Außerhalb des qualido manager® erstellte Dokumente

Auch bereits vorhandenen, hochgeladenen Dokumente lassen sich selbstverständlich überarbeiten!
Handelt es sich lediglich um z.B. Rechtschreibkorrekturen, die keine inhaltlichen Änderungen zur Folge haben, muss die Revision nicht erhöht werden. In diesem Fall muss das Dokument ggf. auch nicht erneut geprüft und freigegeben werden. Mitarbeiter, die diese Revision bereits zur Kenntnis genommen haben, müssen das Dokument nicht erneut bestätigen. Wurde das Dokument jedoch inhaltlich verändert, empfiehlt es sich die Revision entsprechend zu erhöhen.  In diesem Fall muss die neue Revision des neu hochgeladenen Dokuments ggf. geprüft und freigegeben werden. Mitarbeiter müssen ggf. die neue Revision des Dokumentes erneut zur Kenntnis nehmen.

Zum Überarbeiten eines Dokumentes wählen Sie dieses aus dem Reiter Aktive Dokumente in der Administration aus:Links steht Ihnen der übliche -Button zur Verfügung und ein Icon, welches anzeigt, ob es sich um ein außerhalb des qualido manager® existierendes Dokument mit Quelldatei handelt (wenn keine Quelldatei vorhanden ist, dann wird kein Icon angezeigt) oder ob das Dokument im qualido manager® über den Freigabeworkflow erstellt wurde. 

Durch Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten  oder Doppelklick auf das gewünschte Dokument, öffnet sich die Bearbeitungsmaske. Die bereits eingegebenen Metadaten des Dokumentes werden angezeigt und können nun ggf. geändert werden.

• Die überarbeitete Datei (z.B. Rechtschreibkorrekturen, die keine inhaltlichen Änderungen zur Folge hat) kann nun zum Hochladen ausgewählt werden.  
• In diesem Fall muss das Dokument ggf. auch nicht erneut geprüft und freigegeben werden.
• Mitarbeiter, die diese Revision bereits zur Kenntnis genommen haben, müssen das Dokument nicht erneut bestätigen.

Nachdem Sie die Metadaten des Dokumentes ergänzt und die Korrektur hochgeladen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern um die Bearbeitung abzuschließen.

Je nach eingestellte Freigabeworkflow wird  das überarbeitete Dokument sofort veröffentlicht  oder befindet sich nun unter „Dokumente im Freigabeworkflow“ im Reiter „Bei Prüfung / Freigabe“ und kann dort von den Verantwortlichen geprüft und freigegeben werden.

Optimierte Erkennung doppelter Dokumente

Nach dem Klick auf die Schaltfläche Speichern prüft das System nun automatisch sowohl auf doppelte Dateinamen als auch auf identische Inhalte. Bisher basierte die Prüfung ausschließlich auf dem Dateinamen, wodurch identische Inhalte unter unterschiedlichen Bezeichnungen mehrfach hochgeladen werden konnten. Ab sofort wird der tatsächliche Dateiinhalt überprüft.

Hinweis: Sollte der Inhalt eines hochgeladenen Dokuments bereits im System vorhanden sein, erhalten Sie einen Hinweis, der angibt, ob die Datei im aktuellen oder in einem übergeordneten Portal schon gespeichert ist.

Revision erhöhen

Wurde das Dokument jedoch inhaltlich verändert, empfiehlt es sich die Revision entsprechend zu erhöhen:

In diesem Fall muss die neue Revision des Dokuments ggf. geprüft und freigegeben werden:

Mitarbeiter müssen ggf. die neue Revision des Dokumentes erneut zur Kenntnis nehmen. Nachdem Sie die neue Datei ausgewählt und die Revision erhöht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern um die Bearbeitung abzuschließen. 

Das Dokument befindet sich nun unter Dokumente im Freigabeworkflow im Reiter Bei Prüfung / Freigabe“ und kann dort von den Verantwortlichen geprüft und freigegeben werden:

Die hinterlegten Freigeber können das Dokument hier öffnen, ggf. bearbeiten oder die Freigabe erteilen oder ablehnen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Dokument als Administrator freigeben" oder "Freigabe ablehnen". Das Dokument wird in der Entwurfsansicht dargestellt:Sollten Sie noch Mängel feststellen, können Sie die Freigabe ablehnen und an den Autor zurückgeben, der gegebenenfalls informiert wird. Wurden keine Mängel festgestellt, können Sie das Dokument freigeben.

Nach erfolgter Freigabe wird das Dokument in ein PDF umgewandelt und ist in der Mitarbeiteransicht für gewählte Gruppen sichtbar.