Vorgangsart für das Hinweisgebersystem anlegen und konfigurieren

In der Vorgangsartenverwaltung können Sie nun eine neue Vorgangsart für das Hinweisgeber-Meldesystem anlegen. Wir haben die Vorgangsart in unserem Handbuchportal „Anonymes Hinweisgebersystem (Whistleblower)“ bezeichnet:

Die Vorgangsart wurde  auf "Aktiv" und "Anzeigen" gesetzt. Im Stammdaten können Sie die wichtigsten Angaben zur Vorgangsart, wie z.B. die Bezeichnung, eine Beschreibung für Ihre Mitarbeiter hinterlegen und das entsprechende Formular "Anonymes Hinweisgebersystem" auswählen . Das Kürzel wird zur automatischen Erzeugung von fortlaufenden Vorgangsnummern verwendet.

Einstellungen & Komponenten

Damit wir dem Datenschutz gerecht werden, müssen unter dem Reiter Einstellungen & Komponenten  „Alle Vorgänge anonym erfassen“ aktiviert werden :

Hinweis: Eine Zuordnung von einem gemeldeten Vorgang (Hinweis) zum Melder ist dadurch nicht mehr möglich!

• Zudem wurde die Vorgangsart geschützt, damit nur noch die Vorgangsartenverantwortlichen (Personen der internen Meldestelle) auf gemeldete Vorgänge zugreifen können.
• Nachdem wir das anonyme Hinweisgebersystem auch externen Dritten wie  z. B. Lieferanten zugänglich machen wollen, aktivieren Sie die Option externen Zugriff via Link erlauben. Das Formular könnte sodann auch als Link z. B. auf der Internetseite eingebunden werden.
• Im nächsten Schritt wählen Sie noch die gewünschten Komponenten (sowie die Komponente “Extern.IO” ) aus.

Tipp: Die neue Komponente “Extern.IO” ermöglicht Ihnen die anonyme Kommunikation mit Hinweisgebern z. B. im Falle von für Rückfragen zu Meldung.

Zielgruppen

Nun können Sie die Mitarbeitergruppen festlegen, denen das Hinweisgeberformular in der Mitarbeiteransicht zur Verfügung stehen soll.

Vorgangsart Verantwortliche

Bitte beachten Sie,  dass geschützte Vorgangsarten nur durch zugewiesene Verantwortliche oder Portaladministratoren bearbeitbar  sind, deswegen sollten Sie auch Verantwortlichen, mit der Berechtigung die Vorgangsart zu bearbeiten zuweisen!

Neben der Zuweisung von einzelnen Personen ist es möglich, Verantwortliche mit Hilfe von Gruppen hinzuzufügen. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche  Verantwortliche mit Hilfe von Gruppen hinzufügen. Anschließend öffnet sich der Gruppenbaum. Nun können Sie die entsprechenden Mitarbeiter- und/oder Verteilergruppen auswählen und die Eingaben speichern. Alle Mitarbeiter, die sich zum Zeitpunkt der Zuordnung in den entsprechenden Gruppen befinden, erhalten automatisch die erforderlichen Administratorrechte zugewiesen.

Bitte beachten Sie bei der Zuordnung der Verantwortlichen über Gruppen, dass immer nur die Mitarbeiter als Verantwortliche hinzugefügt werden, die sich momentan in den gewählten Gruppen befinden. Es erfolgt keine automatische Aktualisierung der Verantwortlichen, wenn Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt zu den gewählten Gruppen hinzugefügt werden.