Word-Vorlage anlegen und anpassen

Zur Erstellung von Dokumenten über den integrierten Freigabeworkflow müssen Sie zunächst eigene Word-Vorlagen erstellen und anpassen. Für diese Aufgabe ist eine MS-Word 2010 oder jünger erforderlich.

Infografik zeigt den Prozess zum Anlegen einer neuen Word-Vorlage. Zuerst klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorlage anlegen“ und wählen „Word Vorlage“ aus. Dann vergeben Sie einen Namen für die Dokumentenvorlage, z.B. „Prozessbeschreibung“ oder „Stellenbeschreibung“ (im Beispiel „HOW TO | Handbuch Beispiele“), und speichern die Bezeichnung der Vorlage.

Vorlage anlegen

Zum Anlegen einer neuen Word-Vorlage klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage anlegen und wählen dort Word Vorlage aus.
Anschließend vergeben Sie einen Namen für die Dokumentenvorlage wie z.B. "Prozessbeschreibung" , "Stellenbeschreibung" (in unserem Beispiel "HOW TO| Handbuch Beispiele") und speichern Sie die Bezeichnung der Vorlage.

Tipp: Wenn Sie die Bezeichnung der Vorlage ändern wollen, können Sie das über die Schaltfläche Daten bearbeiten erledigen.

Word-Vorlage bearbeiten

Im nächsten Schritt muss die Vorlage inhaltlich und optisch an Ihre Anforderungen angepasst werden. Mithilfe von Textmarken können Sie festlegen, welche Dokumentendaten an welcher Stelle in ein neues Dokument (aus der Datenbank) übernommen werden sollen. Das System erzeugt aus der Wordvorlage ein Word-Dokument und trägt die Daten in die Textmarken ein.

Dazu wählen Sie die zuvor angelegte Vorlage aus der Vorlagenliste aus und klicken auf Vorlage bearbeiten.
Nun öffnet sich Microsoft Word mit der qualido-Standartvorlage, die ggf. angepasst bzw. der Inhalt auch komplett überarbeitet oder gelöscht werden kann.
Aktivieren Sie zuerst im Word die Bearbeitung des Dokumentes.
In der Kopf- und der Fußzeile des Dokumentes befinden sich in eckigen Klammern die Textmarken, die für die qualido-Standardvorlage angepasst wurden.
Wenn die eckigen Klammern in der Textmarkendarstellung fehlen, können Sie sie im MS-Word unter Datei [1] → Optionen [2] → Anzeige [3] → Textmarkenzeichen anzeigen [4] einschalten und speichern [5] .

Hinweis: Die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile von Workflowdokumenten ist nur möglich, wenn das Dokument von einem Dokumentenadministrator über die Administration geöffnet wird. Die Kopf- und Fußzeile bei Dokumenten, die über die Mitarbeiteransicht z.B. von Prüfer oder Freigeber geöffnet wird, kann nicht verändert werden!

Textmarken in die Word Vorlage einbinden

Zum Einfügen einer Textmarke (aus der Liste oben, in unserem Beispiel "Vertraulichkeit"), tragen Sie die Bezeichnung der Textmarke an der gewünschten Stelle der Word Vorlage ein:

Infografik zeigt, wie Textmarken in eine Word-Vorlage eingebunden werden. Sie veranschaulicht den Prozess, bei dem bestimmte Stellen in der Vorlage mit Textmarken versehen werden, um später dynamische Inhalte zu integrieren.

Im nächsten Schritt markieren und kopieren Sie [1] den Textmarkennamen und klicken Sie (in der Kopfzeile von Microsoft Word) in "Einfügen" auf "Textmarke" [2].
Nun öffnet sich das "Textmarke"-Fenster [3], in dem alle Textmarken aufgelistet sind, die im Dokument bereits enthalten sind.
Jetzt tragen Sie die Textmarke in das Eingabefeld [4] „Textmarkenname“ ein und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen [5] .
Die Textmarke (in eckigen Klammern) ist nun in der Vorlage eingebunden.
Sobald die Bearbeitung der Vorlage abgeschlossen wurde, muss diese auf dem Server gespeichert werden.
Nach erfolgreicher Speicherung der Vorlage, kann das Fenster rechts oben über "X" geschlossen werden.

Textmarken für Word-Vorlagen

Die qualido-manager-Schaltfläche Word Textmarken öffnet das Informationsfenster mit Textmarken. Mit einem Doppelklick auf eine Textmarke können Sie diese markieren und sie anschließend über die Tastenkombination STRG+C / STRG+V in Ihr Dokument einfügen. Folgende Textmarken stehen Ihnen zur Verfügung:

Dokumententitel: Aus der Word-Vorlage generiert das System ein Word-Dokument und setzt an dieser Stelle den vollständigen Titel des Dokuments ein.

Dokumentenart: Die Art der Dokumente bezeichnet den Typ eines Dokuments (z.B. Bericht, Strategieplan, Richtlinie, Protokoll)

Dokumentennummer: Es besteht die Möglichkeit, die Dokumentennummer in einen Barcode (durch den Barcode-Font) zu formatieren. Bitte beachten Sie, dass der verwendete (Barcode)Font auch auf dem Server installiert sein muss (→ Schriftarten für die PDF-Erzeugung auf Server hochladen), da sonst im PDF kein Barcode, sondern nur die Dokumentennummer in Arial dargestellt wird.

Dateiname: An dieser Stelle wird der Dateiname angezeigt.

Einrichtungsbezeichnung: Bei Anlage eines Dokuments auf Basis einer Vorlage wird die Einrichtungsbezeichnung erst angezeigt, wenn Sie in den Subportal-Einstellungen die Einrichtungsbezeichnung (im Abschnitt "Allgemeine Einstellungen") hinterlegt haben.

Revision: Die aktuelle Revision des Dokuments wird über die Textmarke dargestellt.

Herausgeber: Hier wird die zuständige Institution/Verlag angezeigt.

Autor: An dieser Stelle wird der Autor des Dokuments angezeigt.

Prüfer: An dieser Stelle wird der Prüfer des Dokuments angezeigt.

Freigeber: An dieser Stelle wird der Freigeber des Dokuments angezeigt.

Geltungsbereich: Dies ist ein gängiger Begriff im QM und lässt sich nur bedingt über unsere Gruppen abbilden, da dort oft übergreifende Strukturen benannt werden, z.B. "Zentraler OP-Bereich" (mit allen Mitarbeitern aus den diversen Gruppen-Zweigen)

Erstelldatum: An dieser Stelle wird das Datum der Dokumentenerstellung angezeigt.

Prüfdatum: An dieser Stelle wird das Datum der Prüfung angezeigt.

Freigabedatum: Bei der Anlage eines neuen Dokuments kann der Administrator in den Dokumentendaten im Feld „Freigabe ab“ ein Datum eintragen. Dieses Datum ist jedoch nicht in jedem Fall auch das spätere Freigabedatum. Das „Datum der tatsächlichen Freigabe“, an dem der letzte hinterlegte Freigeber seine Freigabe erteilt und an das PDF-Dokument erstellt wird, kann davon natürlich abweichen. Das im Dokument eingedruckte Freigabedatum, sowie das in der Datenbank gespeicherte Freigabedatum, werden wie folgt ermittelt:

Falls das in der Dokumentenmaske hinterlegte Freigabedatum bezogen auf den Tag der tatsächlichen Freigabe in der Vergangenheit liegt, so wird das Datum der tatsächlichen Freigabe als „Freigabedatum“ verwendet.
Falls das in der Dokumentenmaske hinterlegte Freigabedatum bezogen auf den Tag der tatsächlichen Freigabe in der Zukunft liegt, so wird das hinterlegte Datum als „Freigabedatum“ verwendet und das Dokument wird erst an diesem Tag sichtbar und gültig. Der Freigeber wird bei der Freigabe hierüber informiert.

Gültigkeitsende: Das „Verfallsdatum“ für das Dokument. Nach Ablauf dieses Datums wird das Dokument dem Zugriff durch die Mitarbeiter entzogen. Das Dokument erscheint bereits 30 Tage vor Ende der Gültigkeit in der Liste der „ablaufenden Dokumente“.

Stand: Diese Textmarke enthält Datum und Uhrzeit der letzten Veränderung des Dokuments. Der Stand hat daher nichts mit dem Freigabedatum oder dem Erstelldatum zu tun!

TLP: Durch die Verwendung dieser Textmarke können Sie die TLP-Stufe des Dokuments einblenden.

Vertraulichkeit: Durch die Verwendung dieser Textmarke können Sie die Vertraulichkeitsstufe des Dokuments einblenden.

QR-Code: Zur Aktualitätsüberprüfung von ausgedruckten Dokumenten wird ein QR-Code via dieser Textmarke eingebunden. Mithilfe eines Smartphones mit QR-Code-Reader kann überprüft werden, ob es sich bei dem ausgedruckten Dokument um die aktuelle Fassung handelt.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es sich bei der in Word angezeigten "Textmarke"-Liste NICHT um eine Auswahlliste von möglichen Textmarken handelt, sondern lediglich um eine Übersicht über die im Dokument bereits verwendeten Textmarken. Derzeit in der Vorlage noch nicht verwendete Textmarken tauchen dort nicht auf. Zum Einfügen einer solchen Textmarke müssen Sie deren Bezeichnung manuell in das Feld "Textmarkenname" [4] eintippen oder deren Bezeichnung hier aus dem Handbuch kopieren.

Warnung: Eine Textmarke mit demselben Textmarkennamen kann im Dokument nur einmal vorkommen! Wenn Sie eines der oben bezeichneten Felder an mehreren Stellen im Dokument verwenden möchten (z. B. in Kopf- und Fußzeile oder in verschiedenen Dokumenten-abschnitten), so hängen Sie bitte dem jeweiligen Textmarkennamen eine Ziffer an (z.B. „Dokumententitel2“).

Userszenario: "Dokumentennummer" Textmarke als "Barcode" formatieren

Infografik zeigt ein Userszenario, in dem die "Dokumentennummer"-Textmarke als "Barcode" formatiert wird. Der Prozess verdeutlicht, wie eine Textmarke für die Dokumentennummer in einen Barcode umgewandelt wird.

Tipp: Es gibt viele verschiedene Fonts für Barcode (meist Code39). Am besten muss sich ein Unternehmen auf einen Font einigen und wenn möglich diesen (Barcode)Font zentral auf dem Server installieren (→ Schriftarten für die PDF-Erzeugung auf Server hochladen).

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nach der Freigabe des Dokumentes, die leicht grau angezeigten Tabellen-Rahmen in der Fußzeile nicht übernommen werden. Wenn Sie Tabellen-Rahmen in der Fußzeile anzeigen möchten, müssen Sie in der Vorlage für die Tabelle eine Rahmenlinie mit der gewünschten Farbe / Breite hinterlegen.

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