

 

Ein Klick auf das Trichtersymbol setzt alle Filter gleichzeitig zurück.

Mithilfe des Freitextfilters können Sie die Dokumentenliste anhand einer von Ihnen vorgegebenen Zeichenfolge filtern. Sie können hier z. B. einen Wortteil des gesuchten Dokumentes eingeben. Bereits während der Eingabe wird die Liste gefiltert. Welche Spalten zur Filterung herangezogen werden sollen, lässt sich durch Klick auf den Button „Filter“ vor dem Eingabefeld auswählen.

 

Es handelt sich hier beim Freitextfilter nur um einen Filter auf die ausgewählten Spalten und Dokumenteninformationen – NICHT um eine Volltextsuche innerhalb der Dokumente. Diese finden Sie in der Kopfleiste des qualido manager®.