Zugriff und Sichtbarkeit: Zielgruppen

Im Reiter „Zielgruppen“ legen Sie fest, in welchen Subportalen und für welche Mitarbeiter- oder Verteilergruppen eine Vorgangsart sichtbar und nutzbar sein soll. So stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personengruppen Zugriff auf sensible Inhalte und Formulare erhalten. 

Bearbeitungsrechte auf Kindportale beschränken: Am unteren Rand der Zielgruppen-Einstellungen lässt sich zusätzlich festlegen, in welchen Portalen die Vorgangsart bearbeitet werden darf: „Diese Vorgangsart darf nur in folgenden Portalen bearbeitet werden“. Zur Auswahl stehen hier zum Beispiel „Alle zugewiesenen Portale“ (Standard) oder „Handbuchportal“. Diese Einschränkung betrifft ausschließlich die Bearbeitung der Vorgangsart selbst, nicht jedoch die Bearbeitung einzelner Vorgänge, die daraus entstehen.

Tipp: Optional können Sie die Vorgangsart auch an untergeordnete Portale vererben, sofern dies organisatorisch gewünscht ist.

Beispiel: Auf dem Screenshot oben legen wir fest, dass die Vorgangsart „CIRS“ für alle Mitarbeitenden der Musterstadt sichtbar ist. In einem ähnlichen Workflow wurde bei der Vorgangsart „Auffälliger Einsatzverlauf – interne Meldung“ die Sichtbarkeit gezielt auf die Mitarbeitergruppe „Rettungsdienst Musterstadt“ beschränkt. Nur Mitglieder dieser Gruppe können das Formular ausfüllen und neue Vorgänge anlegen. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible einsatzbezogene Informationen haben und Rückmeldungen gezielt aus dem aktiven Einsatzgeschehen gesammelt werden. Da die Gruppe „Rettungsdienst Musterstadt“ Teil der Gesamtzielgruppe „alle Mitarbeitenden der Musterstadt“ ist, hat sie Zugriff auf beide Vorgangsarten – sowohl auf „Auffälliger Einsatzverlauf – interne Meldung“ als auch auf „CIRS-Meldung“.