Einstellungen und Komponenten

Im Reiter Einstellungen & Komponenten haben Sie die Möglichkeit, für die gewählte Vorgangsart globale Einstellungen zu treffen und  Komponenten auszuwählen.

Einstellungen

Anonymität: Wenn Sie eine Vorgangsart als „anonym“ klassifizieren, so werden keinerlei userbezogenen Daten vom System erfasst (wie z.B. User-ID, IP-Adresse oder ähnliches). Derartige Vorgangsarten sollten dann natürlich auch auf Kontaktfelder im Formular verzichten! Dies ist z.B. für CIRS- oder Hinweisgebersysteme sinnvoll.

Die Benutzerdaten zur Befüllung der Kontaktfelder werden nicht über die Datenbank abgerufen. Dies erfolgt ausschließlich über den Browser des angemeldeten Mitarbeiters. Beim Inhalt der Sonderfelder handelt es sich in diesem Fall um reinen Text. Die Software kann nicht beurteilen, ob hier tatsächlich die Kontaktdaten oder anderer Inhalt eingetragen wurde.
Eine Zuordnung von einem gemeldeten Vorgang (Hinweis) zum Melder ist dadurch nicht mehr möglich!

Geschützt: Ist diese Option gesetzt, dürfen nur Verantwortliche dieser Vorgangsart die jeweiligen Vorgänge bearbeiten. Über die Schaltfläche   werden Ihnen die zugewiesenen Verantwortlichen und Hinweise angezeigt.

Öffentlich: Wenn Sie eine Vorgangsart als „öffentlich“ klassifizieren, so erhalten Mitarbeiter Einblick über bereits bestehende Vorgänge. Dies ist z.B. bei Mängelmeldungen sinnvoll, um Mehrfachmeldungen zu vermeiden. Mit der Schaltfläche Einstellungen öfnnen sich die Daten zur Informationsgewinnung, wo die Sichtbarkeit der Formular-Elemente bestimmt werden können:

Voraussetzung dafür ist, dass unter Vorgangsart bearbeiten die Checkbox  "Alle Vorgänge veröffentlichen" aktiviert wurde!

Teilnahme: Für Umfragen können Sie die Teilnahme beschränken und den Mitarbeitern das Ausfüllen des Formulars nur ein einziges Mal gestatten.

✔ Ist die Option Anonymität gesetzt, werden sämtliche Vorgänge und das dazugehörige Formular ohne die Verbindung zum jeweiligen Mitarbeiter gespeichert. Eine Zuordnung Mitarbeiter <=> Vorgang / Formular ist dadurch nicht möglich!
✔ Ist die Option "Teilnahme" -> "Formular darf nur einmal pro Mitarbeiter ausgefüllt werden" gesetzt, wird beim Speichern eines Vorgangs die User-ID in einem separaten Datenbankfeld bei der jeweiligen Vorgangsart gespeichert. Dadurch besteht hier, auch unabhängig von der Option "Anonymität", keine direkte Möglichkeit Rückschlüsse zu ziehen, welcher User einen bestimmten Vorgang eingereicht hat.

Beide Optionen können gleichzeitig verwendet werden und arbeiten unabhängig voneinander. Allerdings wird bei Auswahl der Option "Alle Vorgänge anonym erfassen" die Schaltfläche "Teilnehmer" deaktiviert. Dadurch ist es dem Administrator nicht möglich, während einer anonymen Erfassung der Vorgänge, die bisherigen Teilnehmer einzusehen.

Stellungnahmen: Wird die Option „Systemweite Stellungnahmen zulassen“ gesetzt, können Empfänger für Stellungnahmen portalübergreifend ausgewählt werden.

Aufgaben:  Wird die Option „Systemweite Aufgaben zulassen“ gesetzt, können Aufgabenverantwortliche portalübergreifend ausgewählt werden.

Formular: Mit Hilfe der Option „Formular“ lässt sich festlegen, ob nachträgliche Änderungen des für einen Vorgang hinterlegten Formulars durch Administratoren/Mitarbeiter möglich sind. Außerdem können Sie festlegen, ob nicht ausgefüllte Eingabefelder im PDF-Formular ausgeblendet werden sollen.

✔ Ist die Option „Änderungen durch Administrator zulassen“ nicht gesetzt, erhält der Administrator/Verantwortliche beim Versuch die Formulareingaben zu ändern, einen Hinweis und die vorliegende Änderung wird nicht gespeichert.  
✔ Ist die Option „Änderungen durch Mitarbeiter zulassen“ nicht gesetzt, wird die Schaltfläche „Formular bearbeiten“, im Bereich „Mein qualido“-> „qualido.IO“-> „Meine Vorgänge“, für Vorgänge der jeweiligen Vorgangsart deaktiviert. Ein nachträgliches ändern der Formulareingaben durch den Mitarbeiter ist somit nicht möglich.

Link: Mit der Option „externen Zugriff via Link erlauben“ lässt sich festlegen, ob Vorgänge der jeweiligen Vorgangsart über einen Link   oder einen Link als QR-Code  erreichbar sein sollen. Wird ein Link zur Vorgangsart aufgerufen und die Option ist nicht gesetzt, erhält der Benutzer lediglich einen Hinweis und wird aufgefordert das Fenster/den Browser-Tab zu schließen.

E-Mail: Mit dieser Option wird in den E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Vorgängen das ausgefüllte Formular in Tabellenform im E-Mail-Text hinterlegt. Die Darstellung der Tabelle erfolgt im Nachrichtenformat „HTML“. Im Anhang der jeweiligen E-Mail befindet sich zudem das ausgefüllte Formular als PDF. Mithilfe der Schaltfläche  können Sie den Standardtext in den E-Mail-Benachrichtigungen ausblenden. 

Für einen Beschwerdeworkflow empfiehlt sich daher mindestens die Komponenten Vorgang, Stellungnahme und Antwortschreiben auszuwählen, wohingegen Sie für eine kurze Umfrage auf Stellungnahmen und Antwortschreiben meist verzichten können.

Weiterleitung

Vorgänge nur als Datei erzeugen: Mit dieser Option werden alle Vorgänge direkt als Datei auf dem Server gespeichert.
Vorgänge nur per E-Mail senden: Mit dieser Option werden alle Vorgänge direkt als E-Mail verschickt.

Diese zwei Optionen können Sie auch gleichzeitig aktivieren: In diesem Fall werden E-Mail-Benachrichtigungen mit den gewählten Anhängen an die hinterlegten E-Mail-Adressen versendet und zusätzlich eine entsprechende Datei auf dem Server abgelegt.

Bitte beachten Sie in diesem Fall: 
● Es werden keine Vorgänge in der Datenbank gespeichert!
● Bestimmte Funktionen (Verwaltung von Vorgängen, Aufgaben, Stellungnahmen, Auswertungen etc.) sind dadurch für neue Vorgänge nicht nutzbar.
● Verknüpfungen zu anderen qualido-Elementen ( z.B. über Sonderfelder wie die Geräte-/Terminbox) können nicht hergestellt werden.
● Administratoren/ Verantwortliche erhalten keine Benachrichtigungen zu neuen Vorgängen.

Um die gewünschten Parameter festzulegen, bitte verwenden Sie die Schaltfläche Weiterleitung konfigurieren.

Komponenten

Vorgang: Diese Komponente lässt Sie den Vorgang kategorisieren und priorisieren. Sie können sich hier zudem das ggf. ausgefüllte Vorgangs-Formular anzeigen lassen.

Dateien: Mithilfe dieser Komponente können Sie Dateien zum Vorgang ablegen. Dies können Dokumente, Bilder, E-Mails oder andere für die Bearbeitung relevante Dateien sein.

Stellungnahmen: Mit dieser Komponente können Sie als Vorgangsverantwortlicher Stellungnahmen zu einem Vorgang von anderer Stelle einholen (z.B. von einem Bereichs- oder Abteilungsleiter). Sie haben hier auch die Möglichkeit weitere Stellen über einen Vorgang per CC zu informieren, sowie eingegangene Stellungnahmen anzuzeigen.

Antwortschreiben: Mit dieser Komponente ist es möglich programmgestützt Antwortschreiben (z.B. eine Eingangsbestätigung für eine Beschwerde) zu erstellen. Sie können hierzu auch Textbausteine verwenden.

Logbuch: Mithilfe dieser Komponente können Sie den Überblick über den gesamten Bearbeitungsverlauf eines Vorgangs behalten - von der Erfassung über die Anforderung von Stellungnahmen, bis zur Erstellung eines Antwortschreibens mit Erledigung des Vorgangs.

Formular: Wenn Sie diese Komponenten aktivieren, so können Sie das Formular, das auch in der Mitarbeiteransicht zur Verfügung steht, in der Vorgangsverwaltung bearbeiten und ausfüllen.

Aufgabenliste: Mithilfe dieser Komponente können Sie zu einem bestimmten Vorgang Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine definieren.

Extern.IO:  Diese Komponente ermöglicht Ihnen die anonyme Kommunikation mit Hinweisgebern z. B. im Falle von Rückfragen zu einer Meldung.